GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE 
LA CONTABILIDAD 
GF-CT-PR-01 
Versión 5 
16/08/2022 
Elaborado por: 
Contador 
Revisado por: 
Profesional en Sistema de 
Gestión 
Aprobado por: 
Director de Planeación 
La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. 
Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA 
 
 
 
 
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA CONTABILIDAD 
 
 
 
 
 
 
 
 
                 
GESTIÓN FINANCIERA 
 
 
 
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1. OBJETO  
Establecer los lineamientos para la generación de los informes financieros de la Institución y 
cumplir con las obligaciones fiscales establecidos por la Ley. 
 
 
2. ALCANCE 
Este procedimiento enmarca todas las actividades relacionadas con la elaboración de los 
estados financieros y las actividades que conllevan a realizar los pagos relacionados con los 
impuestos y erogaciones de orden legal aplicables a la Universidad Autónoma del Caribe. 
 
 
3. RESPONSABLES 
 
Son responsables por el correcto desarrollo del proceso, en cada una de sus fases: 
 
✓ Director Financiero, por el cumplimiento del análisis y la presentación de los estados 
financieros de fin de cada mes ante el Consejo Administrativo y Financiero, la Rectoría, y a 
fin de año ante el Consejo Superior y el Sistema Nacional de Información de la Educación 
Superior (SNIES) y cumplir con el pago de las obligaciones fiscales que le aplican a la 
Universidad Autónoma del Caribe. 
 
✓ Contador, por generar y analizar los estados financieros y los impuestos de ley y políticas 
contables. 
 
✓ Asistente Administrativo de contabilidad, Por revisar, analizar y registrar los 
documentos y transacciones de las cuentas a cargo del Dpto. de contabilidad.   
 
✓ Control Interno, por adelantar las revisiones finales a los informes generados y emitir las 
recomendaciones de ajuste que sean pertinentes. 
 
✓ Revisor Fiscal, por auditorias intermedias y por dictaminar los estados financieros y/o 
informes elaborados por el departamento de Contabilidad. 
 
 
4. DEFINICIONES  
 
4.1 Imputación: Actividad mediante la cual se efectúa el registro de las transacciones 
económicas en la contabilidad de la institución, durante el desarrollo de su actividad social. 
 
4.2 Estados financieros: Es el informe que muestra el reflejo de la contabilidad de una 
empresa y su estructura económica, donde se plasma además las actividades económicas que 
esta realiza durante el ciclo contable de un año. 
 
4.3 Periodicidad: Corresponde a los periodos en que deben elaborarse los estados 
financieros, que normalmente se emiten para periodos semestrales y anuales. 
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4.4. Cierres parciales: Es el informe que muestra el reflejo de la contabilidad a través de un 
balance de prueba de la empresa para revisiones de forma mensual o cortes para presentación 
de impuestos e información general. 
 
4.5. Declaraciones Tributarias: Es un el documento privado en el cual la Universidad liquida y 
declara sus obligaciones tributarias, a través de la cual realiza el pago cuando a ello haya lugar 
ante los organismos oficiales para el sostenimiento de los gastos públicos. Sean éstos: 
Declaración mensual de Retenciones en la Fuente, Impuesto Sobre las Rentas y el ICA. 
 
 
5. DESARROLLO 
 
            5.1 ESTADOS FINANCIEROS 
 
 5.1.1 Preparación estados financieros semestrales 
 
1. Análisis y registro de comprobantes de contabilidad: El Contador analiza el movimiento 
y los saldos de las cuentas, revisa que la imputación esté relacionada con la naturaleza y 
esencia de las transacciones económicas y políticas contables, y efectúa los ajustes del 
caso, una vez realizado este paso procede con la generación del balance de prueba del 
periodo correspondiente. 
 
2. Generación del balance de prueba mensual: De forma mensual, el Contador genera el 
balance de prueba con la información registrada por el personal que hace parte del equipo 
contable, adicionalmente se revisa que los módulos de propiedad planta y equipo, 
inventarios, nómina y cartera de estudiantes (Épica) que afectan a la contabilidad se hayan 
cerrado oportunamente para el respectivo proceso de cargue de los comprobantes. 
 
3. Análisis balance de prueba: Además del análisis que realiza el Contador al Balance de 
Prueba, en la medida en que lo requieran el Revisor fiscal y el Área de control Interno 
pueden solicitar el Balance de Prueba de cualquier periodo mensual para su revisión y 
auditorias intermedias, con el fin, de sugerir las recomendaciones pertinentes a través de 
un informe dirigido a la Rectoría, y Vicerrectoría Administrativa y Financiera. 
 
4. Corrección y Ajustes al balance de prueba: el Contador y el Director Financiero revisan 
las sugerencias aportadas por el revisor fiscal y por el área de control interno, si no hay 
objeciones por parte de la administración se procede a adelantar los ajustes necesarios, y 
se generan nuevamente los estados financieros para presentarlos al Consejo Administrativo 
y Financiero.  
 
5. Elaboración de estados financieros semestrales: efectuadas las correcciones al balance 
de prueba, el Contador en coordinación con cada una de las áreas que afectan la 
información contable y con el apoyo del Director Financiero procede a la preparación de los 
estados financieros semestrales.  
 
 
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5.1.2 Preparación estados financieros anual  
 
1. Preparación de los estados financieros: El Contador después de emitir los Balances de 
Prueba de manera mensual, cumpliendo en forma regular con los pasos del 1 al 4 descritos 
en la periodicidad mensual, prepara los estados financieros de fin de año, comparativos con 
los del año anterior, conformados por:  
- Estado de Situación Financiera  
- Estado de Resultados 
- Estado de Flujos de Efectivo 
- Estado de Cambio en el Patrimonio  
- Revelaciones a través de notas explicativas.  
 
Una vez emitido el informe del Revisor Fiscal y socializado con la administración, se 
procede a realizar las correcciones y ajustes necesarios.  
 
2. Emisión del Informe del Revisor Fiscal: El Revisor Fiscal se cerciora que se hayan 
aplicado en debida forma las políticas y principios contables y que se hayan incluidos en los 
estados financieros los ajustes y reclasificaciones previamente sugeridos por él, si fuese el 
caso, o por la auditoría interna, y posteriormente emite el dictamen de acuerdo con normas 
internacionales de auditoría. 
 
3. Presentación al Consejo Superior: Una vez los estados financieros han sido firmados y 
dictaminados, son presentados por el Director (a) Financiero ante el Consejo Superior para 
su análisis y aprobación. 
 
4. Permanencia como ESAL: Aprobados los estados financieros por el Consejo Superior, el 
Contador debe enviar a través del portal de la DIAN, la documentación exigida a más tardar 
en la fecha de vencimiento establecido, con el fin de seguir perteneciendo al Régimen 
Especial de las Entidades Sin Ánimo de Lucro. 
 
 
5.2. DECLARACIONES TRIBUTARIAS 
 
1. Preparación de formularios de declaraciones tributarias: El Contador delega al 
asistente de contabilidad correspondiente, el diligenciamiento de las declaraciones 
tributarias que se procesen a través del portal de la DIAN y del portal de la alcaldía 
municipal de acuerdo con el calendario fiscal vigente. 
 
2. Preparación de la información contable: El Contador se cerciora de que todos los 
documentos recibidos y transacciones estén registradas para proceder con el cierre 
contable, con el fin de que cada encargado del área contable liquide los impuestos, para 
proseguir con el diligenciamiento de los formularios de las Declaraciones Tributarias.  
 
3. Diligenciamiento de los borradores: El Contador revisa los borradores de las 
declaraciones diligenciadas, con el fin de evitar errores o corregir los que sean necesarios.  
 
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4. Revisión de borradores: El Contador presenta o envía los borradores de los formularios 
de Declaraciones Tributarias al Revisor Fiscal para su revisión. Si no hay observaciones se 
procede con su presentación, en caso de existir errores se corrigen directamente en el 
portal de cada entidad y se sigue con el proceso de presentación.   
 
5. Presentación de Formularios Definitivos: El Contador habilita para la firma del Revisor 
Fiscal, una vez la declaración es firmada por estos, el representante legal procede con su 
firma, cumplido este paso, el Contador procede con la presentación del formulario de 
manera virtual. 
 
Para el caso del ICA, después de que el formulario es diligenciado y previa revisión de 
Revisoría Fiscal, se procede con la impresión de tres ejemplares del formulario, para 
proceder con la firma del mismo por parte de la Revisoría Fiscal y del Representante Legal 
de la Institución, para su presentación y pago. 
 
6. Diligenciar recibos de pago de Declaraciones Tributarias: El Contador diligencia los 
recibos de pago de los impuestos de Renta, y Retención en la Fuente y se traslada a 
tesorería, para el proceso del pago. 
 
7. Pago de declaraciones tributarias: El mensajero lleva los recibos de caja de los 
impuestos nacionales y el formulario del ICA a la Fiduciaria, para que ellos mismos se 
encarguen de realizar el pago. 
 
8. Verificación: El Contador verifica con tesorería si se procedió al pago de las declaraciones 
tributarias, de no realizarse en la fecha estipulada, se debe generar nuevamente el recibo 
de pago liquidando sanciones e intereses, según corresponda, con la nueva fecha de pago 
estipulada por tesorería. 
 
9. Archivar: El Asistente de Contabilidad archiva los documentos y recibos digitales 
generados en el procedimiento.  
 
 
6. REFERENTES NORMATIVOS 
 
- Estatuto Tributario Nacional 
 
- Plan único de cuentas (SNIES) 
 
- Normas Internacionales de Información Financieras – Pymes. 
 
- Políticas Contables 
 
 
 
 
 
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7. REGISTROS  
 
 
 
 
Código Nombre Tipo 
Nivel de 
Acceso 
Almacenamiento Responsable 
Tiempo de retención 
Archivo 
gestión 
Archivo 
central 
N.A 
Balance de Prueba con 
Soportes 
Físico / 
Electrónico 
Confidencial 
Sistema de 
Información 
Contador Permanente  
N.A 
Informe de Estados 
Financieros 
Físico / 
Electrónico 
Confidencial 
Carpeta de Estados 
Financieros 
Revisor Fiscal Permanente  
N.A 
Declaración de Ingresos y 
Patrimonios 
Físico / 
Electrónico 
Confidencial 
Sistema de 
Información 
Contador Permanente  
N.A 
Declaración Mensual de 
Retenciones en la Fuente, 
Renta, IVA y Timbre 
Físico / 
Electrónico 
Restringido Carpetas Contador Permanente  
N.A 
Recibo de cancelación de 
Pago de Impuesto de Renta 
Físico / 
Electrónico 
Restringido Carpetas Contador Permanente  
N.A 
Recibo de Cancelación del 
IVA 
Físico / 
Electrónico 
Restringido Carpetas Contador Permanente  
N.A 
Recibo de Declaración del 
ICA 
Físico / 
Electrónico 
Restringido Carpetas Contador Permanente