CONTROL SISTEMATIZADO DE 
INVENTARIO DE ALMACEN 
GF-CT-PR-04 
Versión 4 
13/11/2018 
Elaborado por: 
Jefe de Contabilidad 
Vicerrectoría Financiera 
Revisado por: 
Analista de Calidad 
Oficina de Calidad 
Aprobado por: 
Vicerrector (a) 
Vicerrectoría Financiera 
La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. 
Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA 
 
 
 
 
 
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
CONTROL SISTEMATIZADO DEL INVENTARIO DE 
ALMACÈN 
 
 
 
 
 
 
 
 
                 
GESTIÓN FINANCIERA 
 
 
 
 
 CONTROL SISTEMATIZADO DE 
INVENTARIO DE ALMACEN 
GF-CT-PR-04 
Versión 4 
13/11/2018 
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Jefe de Contabilidad 
Vicerrectoría Financiera 
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Analista de Calidad 
Oficina de Calidad 
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Vicerrector (a) 
Vicerrectoría Financiera 
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1. OBJETO  
 
Controlar la cantidad de artículos registrados en el sistema de inventarios de la Universidad 
Autónoma del Caribe.  
 
 
2. ALCANCE 
 
Se aplica a todas las actividades de la Universidad Autónoma del Caribe relacionadas con el 
procedimiento de control sistematizado de inventario desarrollado por el auxiliar II de contabilidad. 
Las actividades de este procedimiento están enmarcadas desde la recepción de información de 
entrada de mercancía al almacén, hasta el registro en el software de contabilidad de los gastos 
por centro de costo. 
 
 
3. RESPONSABLES 
 
Son responsables por el correcto desarrollo del proceso, en cada una de sus fases: 
 
✓ Auxiliar II de contabilidad por el manejo de información en el sistema de inventario SIC. 
 
✓ Jefe de almacén por enviar información sobre la cantidad de artículos que entran y salen 
diariamente del almacén. 
 
✓ Auxiliar de almacén polideportivo. Por enviar diariamente el informe de entradas y salidas 
de almacén. 
 
 
4. DEFINICIONES  
 
4.1 Inventario: Existencia de artículos que posee la Universidad Autónoma Del Caribe en el 
almacén para su consumo. 
 
4.2 Codificación: Numerología  que identifica y permite el control de los artículos que están 
grabados en el sistema de inventario. 
 
4.3 Comprobante 07: Documentos que permiten establecer costos y gastos del periodo.  
 
4.4 Comprobantes por centro de costo: Documento donde se encuentra registrado los 
gastos mensuales de cada dependencia 
 
 
 
 
 
 
 CONTROL SISTEMATIZADO DE 
INVENTARIO DE ALMACEN 
GF-CT-PR-04 
Versión 4 
13/11/2018 
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Jefe de Contabilidad 
Vicerrectoría Financiera 
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Vicerrectoría Financiera 
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5. DESARROLLO 
 
5.1 Descripción por fases 
 
1. Recibir información por compra: El auxiliar II de contabilidad recibe del jefe de almacén 
información sobre la entrada de artículos o mercancías al almacén, por razón de compra. 
 
2. Recibir información por consumo de las dependencias: El auxiliar II de contabilidad 
recibe del jefe de almacén información sobre la salida  de artículos o mercancías del 
almacén, por razón de consumo de las unidades administrativas y académicas.  
 
3. Revisar y sistematizar: El auxiliar II de contabilidad revisa la información suministrada por 
el jefe de almacén y la sistematiza. 
 
4. Revisar información registrada en el sistema: El jefe de almacén revisa que la 
información que  entrego coincida con la información registrada en el sistema. Si la 
información no coincide pasa a la actividad 5, si la información coincide pasa a la actividad 6. 
 
5. Realizar tercera revisión: La información es nuevamente  revisada por el auxiliar II de 
contabilidad y el jefe de almacén. 
 
6. Registrar la información en el sistema de inventario: Si la información coincide con la 
sistematizada el auxiliar II de contabilidad la registra en el sistema de inventario de la 
universidad. 
 
7. Realizar consolidado: El auxiliar II de contabilidad realiza un consolidado de gastos por 
centro de costo. 
 
8. Registrar consolidado por centro de costo: El auxiliar II de contabilidad registra el 
consolidado de gastos por centro de costo en el software de contabilidad. 
 
 
6. REFERENTES NORMATIVOS 
 
Norma ISO 9001:2015 
 
 
7. REGISTROS 
 
 
Código Nombre Tipo 
Nivel de 
Acceso 
Almacenamiento Responsable 
Tiempo de retención 
Archivo 
gestión 
Archiv
o 
central 
N.A Salidas de almacén Electrónico Restringido 
Archivos programa 
AS/400 
Auxiliar II de 
Contabilidad 
Permanente  
N.A. Entrada a almacén Electrónico Restringido 
Archivos programa 
AS/400 
Auxiliar II de 
Contabilidad 
Permanente