CUENTAS POR COBRAR 
EMPLEADOS 
GF-CT-PR-07 
Versión 4 
13/11/2018 
Elaborado por: 
Jefe de Contabilidad 
Vicerrectoría Financiera 
Revisado por: 
Analista de Calidad 
Oficina de Calidad 
Aprobado por: 
Vicerrector (a) 
Vicerrectoría Financiera 
La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. 
Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA 
 
 
 
 
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE  
 
 
 
 
 
 
 
 
CUENTAS POR COBRAR A EMPLEADOS 
 
 
 
 
 
 
 
 
GESTIÓN FINANCIERA 
 
 
 
 
 
 
 
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EMPLEADOS 
GF-CT-PR-07 
Versión 4 
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Jefe de Contabilidad 
Vicerrectoría Financiera 
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1. OBJETO 
 
Controlar y revisar los préstamos por cualquier concepto  y entregar una información correcta 
cuando sea solicitada por los empleados. 
 
 
2. ALCANCE 
 
Este procedimiento aplica para todas las actividades relacionadas con el control de los 
préstamos a los empleados. Inicia con la contabilización en los sistemas contable y de nómina y 
termina con el archivo de los documentos fuente. 
 
 
3. RESPONSABLES  
 
Son responsables por el correcto desarrollo de este procedimiento, en cada una de sus fases: 
 
✓ Auxiliar contable II,  por la contabilización de créditos a empleados en la aplicación de 
nóminas. 
 
✓ Auxiliar contable II,  por la contabilización de  los créditos a empleados si erogación  en el 
sistema contable. 
 
✓ Auxiliar contable I.  Contabiliza los créditos a empleados con desembolso de dinero. 
 
 
4. DEFINICIONES 
 
- Prestamos a empleados. Son desembolsos efectuados por la universidad, para entregar a 
empleados, en base a una solicitud. 
 
- Erogación.  Desembolsos de dinero  
 
 
5. DESARROLLO  
 
5.1 DESCRIPCIÓNPOR FASES  
 
1. Contabilización del crédito en sistema contable. La auxiliar contable I, registra en el 
comprobante de egresos los desembolsos. 
 
2. Contabilización de créditos en nomina. La auxiliar contable II Contabiliza en el sistema de 
nómina todos los conceptos de préstamos a empleados, con los siguientes soportes: 
 
- Orden de pago, cuando hay un desembolso. 
 
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- Carta, Cuando no hay desembolso, por ejemplo cuando se compromete a cancelar 
una matricula de estudiante u otro concepto.  
 
     El mismo procedimiento se hace en el sistema contable. 
 
3- Contabilización de créditos en sistema contable. La auxiliar contable II contabiliza en el 
sistema de contabilidad los préstamos a empleados sin desembolso, con base a un documento 
donde el empleado autoriza el compromiso con la institución. 
 
4- Informe de saldos a empleados. La auxiliar contable II encargada del proceso en nómina 
Informa personalmente a cada uno de los empleados el estado de cuenta cada vez que lo 
solicita 
  
5- Informe de saldos al fondo de empleados. La auxiliar contable II, encargada del proceso en 
nómina, informa de la situación financiera de los empleados, cada vez que solicitada el Fondo de 
Empleados vía telefónica.  
 
6- Archivo de documentos. Ambas auxiliares son responsables archivar adecuadamente las 
cartas de compromiso de la deuda con la institución. 
 
 
6. REFERENTES NORMATIVOS 
 
- Plan Único de Cuentas 
- Reglamento General de la Contabilidad  
- ISO 9001:2015 
 
 
7. REGISTROS 
 
 
Código Nombre Tipo 
Nivel de 
Acceso 
Almacenamiento Responsable 
Tiempo de Retención 
Archivo 
Gestión 
Archivo 
Central 
N.A. 
Comprobante de 
egresos  
Electrónico restringido 
Sistema contable  
AS/400 
Auxiliar contable I 
Permanente 
 
Permanente 
 
N.A. 
Comprobante de 
cuentas por cobrar 
Electrónico restringido 
Sistema contable  
AS/400 
Auxiliar contable II 
Permanente 
 
Permanente