La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA CONVOCATORIAS INTERNAS DE INVESTIGACIÓN TÉRMINOS DE REFERENCIA, EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROPUESTAS DE INVESTIGACIÓN GC-IV-PR-04 Versión 7 22/06/2023 Elaborado por: Coordinador de Investigación y Transferencia Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Director de Planeación UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE CONVOCATORIAS INTERNAS DE INVESTIGACIÓN TÉRMINOS DE REFERENCIA, EVALUACIÓN y SELECCIÓN DE PROPUESTAS DE INVESTIGACIÓN GENERACIÓN DE CONOCIMIENTO La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA CONVOCATORIAS INTERNAS DE INVESTIGACIÓN TÉRMINOS DE REFERENCIA, EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROPUESTAS DE INVESTIGACIÓN GC-IV-PR-04 Versión 7 22/06/2023 Elaborado por: Coordinador de Investigación y Transferencia Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Director de Planeación 1. OBJETO Establecer la metodología a ser utilizada por la Dirección de Investigación y Transferencia de la Universidad Autónoma del Caribe para la elaboración de términos de referencia, evaluación y selección de propuestas de investigación en las convocatorias internas de investigación. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todas las actividades relacionadas con la realización de las convocatorias internas y la recepción, evaluación y selección de propuestas de investigación apoyadas financieramente con recursos de la institución. El procedimiento inicia con la elaboración de la propuesta de Términos de Referencia y finaliza con la selección de las propuestas de investigación a financiar y el archivo de los documentos generados. 3. RESPONSABLES Son responsables por el procedimiento en cada una de sus fases: • Consejo Académico, por la aprobación de los Términos de Referencia de las Convocatorias Internas. • Director de Investigación y Transferencia, por el direccionamiento y desarrollo del procedimiento. • Equipo de trabajo de la Dirección de Investigación y Transferencia, por la elaboración de la propuesta de Términos de Referencia, clasificación de las propuestas y apoyo al desarrollo del procedimiento. • Equipo Evaluador de proyectos de investigación, por la evaluación de las propuestas de investigación presentados en la convocatoria. • Profesional de Convocatorias y Proyectos, por la coordinación y control de las gestiones propias del desarrollo del procedimiento e informes respectivos. • Asistente administrativo, por la recepción y la radicación de los proyectos mediante la asignación de un código único y por llevar el control de los archivos manejados en la Dirección de Investigación y Transferencia. • Líder del grupo de investigación, por validar las propuestas de investigación de acuerdo con los lineamientos institucionales y el rigor científico-académico alineado al plan de trabajo de su grupo. La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA CONVOCATORIAS INTERNAS DE INVESTIGACIÓN TÉRMINOS DE REFERENCIA, EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROPUESTAS DE INVESTIGACIÓN GC-IV-PR-04 Versión 7 22/06/2023 Elaborado por: Coordinador de Investigación y Transferencia Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Director de Planeación • Director de departamento, por validar las propuestas de investigación de acuerdo con los lineamientos institucionales y por verificar el tiempo que dedicarán los integrantes del grupo al proyecto de investigación. • Decano de facultad, por verificar que las propuestas de investigación tengan los avales de los respectivos directores de programas y con base a esta información validar la presentación de la propuesta. 4. DEFINICIONES 4.1 Banco de Proyectos para convocatoria interna: Se refiere a todas aquellas propuestas de investigación que satisfacen los requisitos mínimos de acuerdo con los Términos de Referencia respectivos; los cuales se utilizan para la selección, y priorización, teniendo en cuenta la evaluación y los recursos limitados de financiación. 4.2 Capacidad investigativa: Son todos los recursos humanos, físicos, financieros, organizacionales, infraestructura y fortalezas en gestión del conocimiento que intervienen en la ejecución de la investigación en la Universidad Autónoma del Caribe en materia de desarrollo científico, tecnológico y de innovación. 4.3 Equipo de trabajo de la Dirección de Investigación y Transferencia: Equipo de trabajo organizado con el fin de establecer la Planeación Estratégica de la Dirección de Investigación y Transferencia, integrado por el equipo de coordinadores y otros actores investigativos que tuvieran lugar. Es Presidido por el Director de Investigación y Transferencia. 4.4 Convocatoria interna de Proyectos de Investigación: Es un concurso interno con propósitos determinados y condiciones preestablecidas en los términos de referencia que se divulga entre la comunidad académica de la Universidad Autónoma del Caribe con el fin de recibir y seleccionar propuestas de investigación que cumplan con los requisitos exigidos y que serán beneficiadas con un apoyo financiero para su desarrollo, La Convocatoria interna es la manera de hacer visible la actividad investigativa que se desarrolla dentro de la Universidad. 4.5 Entorno: Contexto dentro del cual se desarrolla y proyecta el proceso investigativo. 4.6 Equipo evaluador de propuestas de investigación: Es un órgano de carácter consultivo que se encargará de evaluar las propuestas de investigación presentadas en una convocatoria interna. Este equipo será designado por el Director de Investigación y Transferencia. 4.7 Evaluación integral de Convocatoria: La evaluación integral es una metodología que permite una revisión general de las actividades y sus interrelaciones realizadas en la ejecución de los proyectos, la cual permite tener un enfoque claro, simple y preciso del La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA CONVOCATORIAS INTERNAS DE INVESTIGACIÓN TÉRMINOS DE REFERENCIA, EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROPUESTAS DE INVESTIGACIÓN GC-IV-PR-04 Versión 7 22/06/2023 Elaborado por: Coordinador de Investigación y Transferencia Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Director de Planeación desarrollo de la convocatoria, con el propósito de dar por cerrado el ciclo de las mismas, identificando los informes finales de los proyectos y los productos derivados de ellos. Tiene un enfoque constructivo de acuerdo al compromiso institucional de generación de conocimiento incrementando los niveles de productividad científica de la institución. 4.8 Términos de Referencia: Es el documento que contienen las especificaciones técnicas y requisitos mínimos generales que deben contener las propuestas de investigación, su ejecución, seguimiento y evaluación. Definen los objetivos de las Convocatorias y los recursos disponibles para el desarrollo de la misma, detalla los requisitos técnicos de los proponentes, y también de cómo ejecutar los proyectos aprobados. 5. DESARROLLO 5.1 Descripción por fases: 1. Elaboración de propuesta de Términos de Referencia: El Equipo de trabajo de la Dirección de Investigación y Transferencia formula los Términos de Referencia de la Convocatoria. Nota 1 • Los términos de referencia deben incluir como mínimo los siguientes ítems: Introducción, Presentación o Antecedentes; Objetivos, Beneficiarios o Dirigido a, Temáticas o Áreas estratégicas, Requisitos mínimos, Procedimiento de inscripción, Duración y Financiación, Contenido de la propuesta de investigación, criterios de evaluación, Propiedad intelectual, Cronograma de la convocatoria, Aclaraciones y anexos o formatos solicitados. • En el contenido de la propuesta de investigación, se deben detallar y definir los componentes científico-técnico de la propuesta de investigación y detallar y definir los rubros presupuestales autorizados y los rubros no autorizados. • Por ninguna circunstancia el monto total del rubro de Personal con cargo a las convocatorias de la Dirección de Investigación y Transferencia podrá exceder el 40% del monto solicitado. 2. Revisión de la propuesta de los Términos de Referencia: El Director de Investigación y Transferencia presenta al Comité Institucional de Investigación y Transferencia la propuesta de los Términos de Referencia para su revisión; en caso de existir observaciones se realizan las modificaciones correspondientes y se presenta nuevamente ante el Comité Institucional de Investigación y Transferencia para la revisión final y así dar traslado al Consejo Académico. 3. Aprobación de los Términos de Referencia: El Consejo Académico aprueba los Términos de Referencia teniendo en cuenta todos los lineamientos establecidos en la normatividad de la Universidad Autónoma del Caribe. La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA CONVOCATORIAS INTERNAS DE INVESTIGACIÓN TÉRMINOS DE REFERENCIA, EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROPUESTAS DE INVESTIGACIÓN GC-IV-PR-04 Versión 7 22/06/2023 Elaborado por: Coordinador de Investigación y Transferencia Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Director de Planeación 4. Apertura de Convocatoria: Una vez aprobados los Términos de Referencia por el Consejo Académico y de acuerdo con lo establecido en el Plan de Acción de la Dirección de Investigación y Transferencia, se iniciará la apertura oficial a la Convocatoria Interna de Investigación. 5. Publicación y divulgación de la Convocatoria: Las actividades relacionadas con la publicación y divulgación de la convocatoria a través de los diversos medios (Electrónico, web, impreso, radial, TV) se realiza a través de la Dirección de Comunicaciones. En la página web de la Universidad Autónoma del Caribe link de la Dirección de Investigación y Transferencia, se publicarán los Términos de Referencia de la Convocatoria en formato PDF. Recepción, Selección, y Evaluación de Propuestas de Investigación 6. Recepción de propuestas: La Dirección de Investigación y Transferencia, a través de su Asistente administrativo, recibe en medio físico y medio magnético las propuestas de investigación, a las propuestas presentadas se les asignarán un código único para su procesamiento interno. 7. Preselección de propuestas. El equipo de trabajo de la Dirección de Investigación y Transferencia, de acuerdo con los Términos de Referencia, verifican que las propuestas cumplan con los requisitos mínimos de presentación, para posteriormente ser sometidas a revisión bajo criterios de preselección. En caso de que las propuestas de investigación no cumplan con los términos de referencia, se pasa al punto 8 y si son aceptadas, pasan al punto 9. 8. Elaborar informe de propuestas rechazadas: En caso de que alguna(s) de las propuestas no cumplan con las especificaciones expuestas en el numeral anterior, son rechazadas y el Profesional de convocatorias y proyectos realiza un informe especial en el cual se describan los motivos de rechazo de cada propuesta. 9. Evaluación de propuestas aceptadas: Se proceden a evaluar las propuestas aceptadas, es decir las propuestas que cumplen con los términos de referencia, esta labor será realizada por pares evaluadores internos y/o externos (preferiblemente externos) contratados para tal fin y designados por la Dirección de Investigación y Transferencia teniendo en cuenta que su área de experticia esté relacionada con la temática de la propuesta a evaluar. El Profesional de convocatorias y proyectos remite a los evaluadores, las propuestas, el Formato de Evaluación de Proyectos de Investigación por expertos y el Acuerdo de confidencialidad. Los pares evaluadores deben enviar el informe de evaluación el cual debe contener el resultado de la misma: Aceptada o Rechazada y las correcciones y/o sugerencias de ajuste requeridas, si corresponde. Si la propuesta es aceptada y no tiene correcciones y/o sugerencias, se pasa al punto 11 de lo contrario se pasa al punto 10. La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA CONVOCATORIAS INTERNAS DE INVESTIGACIÓN TÉRMINOS DE REFERENCIA, EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROPUESTAS DE INVESTIGACIÓN GC-IV-PR-04 Versión 7 22/06/2023 Elaborado por: Coordinador de Investigación y Transferencia Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Director de Planeación 10. Ajuste de propuestas: Si las propuestas de Investigación resultan aceptadas en el proceso de evaluación y tienen correcciones y/o sugerencias por parte de los pares evaluadores, el Profesional de convocatorias y proyectos de la Dirección de Investigación y Transferencia, remitirá a los investigadores principales de los proyectos los informes de evaluación para que realicen los ajustes correspondientes a las propuestas de investigación, para así incluir la propuesta aceptada y ajustada en el Banco de proyectos elegibles. 11. Banco de proyectos elegibles y Proyectos seleccionados: El Director y el Profesional de convocatorias y proyectos de la Dirección de Investigación y Transferencia, clasifican los resultados de las evaluaciones de las propuestas y elaboran un Banco de proyectos elegibles de acuerdo a los puntajes de las evaluaciones; posteriormente se emite el listado de los proyectos seleccionados teniendo en cuenta los mejores puntajes de las evaluaciones y los recursos disponibles para dicha Convocatoria; lo cual se oficializa a través de Acto Administrativo. 12. Acto administrativo: Secretaría General, elabora acto administrativo, teniendo en cuenta la aprobación de los términos de referencia y el listado de los proyectos seleccionados emitido por la Dirección de Investigación y Transferencia. 13. Divulgación de Resultados: El Director de Investigación y Transferencia, una vez emitido el Acto Administrativo que detalla el listado de proyectos aprobados, procede a la divulgación de los mismos a través de la Dirección de Comunicaciones. 14. Archivar: El Asistente administrativo de la Dirección de Investigación y Transferencia archiva en la carpeta de Convocatorias Internas los documentos relacionados con: Términos de Referencia, Actos de administrativos, evaluaciones e informes de la convocatoria. 6. REFERENTES NORMATIVOS • Proyecto Educativo Institucional. • Sistema Institucional de Investigación • Estatuto de investigación • Reglamento de propiedad intelectual • Consejo Nacional de Acreditación (CNA) • Norma ISO 9001-2015 La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA CONVOCATORIAS INTERNAS DE INVESTIGACIÓN TÉRMINOS DE REFERENCIA, EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROPUESTAS DE INVESTIGACIÓN GC-IV-PR-04 Versión 7 22/06/2023 Elaborado por: Coordinador de Investigación y Transferencia Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Director de Planeación 7. CONTROL DE REGISTROS Código Nombre Tipo Nivel de acceso Almacenamiento Responsable Tiempo de Retención Archivo de gestión Archivo central N.A. Términos de referencia Físico/ electrónico Restringido Carpeta Convocatoria Interna Asistente Administrativo Dirección de Investigación y Transferencia Permanente N.A. Aprobación de Consejo Directivo Físico General Carpeta Convocatoria Interna Asistente administrativo Dirección de Investigación y Transferencia Permanente N.A. Formato de Presentación de proyectos Físico/ electrónico Restringido Carpeta Convocatoria Interna Asistente administrativo Dirección de Investigación y Transferencia Permanente N.A. Listado de Proyectos Preseleccionados Físico/ electrónico Restringido Carpeta Convocatoria Interna Profesional de convocatorias y proyectos Permanente N.A. Informe de propuestas rechazadas Físico/ electrónico Restringido Carpeta Convocatoria Interna Profesional de convocatorias y proyectos Permanente N.A. Evaluación de propuestas Aceptadas Físico/ electrónico Restringido Carpeta Convocatoria Interna Profesional de convocatorias y proyectos Permanente N.A. Banco de Proyectos elegibles y proyectos seleccionados Físico Restringido Carpeta Convocatoria Interna Profesional de convocatorias y proyectos Permanente N.A. Acto Administrativo Físico Restringido Carpeta Convocatoria Interna Profesional de convocatorias y proyectos Permanente