GESTIÓN DE CONVENIOS GC-GI-PR-04 Versión 4 20/01/2021 Elaborado por: Director Oficina de Relaciones Internacionales Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE GESTIÓN DE CONVENIOS GENERACIÓN DE CONOCIMIENTO GESTIÓN DE CONVENIOS GC-GI-PR-04 Versión 4 20/01/2021 Elaborado por: Director Oficina de Relaciones Internacionales Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA 1. OBJETO Gestionar de la manera efectiva las solicitudes de los convenios internacionales y nacionales, con el fin de ejecutar la política de internacionalización y sus planes estratégicos. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la gestión de convenios que los programas, facultades o dependencias de la UAC requieran para el desarrollo de sus planes de acción en pro de fomentar todo tipo de actividad cooperativa. Inicia con la solicitud de protocolización del convenio y termina con el archivo y registro correspondiente del convenio firmado por ambas partes y el análisis de los resultados de la operacionalización del convenio. 3. RESPONSABLES Son responsables de velar por el cumplimiento del presente procedimiento: ✓ Rector, como representante legal firma el convenio previo V.B de Vicerrectoría Académica y Oficina Jurídica. ✓ Vicerrector Académico, por validar la pertinencia del convenio, aprueba el plan de actividades y da su V.B. ✓ Decanos, Directores de programa y Directores de áreas administrativas u otras dependencias de la UAC, por requerir la protocolización de convenios, entregando el plan de actividades y resultados esperados con la firma del convenio. ✓ Director de la ORI, por evaluar al nivel de calidad y reconocimiento de la institución de educación superior con la cual se quiere firmar el convenio. ✓ Profesional administrativo de la ORI, por tramitar el proceso de protocolización de convenio con los programas académicos. ✓ Oficina Jurídica, por realizar el trámite jurídico analizando o redactando la minuta del convenio y sus condiciones y solicitando la firma del rector ✓ Institución aliada, por enviar una copia del original firmado por su representante legal. GESTIÓN DE CONVENIOS GC-GI-PR-04 Versión 4 20/01/2021 Elaborado por: Director Oficina de Relaciones Internacionales Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA 4. DEFINICIONES 4.1 Convenio o minuta de convenio: es el documento que oficializa el acuerdo entre dos o más personas o entidades sobre un plan de actividades trazado entre la universidad y la institución / entidad aliada. 4.2 Plan de actividades: es un plan elaborado por quien solicita el convenio con la institución/ entidad vinculante, prioriza las iniciativas más importantes para cumplir con ciertos objetivos y metas de las actividades trazadas. 4.3 Representante legal: es la figura jurídica que otorga a una persona la facultad para obrar en nombre de otra, recayendo en ésta los efectos de tales actos. 4.4 Institución conveniente o vinculante: es aquella institución con quien la UAC encuentra que es útil, provechoso, adecuado, oportuno suscribir un convenio por tener claras y trazadas las actividades a tratar y por ser compatibles con los planes de estudios de la UAC. 4.5 ORI: Oficina de Relaciones Internacionales 5. DESARROLLO 5.1 Descripción por fase 1. Solicitud: Los decanos, directores de programa y directores de áreas administrativas, diligencian la Solicitud de Protocolización de Convenios describiendo un breve perfil de la institución vinculante y el plan de actividades a seguir con sus resultados esperados. Este formato es enviado a la ORI para su trámite. 2. Revisión de Pertinencia: El Director de la ORI realiza un análisis de la pertinencia de la institución vinculante propuesta y el plan de acción y remite al Vicerrector académico la solicitud de protocolización de convenio con su concepto y su firma y el trámite jurídico para su Visto Bueno. 3. Aprobación: La vicerrectoría académica revisa la pertinencia de este convenio, su impacto, reconocimiento, alineación con los procesos de calidad y acreditación de la UAC y aprueba o no la protocolización de este convenio. En caso de que la Vicerrectoría apruebe la protocolización con su Visto Bueno, remite nuevamente los documentos a la ORI, oficina que se encargará de enviarlos a la oficina jurídica para iniciar la redacción de la minuta del convenio o la revisión del convenio propuesto por la institución vinculante. En caso de que la protocolización no sea aprobada por la Vicerrectoría Académica el Profesional administrativo de la ORI informa a la dependencia solicitante los motivos de la negación. GESTIÓN DE CONVENIOS GC-GI-PR-04 Versión 4 20/01/2021 Elaborado por: Director Oficina de Relaciones Internacionales Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA 4. Verificación de responsabilidades y redacción de documento: La oficina Jurídica se encarga de verificar los términos contenidos en las cláusulas del convenio propio de la UAC o de la universidad vinculante y emite la minuta final del mismo para tramitar las respectivas firmas. 5. Envío de convenio: Una vez estén listas las dos copias originales firmadas por el rector, la Oficina Jurídica las remite a la ORI quien será la encargada de solicitar a la Dirección Administrativa el envío por correo internacional de los originales a la institución vinculante. Se podrá enviar estos documentos de manera virtual, siempre y cuando la institución vinculante así lo apruebe. 6. Recepción, registro y archivo: La entidad vinculante envía virtual o físicamente un original del convenio firmado por los dos representantes legales. Una vez en la UAC, el Profesional administrativo de la ORI envía el original a la Oficina jurídica, genera una copia digital para los archivos de la ORI y se ingresa a la matriz de convenios. 7. Operacionalización del convenio: El Director de la ORI convoca una reunión con las dependencias relacionadas en el plan de actividades del convenio para dar inicio al mismo y definir fechas de entregas o plazos de resultados que garanticen la operacionalización del convenio. Semestralmente la Dirección de la ORI revisa actividades desarrolladas en el marco del convenio y genera un indicador anual de operacionalización de convenios. 8. Renovación de convenios: Para determinar la renovación del convenio una vez se vaya a vencer el término de su vigencia, el Director de la ORI, junto a su profesional administrativo analiza los resultados de operacionalización del mismo. En caso de considerar viable la renovación se remite el plan de actividades ejecutadas y las proyectadas para el nuevo período a la Vicerrectoría Académica para su aprobación, adjuntando el formato de protocolización de convenio. La ORI debe emitir una comunicación formal a la institución vinculante con su interés de renovación. En caso de que el convenio no sea viable se emite una comunicación a la universidad vinculante para indicar la intención de la no renovación. 6. REFERENTES NORMATIVOS • Derecho Internacional GESTIÓN DE CONVENIOS GC-GI-PR-04 Versión 4 20/01/2021 Elaborado por: Director Oficina de Relaciones Internacionales Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA 7. REGISTRO Código Nombre Tipo Nivel de Acceso Almacenamiento Responsable Tiempo de retención Archivo gestión Archivo central GC-GI-PR-04- 01 Formato de Protocolización de Convenios. Físico / Electrónico General Carpeta ORI/ Archivo Digital Profesional administrativo ORI Permanente GJ-AS PR-01- 01 Solicitud de tramite jurídico Físico / Electrónico General Oficina Jurídica Oficina Jurídica Permanente N/A Matriz de convenios Electrónico General Archivos ORI Profesional administrativo ORI Permanente N/A Plan de Actividades del programa que justifique el convenio Físico / Electrónico General Archivo ORI / Programa Académico Profesional administrativo ORI Permanente N/A Copia del convenio firmado Físico / Electrónico General Archivos ORI Profesional administrativo ORI Permanente