ORGANIZACIÓN Y REALIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS, RECREATIVOS Y COMPETITIVOS FI-GE-PR-19 Versión 15 09/08/2022 Elaborado por: Coordinador de Deportes Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Director de Planeación La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE ORGANIZACIÓN Y REALIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS Y RECREATIVOS FORMACIÓN ORGANIZACIÓN Y REALIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS, RECREATIVOS Y COMPETITIVOS FI-GE-PR-19 Versión 15 09/08/2022 Elaborado por: Coordinador de Deportes Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Director de Planeación La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA 1. OBJETO Establecer la metodología utilizada por la Universidad Autónoma del Caribe para organizar campeonatos y eventos deportivos en las diversas disciplinas con el fin de incentivar la participación de la comunidad académica. 2. ALCANCE Se aplica a todas las actividades desarrolladas por el área de Deportes y las dependencias de la Universidad Autónoma del Caribe para realizar cualquier evento deportivo en las diversas disciplinas con las que cuenta la Institución, relacionadas con el procedimiento Organización y Realización de Eventos Deportivos y Recreativos. Este procedimiento inicia con la reunión convocada por el Coordinador de Deporte con los entrenadores de las disciplinas y finaliza con la elaboración del informe de gestión. 3. RESPONSABLES Son responsables por el correcto desarrollo del procedimiento en cada una de sus fases: • Coordinador de Deporte, por el correcto direccionamiento y supervisión del procedimiento y por entregar el informe de gestión del área de deporte y recreación al Director de Bienestar por organizar, controlar y vigilar el funcionamiento del área deportiva, además de planificar los eventos deportivos en las diferentes disciplinas. • Coordinador Administrativo, por el desarrollo del procedimiento, realizar la recopilación de las actividades referentes a eventos deportivos y realizar los informes correspondientes • Entrenadores, por realizar las pruebas físicas-deportivas, calificar las habilidades que posee el deportista, colaborar con El Coordinador Deportivo a la organización de los eventos deportivos y además participan en la conformación de equipos. • Estudiante, por cumplir con los requisitos físicos y deportivos necesarios. 4. DEFINICIONES 4.1 Deporte: Actividad física ejercida como juego o competición, cuya práctica supone entrenamiento y sujeción a normas. 4.2. Recreación: Son actividades realizadas durante el tiempo libre (fuera del trabajo remunerado u obligaciones de las personas), placenteras, voluntarias, beneficiosas y/o positivas para las personas. ORGANIZACIÓN Y REALIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS, RECREATIVOS Y COMPETITIVOS FI-GE-PR-19 Versión 15 09/08/2022 Elaborado por: Coordinador de Deportes Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Director de Planeación La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA 5. DESARROLLO 5.1. DESCRIPCIÓN POR FASES 1. Convocar reunión con entrenadores: El Coordinador de Deporte reúne a los entrenadores para planificar el evento, informar cual es la finalidad del mismo y programa cuantos equipos deben conformarse para participar en el torneo. 2. Solicitud y divulgación de piezas publicitarias: El Coordinador Administrativo solicita la creación de las piezas o artes publicitarias a la Dirección de Comunicaciones de acuerdo con el procedimiento institucional de solicitud de servicios de comunicaciones. Una vez realizadas las piezas, la Dirección de Comunicaciones realiza la divulgación de las mismas a través de las redes sociales y página web institucional. 3. Solicitud de inscripción: Cuando el estudiante se interesa por el evento, se dirige al entrenador respectivo o ingresa a la página de bienestar institucional y se inscribe en el área de deportes diligenciando el formulario y especificando la disciplina en el que desea participar. 4. Selección de equipos recreativos y competitivos: Después de recopilar todas las inscripciones, los entrenadores de acuerdo con las habilidades de los estudiantes inscritos en las diferentes disciplinas realizan la selección de los equipos con sus respectivos horarios. Una vez conformado los equipos, el entrenador se reúne con la Coordinación de Deportes para comunicar los grupos y horarios definidos anteriormente. 5. Realización del campeonato: Los estudiantes para la participación en los eventos competitivos tramitan los permisos ante el área de Deportes y éstos a su vez ante los programas académicos respectivos, con el fin de atender la asistencia a cada uno de los eventos competitivos programados. Durante la realización del campeonato, las diferentes actividades se registran en los formatos de planillas de juegos, posiciones y control de asistencias. Nota 1. - Los estudiantes que participan en actividades deportivas competitivas y cumplen con los requisitos para optar por una beca, tienen la opción de acceder a ella, de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de becas, auxilios y descuentos educativos de la Universidad Autónoma del Caribe. 6. Elaboración y entrega del informe estadístico semestral: El Coordinador de Deporte elabora un informe trimestralmente referente a las actividades deportivas con los controles de asistencia, el cual entrega a la Dirección de Bienestar Institucional. ORGANIZACIÓN Y REALIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS, RECREATIVOS Y COMPETITIVOS FI-GE-PR-19 Versión 15 09/08/2022 Elaborado por: Coordinador de Deportes Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Director de Planeación La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA Nota 2. El Coordinador Administrativo recopila los informes y los entrega al Director de Bienestar junto con las planillas de juego torneo interno. 7. Revisión del informe estadístico semestral: El Director de Bienestar recibe el informe entregado por el Coordinador Administrativo quien se encarga de la revisión y análisis del mismo. Posteriormente, este mismo informe es enviado a la Rectoría a través del Director de Bienestar Institucional. 6. REFERENTES NORMATIVOS - Reglamento Estudiantil - Consejo Nacional de Acreditación CNA - Modelo de Bienestar Universitario 7. REGISTROS Código Nombre Tipo Nivel de Acceso Almacenamiento Responsable Tiempo de retención Archivo gestión Archivo central FI-GE-PR- 19-01 Inscripción y actualización de datos deportes Físico / electrónico Restringido Carpeta Coordinador de Deporte / Coordinador Administrativo Permanente FI-GE- PR19-02 Planilla de juego de torneos Físico General Archivador Oficina Institucional de Deportes Coordinador de Deporte / Coordinador Administrativo Permanente FI-GE- PR19-03 Planilla inscripción deportiva interfacultades Físico General Archivador Oficina Institucional de Deportes Coordinador de Deporte / Coordinador Administrativo Permanente FI-GE- PR19-04 Tabla de posición campeonato de futbol Físico General Archivador Oficina Institucional de deportes Coordinador Administrativo Permanente FI-GE- PR19-05 Planilla Inscripción torneo empresarial Físico General Archivador Oficina Institucional de deportes Coordinador Administrativo Permanente FI-GE- PR19-06 Planilla asistencia entrenadores Físico General Archivador Oficina Institucional de Deportes Coordinador de Deporte / Coordinador Administrativo Permanente FI-GE- PR19-07 Planilla de futbol sala Físico General Archivador Oficina Institucional de deportes Coordinador Administrativo Permanente FI-GE- PR19-08 Registro de asistencia del instructor Físico General Archivador Oficina Institucional de deportes Coordinador Administrativo Permanente FI-GE- PR17-02 Permisos para estudiantes Física General Carpeta Coordinador Administrativo Permanente N.A Informe estadístico trimestral y semestral Físico / Magnético Restringido Carpeta / Archivador Oficina Institucional de Deportes Coordinador de Deporte / Coordinador Administrativo Permanente N.A Informe de gestión del área de deporte y recreación Físico / Magnético Restringido Archivador Oficina Institucional de Deportes Coordinador de Deporte / Coordinador Administrativo Permanente