La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA ENTREVISTA DE ADMISIÓN PARA ASPIRANTES CON DISCAPACIDAD FI-GE-PR-23 Versión 12 27/04/2021 Elaborado por: Psicólogos (as) Bienestar Institucional Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador de planeación Estratégica y Mejoramiento UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE ENTREVISTA DE ADMISIÓN PARA ASPIRANTES CON DISCAPACIDAD FORMACIÓN La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA ENTREVISTA DE ADMISIÓN PARA ASPIRANTES CON DISCAPACIDAD FI-GE-PR-23 Versión 12 27/04/2021 Elaborado por: Psicólogos (as) Bienestar Institucional Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador de planeación Estratégica y Mejoramiento 1. OBJETO Establecer los lineamientos para el desarrollo de la entrevista de admisión de los aspirantes con discapacidad a estudiar en los distintos programas académicos de la Universidad Autónoma del Caribe. 2. ALCANCE Aplica a las actividades desarrolladas por el Bienestar Institucional relacionadas con las entrevistas realizadas en modalidad virtual y/o presencial a cada aspirante de los programas académicos en la Universidad Autónoma del Caribe. Este procedimiento inicia con la aprobación del consentimiento informado por parte de los aspirantes y el consentimiento por parte de los padres de familia de aquellos estudiantes que sean menores de dieciocho (18) años, la presentación de los aspirantes, formulación de una observación psicológica para elaborar el perfil y las necesidades propias del aspirante y emitir el concepto de admisión, remisión a entrevista de profundización y finaliza con la elaboración semestral del informe para el Director de Bienestar Institucional. 3. RESPONSABLES Son responsables por el correcto desarrollo del procedimiento, en cada una de sus fases: - Secretaria General, por ser los responsables de convocar el comité académico para aquellos casos que el psicólogo, docente y/o profesionales remiten para estudio de caso de admisión - Coordinación de admisiones, por programar las citas, entregar listados de asistencia de los aspirantes donde se registra, fecha y hora de la presentación de la entrevista de admisión y por la asignación y organización de espacios físicos y virtuales para la ejecución del proceso. - Psicólogos de Bienestar institucional, por prestar el servicio de entrevista con fines de reportar los resultados y observaciones obtenidos en cada presentación realizada por los aspirantes. - Director de Bienestar, por el correcto direccionamiento y supervisión del procedimiento. 4. DEFINICIONES 4.1. Aspirante: persona inscrita en los diferentes programas académicos ofertados por la Universidad Autónoma del Caribe en sus diferentes modalidades que se somete a evaluación por parte de la institución para adquirir la calidad de estudiante. La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA ENTREVISTA DE ADMISIÓN PARA ASPIRANTES CON DISCAPACIDAD FI-GE-PR-23 Versión 12 27/04/2021 Elaborado por: Psicólogos (as) Bienestar Institucional Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador de planeación Estratégica y Mejoramiento 4.2 Aspirante perteneciente a un grupo poblacional vulnerable: Persona inscrita en los diferentes programas académicos y pertenecientes a un grupo poblacional vulnerable (personas con discapacidad o talentos excepcionales, afrocolombiano (a), perteneciente algún grupo étnico, pueblo ROM, víctimas del conflicto armado, desmovilizados y desvinculados, habitantes de fronteras y personas LGBTI). Para efectos de la aplicación de la entrevista de admisión se prevé la implementación de ajustes razonables para personas para cada grupo y en especial aquellos que presenten algún tipo de discapacidad: • Discapacidad auditiva: pérdida significativa o total de la audición. • Discapacidad visual: ceguera o baja visión. • Discapacidad intelectual: dificultad para el aprendizaje o la aplicación del conocimiento. • Discapacidad motora: dificultades para la movilidad de miembros superiores o inferiores y el desplazamiento. • Discapacidad psicosocial: afectación de la salud mental que impide una adecuada interacción social y cotidiana. • Discapacidad sordoceguera: conjunción de la discapacidad auditiva y visual. • Discapacidad múltiple: presencia de más de una de las anteriores discapacidades. 4.3 Aspirante con afecciones clínicas médicas: Personas inscritas en los diferentes programas académicos que poseen diagnóstico clínico por padecimiento de enfermedades medicas permanentes certificadas por certificadas por algún un profesional del área y/o entidad de salud competente. 4.4 Aspirante con afecciones clínicas psicológicas: Personas inscritas en los diferentes programas académicos que poseen diagnóstico clínico por afecciones psicológicas descritas en alguno de los apartados del manual diagnóstico y estadístico de los trastornos mentales (DSM-V) y certificadas por algún un profesional del área y/o entidad de salud competente. Nota 1. Para los casos en los que el aspirante cumpla con alguna de las características descritas en los apartados 4.2 (Aspirante perteneciente a un grupo poblacional vulnerable), 4.3 (Aspirante con afecciones clínicas médicas) y/o 4.4 (Aspirante con afecciones clínicas psicológicas); deberá aportar los soportes de certificación de dicha condición. 4.5 Aspirante Admitido aplica para los aspirantes que a criterio de los entrevistadores evidenciaron al momento de la entrevista intereses y motivaciones adaptativas y funcionales para continuar sin dilación con el proceso de matrícula. La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA ENTREVISTA DE ADMISIÓN PARA ASPIRANTES CON DISCAPACIDAD FI-GE-PR-23 Versión 12 27/04/2021 Elaborado por: Psicólogos (as) Bienestar Institucional Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador de planeación Estratégica y Mejoramiento 4.6 Aspirante Remitido a Entrevista de Profundización Este concepto aplica para los aspirantes que a criterio de los entrevistadores requieren de un proceso de profundización orientado hacia el análisis del área personal, educativa, familiar y social con el fin de acompañarlo en la toma de su decisión; este proceso se realiza en las oficinas de Bienestar. 4.7 Aspirante Remitido a Comité de Admisión: Este concepto aplica cuando en el proceso de entrevista de profundización se encuentran elementos de gran complejidad con relación a la actitud y aptitud del aspirante que puedan generar dificultades en su rendimiento académico y/o en su proceso de adaptación a la vida universitaria. 4.8 Entrevista: Mecanismo que consiste a la elaboración de preguntas abiertas con el objetivo de conocer los intereses, motivaciones, expectativas y las competencias asociadas al desarrollo de un programa académico. Esta busca profundizar en aspectos relacionados con el proyecto de vida y en el cumplimiento de metas de los aspirantes. 4.9 Entrevista de Modalidad Virtual: Tipo de entrevista que permite establecer un contacto sincrónico entre el aspirante y el psicólogo, con el fin de cumplir con el requisito de admisión para aquellas personas que no pueden hacer el proceso de manera presencial. 4.10 Entrevista de Profundización: Mecanismo de observación y evaluación directa que busca conocer a fondo aspectos relacionados con los intereses personales y el perfil vocacional del aspirante y orientarlo hacia el análisis de las áreas personal, educativa, familiar y social del mismo, para acompañarlo en la toma de su decisión. En esta modalidad de entrevista se pueden utilizar diferentes estrategias de evaluación tales como inventario de personalidad, pruebas de aptitudes, actitudes y orientación vocacional. 4.11 Observación Psicológica: Es la manifestación escrita emitida por el psicólogo acerca de los hallazgos relacionados con las fortalezas y debilidades del aspirante, cuáles son sus posibilidades y limitaciones con el fin de determinar y comprender la particularidad o individualidad de cada sujeto. Nota 2. Si el aspirante presenta discapacidad debe ser direccionado a la coordinación de Inclusión y diversidad para su acompañamiento en el proceso. Así mismo si se le atribuye alguna afección clínica y/o psicológica, este deberá ser direccionado al área de psicología y/o acompañamiento psicosocial del departamento de Bienestar Institucional. Para todos los casos es necesario aportar la documentación relacionada con la condición descrita. 4.12 Orientación Vocacional: Conjunto de prácticas destinadas al esclarecimiento de la problemática vocacional. Se trata de un trabajo preventivo cuyo objeto es proveer los elementos necesarios para posibilitar la mejor situación de elección hacia una carrera técnica o profesional para cada estudiante La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA ENTREVISTA DE ADMISIÓN PARA ASPIRANTES CON DISCAPACIDAD FI-GE-PR-23 Versión 12 27/04/2021 Elaborado por: Psicólogos (as) Bienestar Institucional Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador de planeación Estratégica y Mejoramiento 5. DESARROLLO 5.1 DESCRIPCIÓN POR FASES 1. Solicitud y/o envío por correo electrónico del consentimiento informado: El psicólogo comunica al aspirante y/o sus padres (cuando son menores de edad) los deberes y derechos, donde se indica el uso confidencial de los datos, modelo de tratamiento y la revocatoria del consentimiento, así mismo le indica la necesidad de la aprobación del consentimiento informado por parte de los aspirantes y el consentimiento por parte de los padres de familia de aquellos estudiantes que sean menores de dieciocho (18) años. Una vez el estudiante y/o padres de familia leen el formato, proceden a la firma del consentimiento informado para asesoría, orientación y/o apoyo psicológico. 2. Entrevista: Una vez los aspirantes hayan firmado el consentimiento informado aprobando o asintiendo sobre el procedimiento, son convocados a entrevista virtual y/o en las instalaciones de la Universidad para entrevista presencial, en los espacios dispuestos por la coordinación de admisiones. El psicólogo asignado desarrolla la entrevista en las siguientes etapas: • Inicio y cuerpo de la entrevista: en esta etapa el psicólogo encargado solicita la identificación de cada uno de los estudiantes, seguido de esto solicita información acerca de sus motivaciones, expectativas e intereses sobre el programa en el cual se encuentra inscrito y la elección de la institución. Se precisa información relacionada con las necesidades específicas y verificación de documentación que certifique su condición, certificación de discapacidad expedida por su IPS para brindarle atención diferencial y el ajuste razonable correspondiente. Durante el proceso, los docentes pertenecientes a los distintos programas realizan preguntas alusivas al área disciplinar del estudio escogido por el aspirante y así generar una impresión inicial a cerca del mismo. • Cierre de la entrevista: Una vez finalizada la presentación de cada uno de los aspirantes y las preguntas pertinentes, el psicólogo agradece la participación en el proceso, En caso de dudas o inquietudes del proceso se direcciona al aspirante al departamento de admisiones y registro. 3. Determinar Situación encontrada en el estudiante: El psicólogo documentan de acuerdo con la impresión que se genera durante el proceso de entrevista el concepto del aspirante en la intranet a través de la plataforma Épica en el aplicativo sistema académico - admisiones – periodo y resultados. En esta fase de acuerdo con la situación encontrada se pueden determinar tres estados en el aspirante, el cual puede ser: • Admitido • Remitido a entrevista de profundización • Remitido a comité de admisión y/o secretaria general. Nota 3. - Los aspirantes de población vulnerable o con diagnósticos clínicos médicos y/o psicológicos deben ser reportados a la coordinación de Inclusión y diversidad, psicología y/o La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA ENTREVISTA DE ADMISIÓN PARA ASPIRANTES CON DISCAPACIDAD FI-GE-PR-23 Versión 12 27/04/2021 Elaborado por: Psicólogos (as) Bienestar Institucional Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador de planeación Estratégica y Mejoramiento coordinación psicosocial para brindar el acompañamiento y la atención respectiva de cada caso. - El psicólogo debe realizar un informe de los aspirantes remitidos a Comité de Admisión de acuerdo con lo encontrado en la entrevista de profundización en el cual se registra datos relevantes del aspirante y el concepto psicológico del mismo. Este informe es entregado a comité de admisiones a través de correo electrónico para que me emita la respuesta por parte del funcionario y/o profesional encargado. 4. Elaboración del informe de gestión: los Psicólogos y/o profesional encargado hacen entrega al director(a) de Bienestar Institucional un informe descriptivo y/o estadístico de la gestión realizada, teniendo en cuenta los lineamientos de acreditación. 5. Revisión del informe de gestión: el director(a) de Bienestar Institucional recibe el informe entregado por los Psicólogos y/o profesional encargado y se encargan de la revisión y análisis del mismo. 6. REFERENTES NORMATIVOS - Norma ISO 9001:2015 - Ley 1090 de 2006 - Reglamentación del ejercicio de la profesión de psicología en Colombia - Consejo Nacional de Acreditación CNA, Lineamientos para la acreditación de programas de Pregrado - Manuales de Orientación Vocacional - Ley 1090 de 2006 - Ley 1616 de 2013 - Ley 23 de 1981 - Ley 80 de 1989 - Decreto 2174 de 1996, Articulo 8 - Resolución 3374 de 2000 - Ley 911 de 2004, articulo 38 - Resolución 0058 de 2007 - Resolución 839 de 2017 - Resolución 1995 de1999 La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA ENTREVISTA DE ADMISIÓN PARA ASPIRANTES CON DISCAPACIDAD FI-GE-PR-23 Versión 12 27/04/2021 Elaborado por: Psicólogos (as) Bienestar Institucional Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador de planeación Estratégica y Mejoramiento 7. REGISTROS Código Nombre Tipo Nivel de Acceso Almacenamiento Responsable Tiempo de retención Archivo gestión Archivo central N.A Observación concepto de admisión Electrónico Restringido Sistema de información EPICA Psicólogo y/o profesional responsable Intranet N.A Informe estadístico (factor 9) Electrónico Restringido Archivo del director de bienestar Físico / Magnético Psicólogo, y/o profesional responsable Permanente N.A Informe de gestión Físico / Electrónico Restringido Archivo del director de bienestar Físico / Magnético Director de Bienestar Universitario Permanente FI-GE-PR- 23-01 Acta de Compromiso del estudiante Físico Restringido Archivo del psicólogo (a) y/o profesional responsable PACE Permanente FI-GE-PR- 23-02 Acta de Visita del Acudiente Físico Restringido Archivo del psicólogo (a) y/o profesional responsable PACE Permanente FI-GE-PR- 23-03 Asistencia de padres de familia Físico Restringido Archivo del psicólogo (a) y/o profesional responsable PACE Permanente FI-GE-PR- 23-04 Registro de asistencia de docentes Físico Restringido Archivo del psicólogo (a) y/o profesional responsable PACE Permanente FI-GE-PR- 23-05 Asistencia de estudiantes Físico Restringido Archivo del psicólogo (a) y/o profesional responsable PACE Permanente FI-GE-PR- 23-07 Consentimiento Informado Entrevista De Admisión Para Aspirantes Físico Restringido Archivo del psicólogo (a) y/o profesional responsable Psicólogo y/o profesional responsable Permanente