La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA SEGUIMIENTO Y CONTROL A LA PERMANENCIA ESTUDIANTIL Y GRADUACIÓN OPORTUNA FI-GE-PR-28 Versión 4 18/12/2020 Elaborado por: Jefe PACE Revisado por: Profesional en sistema de gestión Aprobado por: Coordinado de Planeación Estratégica y Mejoramiento UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE SEGUIMIENTO Y CONTROL A LA PERMANENCIA ESTUDIANTIL Y GRADUACIÓN OPORTUNA FORMACIÓN La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA SEGUIMIENTO Y CONTROL A LA PERMANENCIA ESTUDIANTIL Y GRADUACIÓN OPORTUNA FI-GE-PR-28 Versión 4 18/12/2020 Elaborado por: Jefe PACE Revisado por: Profesional en sistema de gestión Aprobado por: Coordinado de Planeación Estratégica y Mejoramiento 1. OBJETO Establecer las acciones que permitan realizar el seguimiento académico a los estudiantes de los Programas Académicos dentro de las distintas modalidades que ofrece la Universidad (pregrado) para identificar el riesgo a desertar con el fin de lograr su permanencia y graduación. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia en el momento en que el aspirante adquiere la calidad de estudiante de la universidad Autónoma del Caribe y finaliza en el momento en el que adquiere el título al cual opta de acuerdo a la oferta de programas de la institución. 3. RESPONSABLES Son responsables por el desarrollo del procedimiento, en cada una de sus fases: - Secretaría General: por alimentar el Sistema Académico de la Universidad; participación en la aprobación de políticas de Permanencia Estudiantil y el cargue de los datos de ingreso de los estudiantes. - Dirección de Tecnología de la Información: por generar reportes de la información extraída del Sistema. - Dirección de Planeación: por el análisis de los resultados de la deserción institucional y elaboración del boletín estadístico, cargar la información en el SNIES y a través del aplicativo del SPADIES sincronizar los datos de la institución. Por el análisis de la información y edición del boletín de deserción. - Jefatura de Permanencia Académica con Calidad y Excelencia - PACE: Encargado del seguimiento estudiantil, identificación de población en riesgo, seguimiento de las estrategias de apoyo institucional, y la definición e implementación de las Políticas y Estrategias para alcanzar la permanencia académica. - Comité de éxito estudiantil: Equipo de trabajo conformado por la vicerrectoría académica, secretaría general, decanaturas, departamento de Ciencias Básicas, humanidades UCIL y PACE cuya función es analizar la información sobre la deserción de los distintos programas y la definición de acciones por parte de los programas y aprobación de las actividades que se generan el dicho comité. La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA SEGUIMIENTO Y CONTROL A LA PERMANENCIA ESTUDIANTIL Y GRADUACIÓN OPORTUNA FI-GE-PR-28 Versión 4 18/12/2020 Elaborado por: Jefe PACE Revisado por: Profesional en sistema de gestión Aprobado por: Coordinado de Planeación Estratégica y Mejoramiento - Dirección de Programa Académico y Unidades Académicas: Encargados de implementar las estrategias definidas a nivel institucional enmarcadas en el modelo de gestión de permanencia y graduación, los indicadores del sistema de gestión de calidad y en la política institucional de permanencia académica. - Vicerrectoría Académica: Encargado de emanar estrategias generales y analizar los avances y resultados finales del seguimiento a la permanencia estudiantil, en pro de liderar acciones para la mejora continua en la calidad académica desde los docentes, el aula de clases y los currículos. - Consejero Académico: psicólogos del departamento de Permanencia Académica con Calidad y Excelencia PACE quienes brindan a los estudiantes, docentes, administrativos y padres de familia pautas para el acompañamiento de su proceso académico desde su ingreso hasta su graduación. - Administrador del SPADIES: Profesional encargado de actualizar la información de la Universidad (“sincronizar” los datos) y comunicarse con el MEN en caso que surja duda acerca del sistema1 - Gestor PACE: Es un PTC, asignado desde cada programa, encargado de hacer seguimiento a la implementación de acciones y estrategias asociadas al departamento de Permanencia con Calidad y Excelencia PACE, en los docentes, administrativos y estudiantes del programa al que pertenece con el fin de que los estudiantes alcancen las metas académicas y profesionales dentro de los tiempos y metodologías establecidos en cada plan de estudios, con los mejores resultados en su tránsito por la Universidad. 4. DEFINICIONES 4.1 Desertor: Según el Ministerio de Educación Nacional2 desertor es un estudiante que, en el momento en que se observa, ha abandonado durante dos o más periodos consecutivos la institución o no registra graduación. 4.2 Deserción: Situación a la que se enfrenta un estudiante cuando aspira y no logra concluir su proyecto educativo. La deserción con respecto al tiempo se clasifica a su vez en: • Deserción precoz: Individuo que habiendo sido admitido por la universidad no se matricula. 1Sistema de prevención y análisis de la deserción en las instituciones de educación superior (SPADIES) – Manual de Administrador de SPADIES V.2.5. Proyecto SPADIES MEN-CEDE. 2 Boletín Informativo de Educación Superior No. 7, 2006 Pág. 4. La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA SEGUIMIENTO Y CONTROL A LA PERMANENCIA ESTUDIANTIL Y GRADUACIÓN OPORTUNA FI-GE-PR-28 Versión 4 18/12/2020 Elaborado por: Jefe PACE Revisado por: Profesional en sistema de gestión Aprobado por: Coordinado de Planeación Estratégica y Mejoramiento • Deserción temprana: Individuo que abandona sus estudios en los primeros semestres del programa. • Deserción tardía: Individuo que abandona los estudios en los últimos semestres. La deserción con respecto al espacio de divide en: • Deserción institucional: caso en el cual el estudiante abandona la institución. • Deserción interna o del programa académico: se refiere al alumno que decide cambiarse a otro programa que ofrece la misma institución de educación superior. Dentro de este tipo de deserción se pueden diferenciar varias posibilidades: a) alumno que decide voluntariamente trasladarse de institución y se vincula a otra institución; y b) alumno que se retira voluntariamente de la institución y adicionalmente se desvincula del sistema de educación, en este caso del superior, para vincularse al mercado laboral, dedicarse a la familia, y demás actividades diferentes a los estudios superiores con la posibilidad de reintegrarse al sistema educativo, bien sea a la misma universidad de donde se retiró (reingreso) o a otra institución de educación superior. • Desertor de Sistema: Es aquel estudiante que no se matricula en ninguna IES durante dos períodos consecutivos o más al momento del estudio. 4.3 Permanencia Estudiantil: Estado en que un estudiante se mantiene activo en su proyecto educativo y dentro del sistema educativo. 4.4 Sincronización: Proceso de enviar la información de la institución al servidor del Ministerio de Educación Nacional, para que sea cruzada, completada y devuelva a la institución. Luego de la sincronización, la institución recibe su información completada y cruzada con la tabla del ICFES, del ICETEX y del observatorio Laboral, localizadas en el Ministerio de Educación Nacional. 4.5 Unidades de Apoyo: Grupo de personas conformado por los líderes de la Vice rectoría Financiera, Vicerrectoría Académica, Dirección de Bienestar, Departamento de Crédito y Cartera, Departamento de Marketing, Secretaria General, Dirección de procesos académicos, UAC virtual, Dirección de Tecnología de información encargados de la implementación de estrategias dirigidas al seguimiento a la permanencia académica. 5. DESARROLLO 5.1 DESCRIPCIÓN POR FASES El Procedimiento seguimiento y control a la permanencia estudiantil para la prevención de la deserción se ejecutará mediante las siguientes fases: La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA SEGUIMIENTO Y CONTROL A LA PERMANENCIA ESTUDIANTIL Y GRADUACIÓN OPORTUNA FI-GE-PR-28 Versión 4 18/12/2020 Elaborado por: Jefe PACE Revisado por: Profesional en sistema de gestión Aprobado por: Coordinado de Planeación Estratégica y Mejoramiento Fase 1: Acercamiento e ingreso de los estudiantes. 1. Publicidad y Promoción: El Departamento de Marketing y gestión estudiantil, con apoyo de un PTC (Profesores Tiempo Completo) asociados a los programas académicos, la dirección de Bienestar Institucional y la dirección de PACE, con el respaldo del equipo de consejeros desarrollan actividades orientadas a la intervención de los estudiantes potenciales en los colegios y promoción de los programas académicos de la Universidad Autónoma del Caribe. 2. Contacto con estudiantes para Inscripción y Matrícula: El Departamento de Marketing y gestión estudiantil, toma la base de datos de los estudiantes interesados en los colegios y ejecuta distintas estrategias para dar a conocer la universidad y sus diferentes programas, captando el interés del estudiante hacia la consecución de su proceso de Inscripción y Matrícula, en Secretaría General. Fase 2: Alimentación del Sistema Académico institucional, Sistema Nacional de Instituciones de Educación Superior – SNIES y sincronización del Sistema para la Prevención y Análisis de la Deserción en la Instituciones de Educación Superior - SPADIES. 1. Alimentación del Sistema Académico Institucional: La Secretaría General lleva a cabo la alimentación inicial del Sistema Académico EPICA de la Universidad Autónoma del Caribe desde la admisión del aspirante por medio del formulario de inscripción, el cual se constituye en la información base para cargar desde la dirección de planeación las plantillas establecidas en el HECAA (herramienta de cargue, análisis y auditoría) del Sistema Nacional de Instituciones de Educación Superior – SNIES y de allí se sincroniza automáticamente la información al Sistema para la Prevención y Análisis de la Deserción en las Instituciones de Educación Superior – SPADIES. Fase 3: Divulgación de la información contenida en el Sistema para la Prevención y Análisis de la Deserción en la Instituciones de Educación Superior SPADIES y Sistema de Información Institucional: 1. Acceso a la Información del SPADIES: La dirección de Planeación accede a la información del SPADIES y extrae la información de los estudiantes con alto, medio alto, medio, medio bajo y bajo riesgo a desertar en los últimos periodos académicos. Igualmente se listan los estudiantes que desertaron en los últimos periodos con rezago de dos periodos académicos3. El tipo de información que se extrae del sistema académico es lo correspondiente a los niveles de repitencia de los estudiantes. 3 Según definición de deserción otorgado por el Ministerio de Educación Nacional. La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA SEGUIMIENTO Y CONTROL A LA PERMANENCIA ESTUDIANTIL Y GRADUACIÓN OPORTUNA FI-GE-PR-28 Versión 4 18/12/2020 Elaborado por: Jefe PACE Revisado por: Profesional en sistema de gestión Aprobado por: Coordinado de Planeación Estratégica y Mejoramiento 2. Divulgar la información proveniente: La Dirección de Planeación, envía dicho informe a la Vicerrectoría Académica, quien se encarga de realizar el proceso de divulgación a las diferentes decanaturas, direcciones de programa y partes interesadas. Fase 4: Desarrollo de Diagnóstico, Establecimiento y Ejecución de Estrategias para la permanencia estudiantil en los Programas Académicos. 1. Identificación de Población en riesgo: La Jefatura PACE, en cada inicio de semestre solicita a la Dirección de Tecnología de la Información la actualización del reporte de identificación de población en riesgo, que contiene la caracterización de los estudiantes según su tipo de riesgo junto con algunas variables poblacionales con el objetivo de identificar las alertas tempranas o semaforizaciones institucionales y las respectivas acciones preventivas asociadas al acompañamiento para la permanencia estudiantil. Este esquema de seguimiento busca: • Identificar la población en riesgo de acuerdo con los determinantes de la Deserción planteados por el Ministerio de Educación Nacional, MEN. • Desarrollar un plan de mejoramiento individual para el acompañamiento de los estudiantes en situación de riesgo. • Acompañar integralmente al estudiante con acciones coordinadas que orienten la solución de sus dificultades. • Proveer herramientas y recursos que promuevan la permanencia estudiantil. • Generar redes de información, comunicación y apoyo entre las diversas instancias internas y externas que apoyen el desarrollo académico e integral del estudiante. 2. Divulgación de la información: Una vez realizado el proceso de identificación de población en riesgo, la Jefatura PACE emite un informe en formato Excel, con la data de estudiantes caracterizados con las variables anteriormente mencionadas. Esta información es divulgada junto con la información de resultados académicos de los estudiantes en el primer corte académico. 3. Intervención por fases: Las acciones para implementar en las fases de seguimiento académico, así como los actores partícipes y corresponsables de los procesos socio-pedagógicos involucrados en esta gestión formativa, se definen en el documento Manual de Intervención Para el Seguimiento Académico, estructurado por 5 fases que abarcan el ciclo vital del estudiante: Fase 0: Identificación de Población en riesgo, de acuerdo con los Determinantes de la Deserción planteados por el Ministerio de Educación Nacional, MEN; es decir, Académico, Individual, Institucional y Socioeconómico. Fase 1: Identificación Académica primer Parcial (P1) Fase 2: Identificación Académica segundo Parcial (P2) Fase 3: Identificación Académica parcial final (P3) Fase 4: Seguimiento al Ausentismo Intersemestral. La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA SEGUIMIENTO Y CONTROL A LA PERMANENCIA ESTUDIANTIL Y GRADUACIÓN OPORTUNA FI-GE-PR-28 Versión 4 18/12/2020 Elaborado por: Jefe PACE Revisado por: Profesional en sistema de gestión Aprobado por: Coordinado de Planeación Estratégica y Mejoramiento En el marco de este seguimiento, es importante contar con un sistema de información institucional, que garantice las herramientas tecnológicas para la caracterización, seguimiento y evaluación del desarrollo de estas fases, mediante un aplicativo que genere las alertas tempranas en cada una de estas. Nota 1. - El primer contacto para la permanencia estudiantil debe provenir de las aulas de clases. El docente PTC (Profesor Tiempo Completo) y catedrático son quienes conocen de primera mano la situación actual de los estudiantes. Así mismo, se compromete al Director de Programa y a los Decanos de Facultad para los seguimientos quincenales y mensuales del desarrollo de este proceso. - Las acciones correspondientes al seguimiento académico de los estudiantes es responsabilidad de las direcciones de programas y la jefatura de PACE, quienes a su vez se apoyan de los consejeros académicos PACE, los gestores PACE, el equipo de bienestar institucional y los docentes para la implementación de estrategias de apoyo (tutorías, monitorias, consejerías académicas, entre otras) que ayuden a los estudiantes a mantener sus resultados académicos con calidad y excelencia. - Los datos e insumos necesarios para el análisis del seguimiento y rendimiento académico por corte, que se genera una vez cumplida la fecha de publicación de notas, pueden solicitarse en el la dirección de PACE en donde se consigna la información necesaria para dicha interpretación. Fase 4: Publicación del Boletín Institucional de Permanencia Académica 1. Realizar el Boletín Institucional de Permanencia Académica: La dirección de Planeación solicita a la Vicerrectoría Académica toda la información proveniente de las unidades académicas y administrativas, correspondiente al seguimiento del semestre, como insumo raíz del boletín estadístico. 6. REFERENTES NORMATIVOS • Constitución Política de Colombia Artículo 69. • Ley 30 de 1992. • Ley 115 de 1994. • Ley 1188 de 2008. • Decreto 1767 de 2006. • Decreto 1295 de 2010 • Decreto 1330 de 2019 • Estatuto General de la Universidad Autónoma del Caribe. • Acuerdo 8Politica Institucional de permanencia académica La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA SEGUIMIENTO Y CONTROL A LA PERMANENCIA ESTUDIANTIL Y GRADUACIÓN OPORTUNA FI-GE-PR-28 Versión 4 18/12/2020 Elaborado por: Jefe PACE Revisado por: Profesional en sistema de gestión Aprobado por: Coordinado de Planeación Estratégica y Mejoramiento • Lineamientos del CNA Factor 2 (Características asociadas a los estudiantes), Característica 7 (Permanencia y Deserción estudiantil) • Deserción Estudiantil en la Educación Superior Colombiana. 2008 • Modelo de Bienestar Institucional. Acuerdo 836-06 de 2015 • Norma ISO 9001:2015 • Guía para la implementación del modelo de Gestión de Permanencia y Graduación estudiantil en Instituciones de educación superior. Ministerio de Educación de Colombia 2015 7. REGISTROS Código Nombre Tipo Nivel de acceso Almacenamiento Responsable Tiempo de retención Archivo Gestión Archivo Central N.A. Remisión estrategias PACE Digital Restringido Digital. Disco Duro Jefatura PACE por período Jefatura PACE Permanente N.A. Informe Repitentes Digital Restringido Digital Disco Duro Jefatura PACE por Período Jefatura PACE Semestral N.A. Registro tutorías Académicas Digital Restringido Digital Docentes PTC Cada Corte N.A. Informe tutorías académicas Digital Restringido Digital Coordinadores Disciplinares y Gestores PACE Después de cada corte NA Informe seguimiento académico estudiantil Digital Restringido por programa Digital por programas Gestores PACE Cada Corte Parcial N.A. Consejerías Académicas Consolidadas por período académico Digital Restringido Digital Consejeros Académicos Después de cada corte N.A. Informe de Cobertura de Estrategias de Permanencia Digital Restringido Digital Jefatura PACE Mensualmente N.A. Informe de Impacto de Estrategias de Permanencia Digital Restringido Digital Jefatura PACE Mensualmente N.A. Informe Repitentes Digital Restringido Digital Disco Duro Jefatura PACE por Período Jefatura PACE Semestral N.A. Registro tutorías Académicas Digital Restringido Digital Docentes PTC Cada Corte N.A. Informe tutorías académicas Digital Restringido Digital Coordinadores Disciplinares y Gestores PACE Después de cada corte NA Informe seguimiento académico estudiantil Digital Restringido por programa Digital por programas Gestores PACE Cada Corte Parcial N.A. Consejerías Académicas Consolidadas por período académico Digital Restringido Digital Consejeros Académicos Después de cada corte N.A. Informe de Cobertura de Estrategias de Permanencia Digital Restringido Digital Jefatura PACE Mensualmente