ESTABLECIMIENTO DEL CALENDARIO ACADÉMICO ANUAL FI-GE-PR-30 Versión 6 22/04/2022 Elaborado por: Coordinador de registro y control Revisado por: Profesional en sistema de gestión Aprobado por: Coordinado de planeación estratégica y mejoramiento La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE ESTABLECIMIENTO DEL CALENDARIO ACADÉMICO ANUAL FORMACIÓN ESTABLECIMIENTO DEL CALENDARIO ACADÉMICO ANUAL FI-GE-PR-30 Versión 6 22/04/2022 Elaborado por: Coordinador de registro y control Revisado por: Profesional en sistema de gestión Aprobado por: Coordinado de planeación estratégica y mejoramiento La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA 1. OBJETO Definir y dar a conocer la metodología utilizada en la Universidad Autónoma del Caribe para establecer el calendario académico del año lectivo. 2. ALCANCE Se aplica a todas las actividades de la Universidad Autónoma del Caribe relacionadas con el procedimiento de la programación y seguimiento del calendario académico. Este procedimiento comienza cuando se toma la determinación de elaborar el citado calendario y termina cuando se aprueba la programación. 3. RESPONSABLES Son responsables del correcto desarrollo del procedimiento: - Vicerrectoría Académica, Secretaría General y Dirección de Planeación, son los encargados de elaborar el calendario académico. - Director financiero, por fijar las fechas de la matrícula financiera. - Consejo Académico, encargados de aprobar el calendario académico anual. - Decanos y Directores de unidades académicas y administrativas, por la utilización del contenido que especifica el calendario académico, en cada una de sus actividades. 4. DEFINICIONES 4.1 Calendario: Sistema de cómputo y registro del tiempo por año, meses y días. 4.2 Programación: se refiere al "cuándo" debe ser hecho aquello que fue planificado. 4.3 Seguimiento: proceso de recopilación de información para controlar los resultados con arreglo a determinados criterios. 4.4 Programación Académica: Documento en el que se establecen las actividades a realizar durante el periodo académico. ESTABLECIMIENTO DEL CALENDARIO ACADÉMICO ANUAL FI-GE-PR-30 Versión 6 22/04/2022 Elaborado por: Coordinador de registro y control Revisado por: Profesional en sistema de gestión Aprobado por: Coordinado de planeación estratégica y mejoramiento La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA 5. DESARROLLO 5.1 Descripción por fase 1. Elaborar calendario académico: El Secretario General en el mes de septiembre toma la determinación de elaborar el calendario académico para el siguiente año lectivo y empieza a gestionar las actividades necesarias para esto. 2. Programar las fechas: La Vicerrectoría Académica, Secretaría General, Dirección Financiera y la Dirección de Planeación son áreas encargadas de programar las fechas para la realización de las actividades académicas durante el año, las cuales son: - Fechas de matrículas ordinarias y extraordinarias, estas últimas fechas son asignadas en acuerdo con el Director financiero y se deben hacer para los dos periodos académicos del año lectivo. - Fechas de matrícula académica. - Semana de Inducción nuevos estudiantes. - Inicio y terminación de clases. - Inicio y terminación de primeros y segundos parciales. - Inicio y terminación de exámenes finales. - Inicio de exámenes de habilitación. - Inicio de cursos vacacionales. - Fechas de congelamientos y devoluciones. - Fechas de grados. - Seguimientos del Plan de Acción Anual. - Ciclo de Auditorías Internas de Calidad. - Postulación de los docentes pregrado y posgrados. 3. Aprobación por parte del Consejo Académico: El Secretario General convoca reunión del Consejo Académico para la revisión y aprobación del calendario propuesto, en caso dado surjan modificaciones las áreas involucradas deben realizar los ajustes para presentarlo nuevamente ante el Consejo Académico. Las modificaciones sugeridas y la aprobación del calendario académico quedan en actas de sesión de comité. 4. Comunicación del calendario: Una vez aprobado el Calendario Académico Anual, el Secretario General lo remite a Tecnología de la Información para su publicación en la página web de la institución, con el fin que sirva como insumo y sea utilizado por cada uno de las unidades en la planeación de las actividades que les corresponde. Así mismo, se encarga de socializar el calendario con las distintas dependencias a través de correo electrónico. 6. REFERENTES NORMATIVOS • Reglamento Estudiantil ESTABLECIMIENTO DEL CALENDARIO ACADÉMICO ANUAL FI-GE-PR-30 Versión 6 22/04/2022 Elaborado por: Coordinador de registro y control Revisado por: Profesional en sistema de gestión Aprobado por: Coordinado de planeación estratégica y mejoramiento La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA • Norma ISO 9001:2015 7. REGISTROS Código Nombre Tipo Nivel de Acceso Almacenamiento Responsable Tiempo de retención Archivo gestión Archivo central DG-PL-PR-01- 02 Acta de Reunión Físico / Magnético Restringido Carpeta Calendario Responsable de cada Unidad Permanente DG-PV-PR-01- 01 Comunicación Interna Físico / Magnético Restringido Carpeta Calendario Responsable de cada Unidad Permanente