GESTION DE VIAJES NACIONALES E 
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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
GESTIÓN DE VIAJES NACIONALES E INTERNACIONALES 
 
 
 
 
 
 
 
 
                  
GESTIÓN DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN 
DE SERVICIOS 
 
 
 
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1. OBJETO  
 
Gestionar de manera efectiva, las solicitudes de viajes nacionales e internacionales de los 
empleados o del personal vinculado a la universidad, que requieran realizar viajes para 
cumplir con las funciones delegadas por parte de la institución.  
 
 
2. ALCANCE 
 
Este procedimiento aplica para las solicitudes de viajes nacionales e internacionales de los 
empleados y personal vinculado a la universidad. Inicia con el diligenciamiento de la 
solicitud de viaje y viáticos y termina con la radicación de la orden de trabajo en tesorería.  
 
 
3. RESPONSABLES 
 
Son responsables de la realización del procedimiento los siguientes cargos: 
 
• Viajero, por diligenciar la solicitud física de viaje y viáticos con el lleno de todos sus 
requisitos legales y el registro y aprobación en el software de la solicitud y de la 
requisición. 
 
• Rector, Vicerrectores, Decanos, Directores/ Coordinadores de programa, 
Directores, Jefes y Coordinadores de áreas administrativas; por verificar la 
disponibilidad presupuestal para las solicitudes de viaje y viáticos, así como, por dar 
visto bueno a las solicitudes físicas de viaje del personal a su cargo.  
 
• Rector, Vicerrectores, Decanos y Directores de las unidades administrativas; por 
aprobar en el software de la Universidad las solicitudes de viajes, la requisición y el 
recibo a satisfacción.   
 
• Director Administrativo, por el análisis y aprobación de las solicitudes. Así como por 
asegurar la ejecución del procedimiento.  
 
• Auxiliar Administrativa de compras, por elaborar la liquidación de viáticos, tramitar 
tiquetes aéreos o transporte especial y hospedaje. 
 
• Profesional Contable, por realizar el registro contable del gasto por concepto de 
viáticos.  
 
• Profesional Administrativo de Tesorería, por realizar el pago por concepto de 
viáticos. 
 
 
 
 
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4. DEFINICIONES 
 
4.1 Personal Vinculado a la universidad: Comprende el personal de asesores, 
estudiantes, catedráticos, personas naturales con contratos de prestación de servicios 
profesionales o representantes de personas jurídicas con contratos vigentes con la 
universidad, e invitados especiales.  
 
4.2 Viáticos: Se refiere a la suma de dinero que se entrega para asumir los gastos de 
transporte, hospedaje, alimentación y otros gastos inherentes al viaje, en cumplimiento de 
las funciones fuera del lugar de trabajo habitual.  
 
4.3 Gastos de Hospedaje: Se entiende como el monto que la universidad destina para que 
todo empleado o personal vinculado a la institución que requiera hacer uso de un lugar para 
pernoctar en el sitio de destino pueda cancelar a nombre de la Institución el valor de la 
estadía en dicho lugar o en su defecto, el monto que la Universidad paga de manera directa 
al lugar donde se aloja al empleado o personal vinculado durante el cumplimiento de las 
funciones fuera de su lugar habitual de trabajo.  
 
4.4 Gastos de alimentación: Comprende los gastos por concepto de desayuno, almuerzo 
y cena que el viajero pueda cancelar a nombre de la Institución. 
 
4.5 Gastos de Transporte: Comprende los gastos destinados para que el solicitante se 
desplace hasta la ciudad o municipio de destino, bien sean por vía aérea o terrestre, de 
igual manera los gastos de transportes especiales (transporte puerta a puerta, transporte 
fluvial, etc.). 
 
4.6 Transporte Urbano: Comprende los gastos en los que incurre el viajero para 
desplazarse desde y hacia el aeropuerto o terminal de transporte, desde y hacia el lugar de 
hospedaje y desde el lugar de hospedaje hasta el sitio del evento o reunión a la que asiste, 
o a los diferentes lugares en los cuales debe representar a la UAC, dentro de la ciudad a la 
que viaja. 
 
4.7 Otros Gastos de viaje: Estos gastos incluyen peajes, fletes, sobrepeso de equipaje 
siempre y cuando corresponda a material inherente a la actividad (suvenires, equipos 
fotografía y video); inscripciones a seminarios, congresos y cursos. 
 
4.8 Factura de Venta: Documento que evidencia transacciones de venta de bienes y/o 
servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, aceptada y conservada, con la 
finalidad de que se puedan deducir los costos en los que incurre la Universidad.   
 
Nota 1.  
- Las tarifas establecidas como base de liquidación de viáticos se encuentran en el 
Anexo. 1. Tabla Valores base de liquidación de viáticos.  
 
4.9 CIMA: Es el software administrativo y financiero de la institución. 
 
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5. DESARROLLO 
 
5.1 Descripción Por Fases 
 
1. Diligenciar solicitud: El solicitante del viaje (viajero), o la persona delegada, diligencia 
y firma el formato Solicitud de autorización de viaje y viáticos. Los datos a diligenciar 
son: 
 
• Datos personales del viajero 
• Fechas 
• Duración del viaje 
• Lugar  
• Motivo del viaje, deben ser exactos y corresponder con la actividad por la cual 
se genera o justifica el viaje.  
 
Adicionalmente para los viajes internacionales, se debe diligenciar el formato Solicitud 
para Movilidad Internacional.  
 
A cualquier solicitud de viajes (nacional o internacional) se debe anexar: 
 
• Fotocopia de documento de identidad 
• Pasaporte y Rut (en caso de viajes internacionales)  
• Certificación bancaria  
• Soportes correspondientes que sustenten el motivo del viaje (invitaciones a 
eventos académicos, citaciones a reuniones, agenda de eventos a realizar en la 
UAC y que requieren la presencia de conferencistas o invitados, etc.).  
 
Nota 2.  
- El Formato de solicitud de autorización de viaje y viáticos y el de Solicitud para 
Movilidad Internacional, en caso de que sea este tipo de viaje, se debe entregar en 
original y dos copias, con sus respectivos soportes. 
- Las solicitudes de autorización de viajes y viáticos de viajes nacionales deben ser 
entregadas con 15 días hábiles de antelación a la fecha programada para viajar. 
- La entrega de la solicitud y documentos soportes para el trámite de viajes 
internacionales deben entregarse con 30 días hábiles de antelación.  
 
2. Diligenciar Solicitud en el CIMA: El solicitante del viaje (viajero), o la persona 
delegada, adicionalmente de la solicitud física, debe registrar en el software de la 
universidad una solicitud de trabajo, siguiendo los pasos descritos en el instructivo de 
Elaboración y Aprobación de Solicitudes de Adquisición o Trabajo. 
 
3. Verificación del presupuesto disponible: El líder de las unidades administrativas y 
financieras deben consultar si tienen presupuesto disponible para solicitar el viaje (los 
recursos del viaje deben estar aprobados en el presupuesto de gastos del área o en el 
Plan de Acción Anual). Para ello, podrá consultar el presupuesto en el software 
Administrativo y Financiero. 
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4. Visto bueno: La solicitud diligenciada debe contener los vistos buenos requeridos de 
acuerdo con lo señalado a continuación: 
 
Tabla 1. Visto bueno por tipo de viaje 
TIPO DE VIAJE VIAJERO VoBo APROBACIÓN 
Académico 
Docente 
Director de Programa 
Director Administrativo Decano 
Vicerrector de Académico 
Director de 
Programa 
Decano 
Director Administrativo Vicerrector Administrativo y 
Financiero 
Personal vinculado 
Director de Programa 
Director Administrativo Decano 
Vicerrector Académico 
Investigación 
Docente 
Director de Programa 
Director Administrativo 
Decano 
Vicerrector Académico 
Director de Investigación y 
trasferencia 
Director de programa 
Decano 
Director Administrativo 
Vicerrector Académico 
Director de Investigación y 
trasferencia 
Decano 
Vicerrector Académico 
Director Administrativo Director de Investigación y 
trasferencia 
Estudiante 
Director de Programa 
Director Administrativo 
Decano 
Vicerrector Académico 
Director de Investigación y 
trasferencia 
Administrativo 
Personal 
Administrativo 
Coordinador 
Director Administrativo Jefe de área 
Director del área 
Jefes de área 
Director o Vicerrector del 
área 
Director Administrativo 
Director de área Vicerrector del área Director Administrativo 
Personal vinculado 
(asesores, 
consultores, etc.) 
Vicerrector del área Director Administrativo 
Vicerrector Rector Director Administrativo 
 
Nota 3.  
- Los viajes nacionales e internacionales del Rector no requieren aprobación, para 
estos casos el rector debe informar al Consejo Superior los viajes programados y la 
justificación de estos.   
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- Se entiende que el responsable de dar el visto bueno a la solicitud de viáticos da fe 
de la revisión de la información aportada por el solicitante.  La solicitud con todos los 
vistos buenos debe ser radicada en la Dirección Administrativa. 
 
5. Aprobación: Las solicitudes son revisadas por el Director Administrativo, quien de 
conformidad a las políticas de la Institución procede a aprobar o no el trámite de la 
solicitud.  
 
Para el caso de los viajes relacionados con la asistencia a cursos, seminarios, 
congresos, etc., la UAC otorga el porcentaje que estime conveniente de acuerdo con el 
estudio de cada caso en particular, sin superar en ningún caso, el 50% del valor total de 
los gastos generados. En caso de que la solicitud no sea aprobada, se le informa al 
solicitante a través de correo electrónico, el motivo por el cual la solicitud no pudo ser 
tramitada. Si la solicitud no incluye tiquetes aéreos u hotel, una vez aprobada la 
solicitud, se procede a continuar el trámite desarrollando la actividad 9.  
 
6. Cotización y trámite: El auxiliar administrativo de compras procede a cotizar los 
tiquetes, hoteles y demás requerimientos que se necesiten de acuerdo con lo aprobado. 
Una vez recibida la cotización, esta es entregada o enviada al Director Administrativo o 
a la coordinación de compras para dar visto bueno y continuar con la compra de tiquetes 
y/o reserva de hotel. 
 
7. Trámite de tiquetes y hospedaje: El auxiliar administrativo tramita la solicitud 
gestionando la adquisición de tiquetes aéreos y el hospedaje de acuerdo con el visto 
bueno del Director Administrativo o el coordinador de compras. El auxiliar, siempre que 
sea posible, debe tramitar con la agencia de viajes autorizada por la institución o 
directamente con los hoteles, la reserva para el hospedaje del viajero. Una vez 
concluida esta actividad, envía por correo electrónico la información al viajero sobre las 
reservas realizadas. 
 
8. Revisión de reservas: El viajero recibe en su correo electrónico la reserva de tiquetes y 
hospedaje, para su revisión. Es responsabilidad del viajero revisar las condiciones de la 
reserva de tiquete y hotel, y confirmar, a través de correo electrónico al auxiliar de 
compras, que las mismas corresponden a lo requerido. Esto debe hacerse 
inmediatamente se recibe la información de la reserva, con el fin de que se continúe el 
trámite. Cuando por alguna circunstancia el viajero no reciba la información de la 
reserva de tiquetes y hotel, debe hacer seguimiento de qué sucedió antes del 
desplazarse al lugar de destino.  
 
Nota 4.  
- La cancelación de un viaje nacional o internacional se debe solicitar con mínimo 1 
día hábil de antelación. En caso de que por la cancelación extemporánea de un viaje 
programado se generen costos, estos serán asumidos por el empleado.  
 
De existir cambios en la programación de viaje, estos deben ser notificados por escrito 
por quien dio el respectivo visto bueno a la solicitud de viaje o la persona de contacto 
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del viajero (para el caso de los invitados, catedráticos y asesores) y se deben adjuntar 
los soportes. Cuando los cambios generen aumento en el monto de la liquidación del 
valor de los viáticos autorizados, se debe diligenciar nuevamente el formato e iniciar el 
procedimiento. 
 
Nota 5.  
- El alojamiento adicional, en caso de requerirse, sólo podrá ser autorizado por el 
Director Administrativo. Si el cambio tiene costo adicional éste debe ser asumido por 
el viajero, y será reconocido siempre y cuando se demuestre que el cambio de 
itinerario se realizó a causa de la labor que el viajero estaba desempeñando. Para 
ello, el viajero debe anexar a la legalización la autorización del superior que aprobó 
el cambio y los soportes que demuestren los motivos de este. 
 
9. Confirmación de reserva: Una vez revisadas las reservas por el viajero, el auxiliar 
administrativo de compras asignado da orden de emisión de tiquete y confirma la 
reserva del hospedaje. El tiquete emitido se envía al viajero electrónicamente (cuando la 
aerolínea ofrezca este servicio). En todo caso, se le confirma al viajero el estado final de 
sus reservas conforme a su solicitud u observaciones.  
 
10. Cálculo de la liquidación de viáticos: El auxiliar administrativo de compras elabora 
con base en la tabla de viáticos (Ver Anexo 1.) la liquidación del valor total a entregar 
como Anticipo para gastos de viaje para el viajero.  
 
Nota 6.  
- Para el caso de estudios de postgrados, los viáticos otorgados dependen del 
acuerdo establecido entre la persona y el área de talento humano, de conformidad 
con los procedimientos establecidos para tal fin.  
- Para el caso de catedráticos de postgrados o conferencistas, sólo se autorizan los 
viáticos de acuerdo con la negociación establecida al momento de contratar sus 
servicios profesionales.  
 
Cuando el viajero no es empleado de la Institución, el área de compras debe en la 
medida de lo posible, brindar todo lo requerido (transporte, alojamiento, alimentación, 
etc.) de tal manera que el viajero no tenga que recibir dinero. 
 
11. Revisión y aprobación de liquidación: El auxiliar administrativo de compras entrega al 
Coordinador de Compras el cálculo del anticipo de gastos de viaje (viáticos), para que 
proceda a revisar y dar Visto Bueno. Una vez son revisados, el director administrativo 
procede a aprobar la liquidación realizada. 
 
12. Elaboración de Requisición en el software de la UAC: El auxiliar administrativo de 
compras registra la requisición en el sistema y adjunta los documentos que soportan los 
viáticos, posteriormente esta requisición debe ser aprobada por el superior del área 
designado para tal fin.  
 
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Nota 7. Este proceso se diferencia de la solicitud porque muestra los valores reales de 
los productos o servicios cotizados, 
  
13. Elaboración de Orden de Trabajo o Servicio: el auxiliar administrativo de compras 
elabora la orden de trabajo la cual debe ser aprobada por el Director Administrativo o el 
Vicerrector Administrativo y financiero de acuerdo con los niveles de aprobación 
establecidos para tal fin. 
 
14. Entrega de la solicitud de viaje y orden de trabajo a tesorería: el auxiliar 
administrativo de compras imprime la orden de trabajo a la cual le anexa la solicitud de 
viaje, la liquidación de viáticos y demás soportes y los radica en tesorería. 
 
Nota 8.  
- Tesorería realiza el pago de la orden de trabajo conforme a los lineamientos 
establecidos en el procedimiento de pagos a terceros.  
 
15. Informe de Viaje: Una vez finalizado el viaje, el viajero debe elaborar el Informe de 
Viaje, según lo indicado en el formato Informe de Movilidad (Entrante/Saliente). El 
superior inmediato del viajero revisa y da visto bueno al informe, teniendo en cuenta que 
es su responsabilidad velar por el cumplimiento de los objetivos del viaje. Para el caso 
de viajes nacionales, el informe original debe entregarse al superior inmediato. Para el 
caso de viajes internacionales, el informe original debe entregarse en la oficina de la 
ORI. Es necesario tener una copia de dicho informe, ya que el mismo se solicita como 
soporte para realizar la Legalización de gastos del viaje.  
 
Nota 9.  
- La ARL a la que se encuentran adscritos los empleados de la UAC, cubre accidentes 
desde el momento que sale de su lugar de permanencia hasta que regresa (a nivel 
nacional). Es indispensable que el viajero lleve los números telefónicos respectivos. 
Para viajes al exterior es necesario que el viajero informe a gestión humana, con 15 
días hábiles de anticipación, quien se encargará de tramitar la tarjeta de asistencia 
de viajero. 
 
16. Legalización viáticos: De acuerdo con el tratamiento contable que se le está dando a 
la liquidación de los viajes, la legalización del viaje requiere el diligenciamiento por parte 
del viajero del formato de legalización de anticipos, anexando los siguientes soportes: 
• Copia del Informe de viaje 
• Facturas de venta a nombre de la UAC por concepto de hospedaje, transporte 
intermunicipal y tiquetes aéreos, cuando estos no sean tramitados directamente por 
la UAC. 
• Original de consignación de saldos a favor de la universidad, cuando existan.  
 
Nota 10.  
- Para todos los casos las facturas deben estar expedidas a nombre de la Universidad 
Autónoma del Caribe, con Nit. 890.102.572-9, y deben entregarse en original y 
cumplir con los requisitos establecidos en el Artículo 617 del Estatuto Tributario.  
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La legalización de los gastos debe realizarse dentro de los cinco (5) días hábiles 
siguientes al viaje, presentando a contabilidad el formato Legalización de Anticipos 
debidamente diligenciado y los respectivos soportes.  
 
 
6. REFERENTES NORMATIVOS 
 
• Estatuto tributario – Articulo 617 
 
 
7. REGISTROS  
    
Código Nombre Tipo 
 
Nivel de 
Acceso 
Almacenamiento Responsable 
Tiempo de retención 
Archivo 
gestión 
Archivo 
central 
CS-BS-PR-02-02 
Solicitud de 
autorización de viaje 
y viáticos 
Físico Restringido 
Carpeta de 
solicitudes de viaje 
Auxiliar 
administrativa 
1 año 3 años 
GC-GI-PR-06-01 
Solicitud para 
Movilidad 
Internacional 
Físico Restringido 
Carpeta de 
solicitudes para 
movilidad 
internacional 
Asistente ORI 1 año 3 años 
GC-GI-PR-06-02 
Informe de movilidad 
(Entrante/Saliente) 
Físico Restringido 
Carpeta de 
solicitudes de viaje 
Asistente de 
contabilidad 
1 año 3 años 
GF-TS-PR-01-04  
Legalización de 
anticipos 
Físico Restringido Empaste 
Asistente 
administrativo 
de tesorería 
Permanente Permanente 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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ANEXO 1. 
Tabla Valores Base liquidación de Viáticos  
A continuación, se presentan los valores base para elaborar la liquidación de viáticos. 
 
1. Viajes Nacionales: Para las ciudades de Bogotá, Medellín, Cartagena, Santa Marta, Cali y 
Barranquilla, las tarifas base para liquidar los viáticos son las siguientes: 
 
Tabla A1. Aplica para profesionales, coordinadores, docentes y personal vinculado (estudiantes, 
asesores, invitados, conferencistas, etc.). 
Alimentación Hotel 
-Transporte 
Urbano 
* Taxis 
Aeropuerto 
Desayuno $ 15.000  
$ 220.000/ 
noche  $30.000/ día $ 30.000 c/u  
Almuerzo  $ 25.000  
Cena $ 25.000  
 
Tabla A2. Aplica para directores de unidades Académicas, decanos.  
Alimentación Hotel 
Transporte 
Urbano 
* Taxis 
Aeropuerto 
Desayuno $ 15.000  
$220.000/ 
noche  
$ 30.000 
/día  $ 30.000 c/u  
Almuerzo  $ 30.000  
Cena $ 30.000  
 
Tabla A3. Aplica para Rector, vicerrectores, Directores de Unidades Administrativas, secretario general. 
Alimentación Hotel 
Transporte 
Urbano 
* Taxis 
Aeropuerto 
Desayuno $ 25.000  
$360.000/ 
noche  
$ 40.000 
/día  $ 30.000 c/u  
Almuerzo  $ 40.000  
Cena $ 40.000  
 
 
Para viajes a Ocaña 
 
 
Tabla A4. Aplica para rector, vicerrectores, directores de unidades administrativas y académicas, 
decanos, , coordinadores, docentes y personal vinculado (estudiantes, asesores, invitados, 
conferencistas, etc.). 
Alimentación Hotel 
Transporte 
Urbano * Taxis Terminal 
Desayuno $ 15.000  
$ 100.000 
/ noche  $30.000/ día $25.000 c/u  
Almuerzo  $25.000  
Cena $ 25.000  
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Para el resto del país, las tarifas autorizadas son: 
 
Tabla B1. Aplica para profesionales, coordinadores, docentes y personal vinculado (estudiantes, 
asesores, invitados, conferencistas, etc.). 
Alimentación Hotel 
Taxis 
internos 
* Taxis 
Aeropuerto 
Desayuno $ 12.000  
$ 180.000 
/ noche  
$ 24.000/ 
día 
$25.000 c/u  Almuerzo  $ 25.000  
Cena $ 25.000  
 
Tabla B2. Aplica para directores de unidades académicas, decanos. 
Alimentación Hotel 
Taxis 
internos 
* Taxis 
Aeropuerto 
Desayuno $ 12.000  
$ 180.000 
/ noche  
$ 24.000/ 
día 
$ 25.000 c/u  Almuerzo  $ 30.000  
Cena $ 30.000  
 
Tabla B3. Aplica para rectores, vicerrectores, directores de unidades administrativas y secretario 
general. 
Alimentación Hotel 
Taxis 
internos 
* Taxis 
Aeropuerto 
Desayuno $ 15.000  
$ 310.000 
/ noche  
$ 30.000/ 
día 
$ 25.000 c/u  Almuerzo  $ 35.000  
Cena $ 35.000  
 
2. Viajes Internacionales. 
- Para viajes a Europa 
Tabla C1. Aplica para directores de unidades académicas, decanos, profesionales, coordinadores, 
docentes y personal vinculado (estudiantes, asesores, invitados, conferencistas, etc.). 
Alimentación Hotel 
Transporte 
diario 
* Taxis 
Aeropuerto 
Desayuno EUR 20 
EUR 260 EUR 40 EUR 60 c/u Almuerzo  EUR 30 
Cena EUR 30 
 
Tabla C2. Aplica para rector, vicerrectores, directores de unidades administrativas y secretario general. 
Alimentación Hotel 
Transporte 
diario 
* Taxis 
Aeropuerto 
Desayuno EUR 20 
EUR 310 EUR 40 EUR 60 c/u Almuerzo  EUR 40 
Cena EUR 40 
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- Para viajes a USA, Centro y Sur América, y otros países 
 
Tabla D1. Aplica para directores de unidades académicas, profesionales, coordinadores, docentes y 
personal vinculado (estudiantes, asesores, invitados, conferencistas, etc.). 
Alimentación Hotel 
Transporte 
diario 
* Taxis 
Aeropuerto 
Desayuno USD $15 
USD $ 220 USD $ 40 USD $ 60 c/u Almuerzo  USD $25 
Cena USD $25 
 
Tabla D2. Aplica para rector, vicerrectores, directores de unidades administrativas y secretario general. 
Alimentación Hotel 
Transporte 
diario 
* Taxis 
Aeropuerto 
Desayuno USD $20 
USD $ 260 USD $ 40 USD $ 60 c/u Almuerzo  USD $30 
Cena USD $30 
 
3. Para viajes Intermunicipales 
Los siguientes viáticos aplican al personal de empleados que presta sus servicios como conductores de 
la UAC, y que eventualmente deben realizar viajes a diferentes municipios del Atlántico, Santa Marta o 
Cartagena. 
 
- Dentro del Atlántico  
Alimentación Peajes 
Desayuno $6.000 
Según el valor real 
de cada uno 
*Refrigerio $4.000 
Almuerzo  $13.000  
Cena $13.000 
 
- Cartagena y Santa Marta 
Alimentación Peajes 
Desayuno $6.000 
Según el valor de 
cada uno 
*Refrigerio $4.000 
Almuerzo  $15.000  
Cena $15.000 
 
*Refrigerios: Suma que se otorga para el consumo de agua o líquidos durante la realización del 
transporte.