AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN AC-EX-IN-100 Versión 4 01/06/2020 Elaborado por: Coordinador (a) Centro de Conciliación Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador (a) de Planeación Estratégica y Mejoramiento La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN APLICACIÓN DEL CONOCIMIENTO AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN AC-EX-IN-100 Versión 4 01/06/2020 Elaborado por: Coordinador (a) Centro de Conciliación Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador (a) de Planeación Estratégica y Mejoramiento La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA 1. OBJETO Este instructivo establece los lineamientos necesarios para atender la Audiencia de Conciliación en el Centro de Conciliación adscrito al Consultorio Jurídico de la Universidad Autónoma del Caribe. 2. ALCANCE Aplica a las actividades relacionadas con la Audiencia de Conciliación. Inicia con la planeación de la audiencia hasta lograr el cierre de ésta. 3. RESPONSABLES Son responsables por el correcto desarrollo de este instructivo en cada una de sus fases: ✓ Estudiante Conciliador, por desarrollar la audiencia de conciliación teniendo en cuenta lo lineamientos establecidos en la Ley. 4. DEFINICIONES 4.1 Lectura del conflicto: Hace alusión a entender el conflicto y reconocer su naturaleza, incluyendo la identificación de las partes y sus pretensiones. 4.2 Valoración del acuerdo: Se refiere a que una vez las partes llegan a un acuerdo, el estudiante conciliador debe revisar si éste se ajusta a derecho y no viola los intereses de alguna de las partes. 5. DESARROLLO Nota transitoria: Teniendo en cuenta las medidas de distanciamiento social adoptadas y Atendiendo a lo establecido por el Decreto Legislativo 491 de 2020, con relación a la Emergencia Sanitaria decretada por el Gobierno Nacional para prevenir el contagio y propagación de la pandemia Covid-19, las audiencias de conciliación temporalmente, se desarrollarán de forma virtual, así como las actividades que acarrea el desarrollo del procedimiento conciliatorio. Las actividades descritas en el procedimiento se llevaran a cabo apoyados en los recursos digitales que tiene la institución. AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN AC-EX-IN-100 Versión 4 01/06/2020 Elaborado por: Coordinador (a) Centro de Conciliación Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador (a) de Planeación Estratégica y Mejoramiento La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA 5.1 DESCRIPCIÓN POR FASES 1. Etapa de asuntos no conciliables: El Centro recibe previamente la Solicitud de Conciliación y los anexos, la cual debe ser estudiada con anticipación, luego de su análisis; si el asunto es susceptible de conciliación se admite y se le fija fecha para audiencia, en caso contrario se le expide una constancia y se le remite los documentos aportados al Consultorio Jurídico para la debida devolución al usuario. No obstante, si lo que le falta a la solicitud son algunos datos o anexos, se le otorga un término prudencial para que la subsane. En aras de continuar el procedimiento, el Centro de Conciliación lleva a cabo un reparto objetivo e imparcial de la solicitud al estudiante conciliador que corresponda, a efectos de que él mismo se convierta en un verdadero orientador del proceso. Etapa de contacto: El estudiante conciliador asignado debe llegar quince (15) minutos antes de la hora programada para la audiencia. En el primer contacto del conciliador con las partes, debe presentarse, con el objeto de crear un clima de confianza y de relación entre las partes y el conciliador, identificado plenamente con su correspondiente documento de identidad. Cabe resaltar que el estudiante conciliador debe emplear un lenguaje adecuado, respetuoso, que invite a las partes al entendimiento para lograr un compromiso psicológico en la búsqueda de la solución al problema. 2. Etapa de contexto: El estudiante conciliador explica las reglas que caracterizan las Audiencias de Conciliación. Igualmente informa aspectos relevantes de la conciliación, ilustra sobre el objeto, definición, efectos, alcance, beneficios, consecuencias y límites de la conciliación, y comunica sobre el papel de los apoderados, si los hay. 3. Etapa de redefinición del conflicto: El estudiante conciliador reconoce la naturaleza del conflicto, realizando una lectura diferente del mismo e identificando percepciones e intereses en común, y escucha los argumentos de las partes. 4. Etapa interactiva: El estudiante conciliador favorece los elementos positivos de las propuestas, para construir una solución en conjunto. Discute las opciones de arreglo propuestas por las partes y formula diferentes alternativas atendiendo a los lineamientos jurídicos. Así mismo previene los posibles resultados. 5. Etapa de diseño del acuerdo u otro resultado: El estudiante conciliador concreta las opciones de solución generadas por las partes y establece las alternativas a seguir en caso de no acuerdo o inasistencia de las partes. AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN AC-EX-IN-100 Versión 4 01/06/2020 Elaborado por: Coordinador (a) Centro de Conciliación Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador (a) de Planeación Estratégica y Mejoramiento La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA 6. Etapa cierre: Por último, se hace reconocimiento del esfuerzo de las partes en la participación de la Audiencia y se informa sobre el tiempo de entrega de actas, constancias u otro documento. 6. REFERENTES NORMATIVOS − Norma Técnica Colombiana (NTC) 5906 − Reglamento Interno del Centro de Conciliación − Ley 640 de 2001, Decreto 1829 de 2013 y demás normas complementarias. − Decreto 1069 de 2015 − Decreto Legislativo 491 de 2020 7. REGISTROS Código Nombre Tipo Nivel de Acceso Almacenamiento Responsable Tiempo de retención Archivo gestión Archivo central AC-EX-IN-100- 01 Solicitud de audiencia de conciliación Físico Restringido Archivo del Centro de Conciliación Abogado del Centro de Conciliación 5 años >5 años AC-EX-PR- 100-04 Constancia no acuerdo Físico Restringido Archivo del Centro de Conciliación Estudiante Conciliador -Abogado del Centro de Conciliación 5 años >5 años AC-EX-PR- 102-03 Acta de conciliación Físico Restringido Archivo del Centro de Conciliación Estudiante Conciliador -Abogado del Centro de Conciliación 5 años >5 años AC-EX-PR- 100-08 Constancia de asuntos no conciliables Físico Restringido Archivo del Centro de Conciliación Estudiante Conciliador -Abogado del Centro de Conciliación 5 años >5 años