SELECCIÓN DEL CONCILIADOR AC-EX-IN-102 Versión 6 01/06/2020 Elaborado por: Coordinador (a) Centro de Conciliación Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador (a) de Planeación Estratégica y Mejoramiento La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE SELECCIÓN DEL CONCILIADOR APLICACIÓN DEL CONOCIMIENTO_ SELECCIÓN DEL CONCILIADOR AC-EX-IN-102 Versión 6 01/06/2020 Elaborado por: Coordinador (a) Centro de Conciliación Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador (a) de Planeación Estratégica y Mejoramiento La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA 1. OBJETO Establecer la metodología para la selección del Estudiante Conciliador en el Centro de Conciliación adscrito al Consultorio Jurídico de la Universidad Autónoma del Caribe. 2. ALCANCE Aplica para todas las actividades implicadas en la selección del estudiante Conciliador del Centro de Conciliación Adscrito al Consultorio Jurídico de la Universidad Autónoma del Caribe. Inicia con la etapa de inclusión y finaliza con la etapa de organización de conciliadores. 3. RESPONSABLES Son responsables por el correcto desarrollo de este instructivo en cada una de sus fases: ✓ Abogados, por presentar las hojas de vida de los estudiantes ante la Dirección y Coordinación del centro, para definir su ingreso. ✓ Coordinación, por seleccionar los estudiantes conciliadores teniendo en cuenta el cumplimiento de los requisitos establecidos. 4. DEFINICIONES 4.1 Conciliador: Es la persona que dentro de la conciliación posibilita la armonía o el acuerdo. 4.2 Conciliación: mecanismo de solución, a través del cual dos o más personas gestionan por sí misma la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral denominado conciliador. 5. DESARROLLO Nota transitoria: Teniendo en cuenta las medidas de distanciamiento social adoptadas y Atendiendo a lo establecido por el Decreto Legislativo 491 de 2020, con relación a la Emergencia Sanitaria decretada por el Gobierno Nacional para prevenir el contagio y propagación de la pandemia Covid-19, las audiencias de conciliación temporalmente, se desarrollarán de forma virtual, así como las actividades que acarrea el desarrollo del procedimiento conciliatorio. Las actividades descritas en el procedimiento se llevarán a cabo apoyados en los recursos digitales que tiene la institución. SELECCIÓN DEL CONCILIADOR AC-EX-IN-102 Versión 6 01/06/2020 Elaborado por: Coordinador (a) Centro de Conciliación Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador (a) de Planeación Estratégica y Mejoramiento La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA 5.1 DESCRIPCIÓN POR FASES 1. Etapa de Inclusión: Para ser incluido en la Lista de Conciliadores del Centro de Conciliación, los Estudiantes Conciliadores deben cumplir con los siguientes requisitos: − Ser estudiante vinculado al Consultorio Jurídico, siempre y cuando hayan cursado y aprobado la formación en Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos y Conciliación Extrajudicial en Derecho, exigida por el Ministerio de Justicia y del Derecho. − Acreditar el Diplomado de formación de conciliadores, realizado en una entidad avalada por el Ministerio de Justicia y del Derecho. − Haber solicitado su inscripción en el Centro de Conciliación, sustentado con la entrega de la Hoja de vida. (Formato hoja de vida) 2. Etapa de presentación y organización de los conciliadores: Verificado el lleno de los requisitos, se procede a la presentación del candidato ante la Dirección y Coordinación, quienes discrecionalmente deciden sobre la solicitud de inscripción. El Centro dispone de listados donde organiza a los Estudiantes Conciliadores inscritos, teniendo en cuenta la fecha de terminación de la capacitación en Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos, (formato lista de estudiantes conciliadores), los cuales son registrados por la Coordinación del Centro de Conciliación en el sistema que el Ministerio designe para tal fin. Nota 1: − Cuando el estudiante conciliador cumpla con el número de audiencias requeridas por el Ministerio será inactivado del sistema. − Las Listas conformadas por los Estudiantes Conciliadores en el Centro de Conciliación adscrito al Consultorio Jurídico de la Universidad Autónoma del Caribe, se actualizarán semestralmente. − En el caso de las Listas de Asesores, quienes son los Profesores de Tiempo Completo del Consultorio Jurídico, se actualizarán teniendo en cuenta las políticas de contratación de la Universidad. 3. Notificación al Estudiante Seleccionado: Una vez la Solicitud de Audiencia es revisada, el abogado encargado se comunica con el estudiante seleccionado y con la Dirección del Consultorio Jurídico para que asigne al Asesor que va a orientar al Estudiante y que asiste a la audiencia de conciliación. Esta actividad se debe realizar durante los tres (03) días siguientes a la fecha en que fue aceptada la Solicitud de Audiencia de Conciliación, con el propósito de que los Estudiantes Conciliadores tengan el tiempo suficiente de estudiar y preparar las fórmulas de arreglo para el caso. (Formato reparto de audiencia de conciliación). El Estudiante Conciliador durante el período de notificación debe acercarse al Centro de Conciliación para aceptar su designación como Conciliador, la cual queda debidamente SELECCIÓN DEL CONCILIADOR AC-EX-IN-102 Versión 6 01/06/2020 Elaborado por: Coordinador (a) Centro de Conciliación Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador (a) de Planeación Estratégica y Mejoramiento La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA sustentada con la firma del acta de posesión y notificación del conciliador, o bien puede rechazar la misma por estar impedido o incurrir en alguna causal de inhabilidad, situación que debe justificar. Mediante la suscripción de la referida Acta, el Estudiante Conciliador, manifiesta tácitamente que se encuentra exento de cualquier inhabilidad para participar dentro del Proceso Conciliatorio. Nota 2. En eventual caso que el Estudiante Conciliador por motivos de fuerza mayor o caso fortuito no se presente a la Audiencia paralelamente se escoge a partir de las indicaciones descritas en el presente instructivo un Estudiante Conciliador suplente. 6. REFERENTES NORMATIVOS − Norma Técnica Colombiana (NTC) 5906 3.2.5.12 hasta 3.2.5.12.2 − Decreto 1829 de 2013 − Reglamento Interno del Centro de Conciliación − Decreto 1069 de 2015 − Ley 640 de 2011 − Decreto Legislativo 491 de 2020 7. REGISTROS Código Nombre Tipo Nivel de Acceso Almacenamiento Responsable Tiempo de retención Archivo gestión Archivo central N.A Hoja de vida Físico Accesible al personal del centro de conciliación. Archivo del Centro de Conciliación Abogado del Centro de Conciliación 5 años >5 años AC-EX-IN- 101-02 Reparto de audiencias de conciliación Físico/Electrónico Restringido Archivo del Centro de Conciliación Coordinador del Centro de Conciliación 5 años >5 años AC-EX-IN- 102-01 Acta posesión y notificación del conciliador Físico Restringido Archivo del Centro de Conciliación Abogado del Centro de Conciliación 5 años >5 años AC-EX-IN- 102-02 Lista de estudiantes conciliadores Electrónico Restringido Computador Coordinación del Centro de Conciliación Coordinador del Centro de Conciliación 5 años >5 años