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ENVÍO DE CANJES DE REVISTAS 
INSTITUCIONALES 
AP-GB-PR-04 
Versión 10 
01/07/2022 
Elaborado por:  
Coordinador Administrativo 
Revisado por:  
Profesional en Sistema de 
Gestión 
Aprobado por:  
Director de Planeación 
       
 
  
 
 
 
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
ENVÍO DE CANJES DE REVISTAS 
INSTITUCIONALES 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
AMBIENTES INNOVADORES DE APRENDIZAJE 
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1. OBJETO 
 
Establecer las pautas para realizar canje de las revistas que edita la Universidad Autónoma del 
Caribe con el fin de hacer visibles estas publicaciones en otras instituciones. 
 
 
2. ALCANCE 
 
Aplica a todas las actividades realizadas para canjear a nivel nacional e internacional, las revistas 
que edita la Universidad. Este procedimiento inicia cuando se envía el enlace de la Revista 
Institucional y finaliza con la recepción de los acuses de recibo. 
 
 
3. RESPONSABLES 
 
Son responsables por el correcto desarrollo del procedimiento, en cada una de sus fases: 
 
- Decano, Coordinador administrativo de Biblioteca, Editor y grupo de apoyo de cada revista 
 
- Auxiliares Administrativos de Biblioteca, por revisar el listado de las Universidades y 
laborar los respectivos correos que se enviaran a las Instituciones con las que se tengan canjes. 
 
 
4. DEFINICIONES 
 
 
4.1. Revistas: Publicación científica periódica, con artículos sobre varias materias, o sobre 
varias especialidades. 
 
4.2. Biblioteca: Institución cuya finalidad consiste en la adquisición, organización 
conservación, estudio y difusión de libros y documentos. 
 
4.3. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. 
 
4.4. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales 
transforman elementos de entrada en resultados. 
 
4.5. Actividad: Conjunto de operaciones o tareas propias de una persona o entidad. 
 
4.6. Publicaciones Periódicas: Son todas las revistas, prensa, y demás artículos que circulan 
en un determinado tiempo. 
 
4.7. Programa: Un programa académico es la organización integral de objetivos, cursos, 
créditos, metodologías, evaluaciones y recursos didácticos en los cuales alumno y docente 
interactúan para la sistematización o creación de conocimientos dentro de un ambiente de 
respeto y autonomía. 
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4.8. Volumen: Libro u obra escrita que constituye un solo cuerpo, se refiere a la unidad física de 
una obra. División principal de una obra, la cual se distingue de otras divisiones de la misma obra 
para tener su propia portada inclusiva. 
 
 
5. DESARROLLO 
 
5.1 Descripción por fases 
 
1. Recibir el enlace de la Revista actualizada: el Auxiliar administrativo de biblioteca 
responsable de la hemeroteca recibe el correo electrónico con el número actual de la Revista 
Institucional. 
 
2. Elaborar Correo de remisión: el Auxiliar administrativo de biblioteca responsable de la 
Hemeroteca (con base en los listados de canje remitidos por los editores de las revistas) elabora 
el correo de remisión, en las cuales se describe el nombre de la publicación, el número de la 
edición y el área del conocimiento. Así mismo, se enviarán los correos electrónicos de las revistas 
a las personas sugeridas por el Editor. 
 
3. Recibir notificación de recibido: la Universidad, institución o persona que haya recibido la 
publicación, vía correo electrónico o certificado, envía acuse de recibo informando la llegada de 
las publicaciones. 
 
4. Remitir información al Editor de la revista: el Auxiliar administrativo de biblioteca de 
hemeroteca una vez compilados los acuses de recibo, remite esta información al editor de la 
revista. 
 
 
5. REFERENTES NORMATIVOS 
 
- Consejo Nacional De Acreditación CNA. 
- ISO 9001:2015 
 
 
6. ANEXOS 
 
Código Nombre Tipo 
Nivel de 
Acceso 
Almacenamiento Responsable 
Tiempo de retención 
Archivo 
gestión 
Archivo 
central 
N.A 
Correo de 
remisión  
Electrónico General Carpeta electrónica 
Auxiliar 
administrativo de 
la biblioteca 
  
 
N.A 
Correo 
electrónico al 
editor de 
la revista 
Electrónico Restringido Carpeta electrónica 
Auxiliar 
administrativo de 
la biblioteca