PROGRAMA GENERAL DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD FÍSICA AP-HI-PR-03 Versión 6 08/08/2023 Elaborado por: Coordinador operativo Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Director de Planeación La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE PROGRAMA GENERAL DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD FÍSICA AMBIENTES INNOVADORES DE APRENDIZAJE PROGRAMA GENERAL DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD FÍSICA AP-HI-PR-03 Versión 6 08/08/2023 Elaborado por: Coordinador operativo Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Director de Planeación La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA 1. OBJETO Establecer las diferentes estrategias, que conlleven a precautelar, custodiar, proteger de las instalaciones, equipos, funcionarios, profesores y estudiantes. Así como la programación de turnos de los auxiliares de control interno al servicio de la Universidad Autónoma Del Caribe. 2. ALCANCE Aplica a todas las actividades realizadas para la protección de la Comunidad Universitaria de la Universidad Autónoma del Caribe. Este procedimiento inicia con el diseño de la estrategia de seguridad y finaliza con la verificación de las condiciones de seguridad. Así mismo, para la programación de turno de los Auxiliares operativos. Este procedimiento inicia con el estudio de la programación y finaliza con la difusión. 3. RESPONSABLES Son responsables del correcto desarrollo de este procedimiento, en cada una de sus fases: • Coordinador Operativo, por establecer y revisar el cumplimento de las medidas para la protección general de la Universidad, por atender y dar la adecuada solución de las anomalías que pudieran presentarse en coordinación con la central de monitoreo del CCTV. Así como, por la planificación, elaboración y asignación de los puestos y turnos de acuerdo con las necesidades del servicio. • Supervisor Operativo, por acatar y revisar el cumplimiento de las medidas para la protección general de la Universidad establecidas por el Coordinador Operativo. • Auxiliares Operativos, por efectuar directamente el cumplimento de las medidas para la protección general de la Universidad, informar y atender las anomalías que pudieran presentarse, así como cumplir con la programación establecida de los turnos. 4. DEFINICIONES 4.1. Central de Monitoreo, CCTV o circuito cerrado de televisión: Es la instalación de equipos conectados que generan un circuito de imágenes que solo puede ser visto por un grupo autorizado de personas. Estas imágenes se personalizan para adaptarse a las necesidades de la institución bien sea orientadas a la seguridad, vigilancia o mejora del servicio. 4.2. Programa General de vigilancia y seguridad Física: Es una serie de actividades procedimentales enfocados a establecer las diferentes estrategias, que conlleven a precautelar, custodiar, proteger bienes, instalaciones y todos los miembros de la comunidad PROGRAMA GENERAL DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD FÍSICA AP-HI-PR-03 Versión 6 08/08/2023 Elaborado por: Coordinador operativo Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Director de Planeación La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA universitaria. Planificado, desarrollado y ejecutado por el área de seguridad física de la Universidad. 4.3. Programación de turnos de Auxiliares Operativos: Documento donde se especifica: - La ubicación de los auxiliares operativos por puestos de control (codificados). - Secuencia de turnos diarios (codificados). - Tipo de jornada. - Periodo de tiempo que abarca la jornada. - Duración máxima de la jornada. - Ciclos de programación periódicos de quince (15) días. 5. DESARROLLO 5.1. Descripción por fases - Programa general de vigilancia y seguridad física 1. Diseño de la estrategia de vigilancia y seguridad física: El Coordinador operativo establece las medidas de seguridad que deben seguirse para las instalaciones, equipos, y toda la comunidad de la Universidad, donde se incluye la programación de auxiliares operativos, la cual se lleva a cabo de acuerdo con lo descrito en el numeral 5.2 del presente procedimiento y se imparte las instrucciones a los supervisores y auxiliares operativos. 2. Monitoreo del CCTV: El coordinador operativo vigila el Centro de Monitoreo y las comunicaciones de radio del personal del grupo operativo. 3. Recorrido de verificación: El Supervisor visita los diferentes puestos de vigilancia ubicados en las diferentes instalaciones de la Universidad de acuerdo con la frecuencia establecida por el Coordinador Operativo, verificando las condiciones físicas y psicológicas de los auxiliares y verificando que todo se encuentre bien. 4. Recorrido interno: El auxiliar operativo recorredor, es el encargado de hacer presencia visitando las diferentes dependencias de la universidad. Procurando generar una sensación de seguridad al interior de la misma y verificar que no se presenten anomalías, detectando cualquier situación de riesgo, para informar al Coordinador Operativo y que este adopte las medidas tendientes a minimizar la probabilidad de ocurrencia. Todos los puestos fijos y servicios móviles (supervisor y recorredor), cuentan con un libro de minuta. En este se registran todas las novedades encontradas durante el turno, así mismo las consignas especiales. Si por algún motivo el auxiliar en el momento del recorrido no se encuentra en el puesto, se procede por parte del supervisor y/o auxiliar a realizar un informe del hecho, dirigido al Coordinador Operativo. 5. Entrega de turnos: Una vez se inicia o finaliza cada turno. Los auxiliares operativos, se entregan las novedades que transcurrieron durante el mismo. Estas novedades y consignas si se llegaran a presentar quedan registradas en el libro de minuta del puesto. El vigilante entrante revisa la minuta y una vez realizado el empalme con su compañero, registra en la minuta su PROGRAMA GENERAL DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD FÍSICA AP-HI-PR-03 Versión 6 08/08/2023 Elaborado por: Coordinador operativo Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Director de Planeación La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA RECIBIDO del puesto a conformidad. Si en caso de que, en el empalme se evidencie una novedad que no se registró en la minuta o no se informó. El auxiliar que recibe el puesto (entrante) debe informar al supervisor en turno del hecho. 6. Verificación de condiciones de seguridad: Los Auxiliares operativos, verifican las condiciones de Seguridad y reportan al jefe inmediato las novedades que se presenten en los puestos de control donde han sido asignados. 5.2. Descripción por fases - Programación de auxiliares operativos 1. Estudio de la programación: El Coordinador Operativo, estudia la programación de la quincena anterior teniendo en cuenta todas las necesidades de seguridad que son solicitadas e informadas al área, los eventos que se van a realizar en el periodo tanto internos como externos, la ubicación de los auxiliares operativos y los turnos que fueron asignados. Con el objetivo de realizar los cambios pertinentes, de acuerdo con las necesidades del servicio. Priorizando el cubrimiento de las actividades internas y externas que se desarrollan en las instalaciones de la Universidad. 2. Elaboración de la Programación: El Coordinador Operativo, elabora la programación de los turnos de los auxiliares, organizando turnos semanales de ocho horas diarias con un día de descanso por cada semana laborada. 3. Verificación y modificación: El Coordinador Operativo, revisa la programación de los turnos y de ser necesario realiza los ajustes a que haya lugar. 4. Difusión: El Coordinador Operativo, envía la programación de turnos a través del correo electrónico institucional a los miembros del equipo operativo. 6. REFERENTES NORMATIVOS - NTC-ISO 9001:2015 7. REGISTROS Código Nombre Tipo Nivel de Acceso Almacenamiento Responsable Tiempo de retención Archivo gestión Archivo central N.A. Programa general de vigilancia y seguridad Física Físico Restringido Carpeta de Programas de seguridad Coordinador Operativo de seguridad N.A. Programación de auxiliares operativos Físico General Carpeta programación Coordinador Operativo de seguridad 1 año Permanente