CONTROL DE SALIDA Y ENTRADA DE 
EQUIPOS A LA INSTITUCIÓN 
AP-HI-PR-05 
Versión 6 
15/11/2018 
Elaborado por: 
Coordinadora de 
Métodos y Procesos 
Revisado por: 
Profesional en Sistema de 
Gestión 
Aprobado por: 
Directora de Hábitat e 
Infraestructura 
 
La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. 
Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA 
 
 
 
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
CONTROL DE SALIDA Y ENTRADA DE EQUIPOS A LA 
INSTITUCIÓN 
 
 
 
 
 
                  
 
 
 
 
 
 
 
AMBIENTES INNOVADORES DE APRENDIZAJE 
 
 
 
 
 
 
 
 CONTROL DE SALIDA Y ENTRADA DE 
EQUIPOS A LA INSTITUCIÓN 
AP-HI-PR-05 
Versión 6 
15/11/2018 
Elaborado por: 
Coordinadora de 
Métodos y Procesos 
Revisado por: 
Profesional en Sistema de 
Gestión 
Aprobado por: 
Directora de Hábitat e 
Infraestructura 
 
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1. OBJETO 
 
Establecer la metodología utilizada por la Universidad Autónoma del Caribe para la solicitud de 
salida y entrada de equipos de la institución. 
 
 
2. ALCANCE 
 
Aplica a todas las actividades desarrolladas en la Universidad relacionadas con el procedimiento 
de Solicitud de salida y entrada de equipos. Este procedimiento empieza cuando el usuario 
diligencia el formato para tramitar la salida del equipo  y termina cuando el supervisor recoge los 
formatos para su archivo. 
 
 
3. RESPONSABLES 
 
Son responsables por el correcto desarrollo del proceso, en cada una de sus fases: 
 
- Usuario, por diligenciar el formato de salida de equipos. 
 
- Auxiliar de Seguridad, por revisar el formato verificando que la firma de quien solicita y autoriza 
la salida o entrada de los elementos sea la correspondiente de la unidad académica o 
administrativa. 
 
 
4. DEFINICIONES 
 
4.1. Usuario: Persona que efectúa la salida de los equipos. 
 
 
5. DESARROLLO 
 
5.1 DESCRIPCIÓN POR FASES 
 
1. Diligenciar formato de salida: El usuario diligencia el formato de control salida y entrada 
de equipos, en original y dos copias, el cual debe llevar el VoBo de su jefe inmediato, quien 
tiene registrada su firma en el Departamento de Seguridad como autoridad competente. 
 
2. Gestionar salida de equipos: El usuario y el Auxiliar de Seguridad realizan el control de 
salida de los equipos relacionados en el formato de salida, por medio de la revisión  física, 
verificando la cantidad y número serial de los equipos salientes relacionados en el formato; 
además, registra en la minuta de vigilancia  la persona que le está dando salida y  la hora de 
salida. 
 
 CONTROL DE SALIDA Y ENTRADA DE 
EQUIPOS A LA INSTITUCIÓN 
AP-HI-PR-05 
Versión 6 
15/11/2018 
Elaborado por: 
Coordinadora de 
Métodos y Procesos 
Revisado por: 
Profesional en Sistema de 
Gestión 
Aprobado por: 
Directora de Hábitat e 
Infraestructura 
 
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3. Dar salida a los equipos: Si todo esta de acuerdo se pasa a la siguiente actividad, si existe 
alguna no conformidad se impide la salida de los equipos y se comunica con el supervisor de 
turno ó con el Jefe de Seguridad. 
 
4. Realizar control de entrada: El usuario regresa los equipos a la Universidad, el Auxiliar de 
Seguridad realiza el control de entrada de los equipos por medio de la revisión  física, verificando 
la cantidad y número serial de los equipos entrantes relacionados en el formato; registrando la 
persona que los ingresa y la hora de entrada. Si todo esta correcto se pasa a la actividad 
siguiente, si existen incoherencias el vigilante impide la entrada de los equipos y se comunica 
con el supervisor de turno ó con el Jefe de Seguridad. 
 
Nota: El nombre de la persona que entra o da salida a los  equipos debe quedar registrado en el 
espacio de observaciones del formato. 
 
5. Archivar: El supervisor recoge los formatos diligenciados (con registro de entrada, salida y 
nombre de quién los sacó y regresó los equipos) en cada una de las puertas, con el fin de 
organizar el respectivo archivo. 
 
 
6. REFERENTES NORMATIVOS  
 
- Decreto Superintendecia de Vigilancia y seguridad privada 2535 y 356 
 
- NTC-ISO 9001:2015 
 
 
7. REGISTROS 
 
 
 
Código Nombre Tipo 
Nivel de 
Acceso 
Almacenamiento Responsable 
Tiempo de retención 
Archivo 
gestión 
Archivo 
central 
AP-HI-PR-05-
01 
Control de salida y 
entrada de equipos 
Físico General Carpeta salidas 
Jefe de 
Seguridad 
Permanente  
N.A 
Minuta de 
vigilancia 
 
Físico General Carpeta salidas 
Jefe de 
Seguridad 
Permanente