La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS SG-EI-PR-01 Versión 15 22/03/2023 Elaborado por: Director de Planeación Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Consejo Superior UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS SEGUIMIENTO Y CONTROL La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS SG-EI-PR-01 Versión 15 22/03/2023 Elaborado por: Director de Planeación Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Consejo Superior 1. OBJETO Establecer la metodología y los criterios que garanticen el adecuado control de la documentación, así como los parámetros para controlar, identificar, almacenar, recuperar, conservar y disponer los registros que se generen como evidencia del desarrollo de los procesos que integran del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Autónoma del Caribe. 2. ALCANCE Aplica a toda la documentación que forme parte del Sistema de Gestión de Calidad asegurando identificación, actualización y control, tanto para documentos de origen interno como externo. De igual forma a los registros que se generen en todos los procesos que integran el Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad Autónoma del Caribe 3. RESPONSABLES Son responsables por el control de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad: ✓ Líderes de Componentes, por velar por la utilización, actualización y mantenimiento de la documentación de un componente; por asegurar la identificación, almacenamiento, legibilidad y protección de los registros que respaldan las actividades de su componente. ✓ Líderes de proceso, por la utilización, actualización y mantenimiento de la documentación del proceso que lidera, y por asegurar la identificación, almacenamiento, legibilidad y protección de los registros que respaldan las actividades de su proceso. Definir el tiempo de retención de sus registros. ✓ Profesional en Sistema de Gestión, por la administración y control de documentos de los procesos del SGC y por la revisión de las propuestas de creación/modificación o eliminación de documentos, así como de notificar al líder del proceso correspondiente de los ajustes realizados a la documentación del proceso correspondiente. ✓ Profesional de Planeación Estratégica, por la revisión de las propuestas de creación/modificación o eliminación de documentos. ✓ Director de Planeación, por supervisar la documentación del SGC, en lo referente al control de cambios, vigencias de documentos y publicación. Por dar concepto de aprobación a las modificaciones de la documentación del SGC conforme lo establecido en el presente La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS SG-EI-PR-01 Versión 15 22/03/2023 Elaborado por: Director de Planeación Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Consejo Superior procedimiento. ✓ Representante de la Alta Dirección, por dar concepto de aprobación a las modificaciones documentales remitidas por la Dirección de Planeación. ✓ Comité Institucional de Aseguramiento de la Calidad, por dar concepto de aprobación de la nueva documentación de los procesos que hacen parte del Sistema de Gestión dada por una actualización de la reglamentación institucional. ✓ Consejo Administrativo y Financiero, por dar concepto de aprobación a la creación o modificación de documentos asociados con procesos contractuales, de compras, jurídicos, presupuestales o aquellos en dónde se contraviene o se puede contravenir un lineamiento/ directriz institucional mayor. ✓ Consejo Superior, por ser informado de las creaciones, modificaciones y eliminaciones de documentos del sistema de gestión institucional. 4. DEFINICIONES 4.1. Documento: Información y su medio de soporte. 4.2. Listado maestro de documentos: Documento en forma de lista donde se compila el nombre y código de todos los documentos que integran el Sistema de Gestión de Calidad. 4.3. Documento interno: Documento elaborado por alguno de los procesos de la Universidad. 4.4. Documento externo: Todos los documentos que no han sido elaborados por la Universidad y que son necesarios para la prestación de los servicios. Ejemplos: Leyes, Decretos, Normatividad del ICFES, entre otros. 4.5. Documento obsoleto: Documento que perdió vigencia porque ha sido reemplazado por una nueva versión. 4.6. Registros: Son aquellas evidencias que se generan al interior de la Universidad y se deben identificar plenamente mediante el uso del formato correspondiente. 4.7. Formato: Documentos que tienen el objetivo de estandarizar la presentación y contenido de alguna información. El formato diligenciado es un registro. La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS SG-EI-PR-01 Versión 15 22/03/2023 Elaborado por: Director de Planeación Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Consejo Superior 4.8. Política: orientación documentada que la Universidad desea alcanzar. 4.9. Retención: Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión. 4.10. Archivo de Gestión: El archivo de gestión se refiere al manejo, disposición y organización, física, tecnológica y conceptual de la documentación en trámite, en las dependencias de la Universidad, en desarrollo de sus funciones, y que se encuentran sometidos a un continuo flujo, uso y consulta por parte de los usuarios internos y externos, por lo cual esta documentación tiene valor inmediato. 4.11. Disposición final. Se refiere al momento en que los archivos de Gestión son transferidos al archivo central. 4.12. Archivo Central: Se conforma con los documentos transferidos de los archivos de gestión por las dependencias de la Universidad. Estos documentos siguen siendo objeto de consulta por las dependencias y a través de ellas por la comunidad general. 4.13. Componente: hace referencia a los subprocesos que hacen parte de un proceso, los componentes pueden estar conformado por uno o más líderes de unidades administrativas que velan por la utilización, actualización y mantenimiento de la documentación de un componente y la implementación de la misma en sus áreas. Se entenderá como líder de componente al líder de la unidad administrativa que conforma el componente, en los casos que existen más de un líder de la unidad administrativa estos tendrán las mismas responsables del líder de componente. 5. DESARROLLO 5.1. DESCRIPCIÓN POR FASES (CONTROL DE DOCUMENTOS) 1. Detección de la necesidad: Los líderes de procesos identifican la necesidad de creación, modificación y/o eliminación de un documento para determinado proceso, procedimiento o actividad rutinaria. Esta elaboración consiste en: - Recolectar la información necesaria para la descripción del documento. - Utilizar el Manual Guía para la Elaboración y Presentación de documentos, para la generación de un primer borrador. El líder del proceso junto con las personas involucradas en la creación, modificación y/o eliminación del documento, efectúan una revisión sobre el material creado tanto en su descripción como en su presentación. La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS SG-EI-PR-01 Versión 15 22/03/2023 Elaborado por: Director de Planeación Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Consejo Superior Nota 1. - Esta actividad puede iniciar con la identificación de la necesidad por parte del Líder de componente o por alguno de los líderes de las unidades administrativas que conforman el proceso, en cuyo caso, este notificará al líder de proceso. - En caso de considerarse necesario el líder de proceso o líder de componente/Líder de unidad administrativa podrá solicitar a la Dirección de planeación una versión borrador editable del documento para trabajar en la modificación. En cuyo caso se eliminarán los rótulos de versión y fecha de aprobación y se le colocará marca de agua: “Documento en Revisión”. 2. Solicitud de Ajuste: El líder de Proceso o líder de componente solicita formalmente a la Dirección de Planeación, la creación, modificación y/o eliminación de documentación, diligenciando el formato de Solicitud Ajuste a la Documentación, y anexa el borrador generado y revisado del documento. Envía esta solicitud por medio del Servicio de Atención Virtual- SAV al Profesional de Sistema de Gestión, de ser necesario se envían los documentos al correo electrónico designado para tal fin cuando los documentos superen la capacidad máxima del aplicativo SAV. Nota 2. - Las solicitudes pueden ser asignadas al Profesional de Planeación Estratégica de acuerdo con el volumen de solicitudes recibidas y disponibilidad del recurso humano. Para tal efecto se debe utilizar la opción reenviar del SAV- Servicio de Atención Virtual. 2.1 Referente a los roles autorizados para solicitar ajustes documentales Los roles que pueden solicitar ajustes a la documentación del sistema de gestión de calidad se describen en la tabla 1. Roles autorizados para efectuar ajustes documentales Tabla 1. Roles autorizados para solicitar ajustes documentales ROL/ CARGOS DESCRIPCIÓN DE LA AUTORIZACIÓN Líder del Proceso Está facultado para solicitar ajustes de toda la Documentación del proceso que lidera Líder de Componente Está facultado para solicitar ajustes de toda la Documentación del componente que lidera Representante de la Alta Dirección Está facultado para solicitar solicitudes de ajuste a la documentación de cualquiera de los procesos del SGC y realizar solicitudes en los casos que los cambios que se proponen sea producto de la creación o actualización de una normatividad institucional tanto interna como externa. La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS SG-EI-PR-01 Versión 15 22/03/2023 Elaborado por: Director de Planeación Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Consejo Superior Dirección de Planeación Está facultado para realizar ajustes documentales, sin generar la solicitud, pero radicándolas en el control de documentos, en toda la documentación del sistema de gestión de calidad en los casos de cambios de forma, redacción, cambios del SGC como: cambio de mapa de procesos, cambio en la codificación para el control de documentos, reagrupaciones de documentos, cambio de imagen institucional, entre otros. Director del Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación Está facultado para adelantar actividades de identificación y solicitud de ajustes a la documentación del centro de conciliación. Nota 3. - Las solicitudes realizadas por los Líderes de componente deben tener como seguidor de la misma al líder de proceso. - Las solicitudes de ajuste realizadas por el representante de la alta dirección no eximen la responsabilidad de los líderes de proceso o de componente de velar por la actualización de los documentos del proceso. Así mismo, el representante de la alta dirección informa al Líder del proceso y/o líder de unidad administrativa de la realización de la solicitud. - La solicitud de ajuste se recibe efectivamente cuando sean cargados los documentos por el Servicio de Atención Virtual - SAV o enviados por correo electrónico en los casos de documentación masiva en la solicitud. - Los cambios de forma, redacción, se registran con número de solicitud igual a cero (0) en el formato de Control de documentos. - Los ajustes documentales en el periodo de auditoría se llevarán a cabo máximo 15 días hábiles antes de la fecha de la auditoria del proceso; es decir que las solicitudes recibidas en ese periodo se llevaran a cabo posteriormente a la auditoría del proceso solicitante. Las excepciones deben ser aprobadas por la Dirección de Planeación y notificadas al auditor líder del proceso. - Los líderes de componentes o líderes de proceso podrán solicitar por medio de Servicio de atención Virtual, marcar la documentación publicada con la marca de agua “Documento en revisión”, en los casos que se identifique documentación que requiere ser actualizada y el proceso de ajuste este en curso. Este estado de la documentación podrá estar por un periodo máximo de 3 meses calendario. Sí transcurrido este lapso no se efectúa la solicitud de ajuste documental, se debe eliminar el rotulo de documento en revisión. 3. Revisión del documento: El Profesional de Sistema de Gestión o el Profesional de Planeación Estratégica revisa el material recibido y de ser necesario se pone en contacto con el líder de proceso, para generar observaciones y/o correcciones sobre la solicitud. Esta revisión se realiza en un tiempo máximo de cinco (8) días hábiles. La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS SG-EI-PR-01 Versión 15 22/03/2023 Elaborado por: Director de Planeación Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Consejo Superior Nota 4. - Para los casos en que la revisión de la documentación en una misma solicitud sea de más de 5 documentos, los tiempos de revisión pueden extenderse hasta un día (1) hábil por cada documento adicional. - Para los casos que los cambios efectuados en la revisión de documentos sean relevantes y de gran impacto para el proceso, se pueden remitir mediante correo electrónico al líder del proceso, para que valide los documentos con los ajustes generados. - En caso de requerirse este paso puede realizarse por el Director de Planeación, en cuyo caso la aprobación será responsabilidad del representante por la Alta Dirección. 4. Aprobación del documento: Una vez se revisen todos los detalles, el documento es remitido al Director de Planeación quien determina el responsable de la revisión de acuerdo a los siguientes criterios: Tabla 2. Esquema de concepto de aprobación de documentos SGC. Nota 5. - Si se cuenta con documentación para aprobación por parte del Consejo Administrativo y Financiero o Comité Institucional de Aseguramiento de la Calidad, El Director de Planeación debe incluirlo en el orden del día de la reunión. TIPO DE APROBACIÓN APROBACIONES POR CONSEJO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO APROBACIONES POR COMITÉ INSTITUCIONAL DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD APROBACIONES POR LA DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN APROBACIONES POR EL REPRESENTANTE Solicitud de creación o modificación de documentos asociados con procesos contractuales, de compras, jurídicos, presupuestales o aquellos en dónde se contraviene o se puede contravenir un lineamiento/ directriz institucional mayor X Solicitud de creación de documentos dada por una actualización de la reglamentación institucional X Solicitud de modificación y/o eliminación de documentos X Solicitud de modificación y/o eliminación de documentos (proceso donde el líder sea el Director de Planeación) X Modificación de documentos por cambio de reglamentación interna y/o externa (caracterizaciones de proceso, caracterizaciones de indicadores, matriz de comunicaciones, especificaciones del servicio, responsables en documentos por cambio de estructura) X La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS SG-EI-PR-01 Versión 15 22/03/2023 Elaborado por: Director de Planeación Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Consejo Superior - Los ajustes documentales deben ser socializados de manera semestral ante el Consejo Superior, siendo estas presentadas por la rectoría o quién él disponga. - Para efectos de control documental las aprobaciones realizadas por los consejo o comité serán referenciadas en los documentos (Caracterizaciones, Especificaciones del Servicio, Matrices de comunicación, Manuales, Procedimientos e Instructivos), en el apartado “Aprobado” señalando al Consejo Superior, Consejo Administrativo y Financiero o Comité Institucional de aseguramiento de la Calidad como responsable. - En caso de que el órgano indicado no apruebe o tenga observaciones sobre la Solicitud de creación o modificación de algún documento, la Dirección de Planeación remitirá las observaciones o justificaciones de la respuesta a la solicitud para que el líder del proceso tome las acciones pertinentes, así mismo, el Profesional en Sistema de Gestión debe actualizar el estado de la solicitud en el Sistema de Atención Virtual – SAV. - Para los casos en que la solicitud sea atendida por la Dirección de Planeación o el Representante por la Alta Dirección y la Solicitud no sea aprobada o se tengan observaciones sobre la Solicitud de modificación o eliminación de algún documento, se remitirá las observaciones o justificaciones de la respuesta a la solicitud mediante el Sistema de Atención Virtual – SAV y por correo electrónico, para que el líder del proceso tome las acciones pertinentes. - La documentación presentada al Consejo Superior para su aprobación será aquella que, por sus características administrativas y financieras, el Comité institucional de aseguramiento de la calidad y el Consejo Administrativo y Financiero consideran pertinente sean revisadas y aprobadas por el máximo órgano de gobierno. 5. Publicación: El Profesional de Sistema de Gestión a partir de la aprobación del documento, atiende las siguientes actividades: - Incorporar en la documentación vigente, el documento aprobado, con la nueva versión, copia magnético y fecha. Así mismo en caso de que la aprobación corresponda a un documento nuevo se asigna el código correspondiente. - Actualizar el Listado maestro de documentos y registros y cuadro de Control de documentos. - Cargar el documento que debe ser creado/actualizado y publicado en la intranet, conocida como el punto de consulta para la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad. - Socializar, vía e-mail, los cambios en la documentación a los solicitantes para que inicien su aplicación y consulta del mismo en la intranet. La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS SG-EI-PR-01 Versión 15 22/03/2023 Elaborado por: Director de Planeación Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Consejo Superior - Integrar las referencias en los documentos tales como: caracterizaciones u otros procedimientos cuando sea el caso. 6. Difusión: El líder de proceso se encarga de implementar los mecanismos para darle utilidad a la creación o modificación de sus actividades, ya aprobada en los documentos del Sistema de Gestión. Para ello utiliza correo electrónico, correspondencia interna, inducción y/o explicaciones del nuevo trámite documentado. Los líderes de componentes se encargan de socializar a sus equipos de trabajos los ajustes documentales correspondientes, velando por la implementación de los mismos. Nota 6. - Las solicitudes realizadas por el representante de la alta dirección deben ser socializadas por el líder de proceso o líder de la unidad administrativa a las partes interesadas correspondiente, previa notificación de la publicación de los cambios por parte del representante de la alta dirección. 7. Historial de versiones: El historial de versiones es llevado por el Profesional de Sistema de Gestión, en la herramienta denominada control de documentos. La documentación reconocida como vigente en el Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Autónoma del Caribe, es la que se encuentra disponible en la INTRANET institucional. Este último es el medio utilizado para la disponibilidad, distribución y control de acceso a la documentación, por parte de los miembros de la comunidad universitaria, con acceso al portal institucional. Las copias impresas (físicas) de documentación son consideradas copias no controladas por el Sistema de Gestión, lo que significa que es responsabilidad de todos los usuarios de la documentación, remitirse al portal institucional. 5.2. DESCRIPCIÓN POR FASES (CONTROL DE REGISTROS) 1. Generación de formato: el líder de proceso o líder de unidad administrativa diseña y elabora los formatos de acuerdo con los requerimientos de cada procedimiento, considerando que estos documentos van a ser los registros que muestren evidencia objetiva de cómo se lleva a cabo un trabajo en cada uno de los procesos que conforma el sistema de gestión de calidad. Para el diseño del formato se debe determinar con exactitud, la información que se requiere, es decir no deben incluirse campos cuya información no se necesite ya que ninguno de los ítems debería quedar sin diligenciar. La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS SG-EI-PR-01 Versión 15 22/03/2023 Elaborado por: Director de Planeación Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Consejo Superior Para llevar a cabo la creación o cualquier modificación al formato, el líder de proceso sigue las fases descritas en el apartado de control de documentos, que describe este proceso. Nota 7. - Los registros que expida la Universidad a nivel externo y en especial aquellos que requieran la firma de la rectoría deben tener debajo de la firma los campos: Elaborado, Revisado y la firma de cada uno de estos responsables y serán controlados por la Secretaría General a través del Proceso de Gestión Documental. 2. Diligenciar registros: Los responsables de los diferentes registros generados durante el desarrollo de las actividades del Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad diligencian los mismos (sin tachones ni enmendaduras, en los casos en los que los registros corresponden a soportes físicos) de acuerdo con los requerimientos, solicitudes y necesidades de la prestación del servicio. 3. Almacenar registros: Los responsables de los registros almacenan los mismos en el archivo de gestión de acuerdo con sus características en la forma descrita en la tabla Control de Registros para cada uno en los procedimientos. Código Nombre Tipo Nivel de Acceso Almacenamiento Responsable Tiempo de retención Archivo gestión Archivo central Figura 1. Tabla de Control de Registros En donde: Código: Es el código asignado al registro, de acuerdo con los parámetros establecidos en el Manual Guía para la elaboración y presentación de documentos. Nombre: Nombre del registro o formato. Tipo: Los registros según su tipo presentan la siguiente clasificación: - Físicos: son aquellos cuyo registro y evidencia queda en copia dura, por ejemplo: Actas, informes, memorandos, circulares, acuerdos, formatos diligenciados, etc. - Electrónicos/digitales: son aquellos cuyo registro y evidencia queda consignada en una base de datos, aplicativo, archivos en medios electrónicos, correos electrónicos, etc. La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS SG-EI-PR-01 Versión 15 22/03/2023 Elaborado por: Director de Planeación Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Consejo Superior Nivel Acceso: Dada la naturaleza de los diferentes tipos de información que se manejan al interior del Sistema de Gestión de Calidad se han definido tres niveles de acceso a los documentos del Sistema, sean: - Confidencial: Documentos y registros que solo están a disposición del proceso que los genera y de las directivas de la institución. - Restringido: Documentos y registros que están a disposición del personal autorizado en cada proceso. - General: Documentos y registros que están a disposición de todo el personal de la universidad. Almacenamiento: son las condiciones que permiten mantener en buen estado los registros de calidad. Para los archivos en medio físico se diligencia el nombre de la carpeta o unidad de almacenamiento, y ubicación locativa, en donde se almacenan los registros. Para los archivos electrónicos se diligencia la ruta de acceso electrónico a los registros. Responsable: Cargo responsable del almacenamiento del registro en el Archivo de Gestión y de preparar la transferencia al Archivo Central. Tiempo de retención en archivo de gestión: Tiempo de permanencia de los registros en el lugar de trabajo. Tiempo de retención en archivo de central: Es el tiempo que los registros del Sistema de Gestión de Calidad deben permanecer en el archivo central. En cada procedimiento se encontrará la tabla de control de registros (ver figura 1) donde se relacionan los registros que se originan del correspondiente procedimiento. 4. Analizar registros: Los responsables de proceso, auditores internos y demás interesados de acuerdo con el nivel de acceso que tengan sobre la información del sistema, estudian los registros para generar y hacer seguimiento a las acciones correctivas, preventivas y de mejora que hubiera lugar. 5. Trasladar registros a archivo central: Una vez los registros han cumplido su tiempo de retención especificado, el responsable de cada unidad del proceso, informa al Líder del proceso de gestión Documental, quien dará las directrices para el resguardo de los archivos inactivos o el traslado al archivo central de la institución, en dicho lugar se siguen las normas establecidas para la disposición final de los documentos. La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS SG-EI-PR-01 Versión 15 22/03/2023 Elaborado por: Director de Planeación Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Consejo Superior 6. REFERENTES NORMATIVOS - Norma ISO 9001:2015 7. CONTROL DE REGISTROS Código Nombre Tipo Nivel de Acceso Almacenamiento Responsable Tiempo de retención Archivo gestión Archivo central SG-EI-PR- 01-01 Solicitud de ajustes a la documentación Físico / Electrónico General Carpeta de solicitudes/ D:/SGC_Compartida Profesional de Sistema de Gestión Permanente SG-EI-PR- 01-02 Control de documentos Electrónico Restringido D:/SGC_Compartida Profesional de Sistema de Gestión Permanente SG-EI-PR- 01-03 Listado maestro de documentación y registros Electrónico Restringido D:/SGC_Compartida Profesional de Sistema de Gestión Permanente La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS SG-EI-PR-01 Versión 15 22/03/2023 Elaborado por: Director de Planeación Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Consejo Superior ANEXO 1. TABLA DE APROBACIONES POR COMPONENTES PROCESO Líder de Proceso Componentes Líderes de componentes Análisis Y Aprendizaje Institucional Director de Planeación Mejora Continua Director de Planeación Gestión Del Riesgo Director de Planeación Sistema De Información Director de Tecnología de la Información Coordinador de presupuesto y analítica institucional Direccionamiento Y Gobierno Institucional Rector/ Representante por la dirección Planeación Director de Planeación Sostenibilidad Director Financiero Prestigio Y Visibilidad Institucional Director de Comunicaciones Seguimiento Y Control Director de Planeación Evaluación Institucional Director de Planeación Evaluación De Programas Dirección de procesos Académicos Auditorias Director de Planeación Jefe de Control Interno Formación Secretario General Gestión del estudiante Secretario General Director de Bienestar Institucional Director Financiero Director de Procesos Académicos Coordinador de Permanencia Académica Gestión del Capital Humano Director de Talento Humano Director de Procesos Académicos Gestión Egresados Coordinador de Egresados Generación De Conocimiento Vicerrector Académico Gestión Curricular Dirección de Procesos Académicos Gestión Investigación Dirección de Investigación y Transferencia Gestión Internacionalización Director de Relaciones Interinstitucionales Aplicación Del Conocimiento Vicerrector Académico Transferencia Dirección de Investigación y Transferencia Extensión Dirección de Extensión y Proyección Social Director consultorio jurídico y centro de conciliación Proyección Social Dirección de Extensión y Proyección Social Ambiente Innovadores Para El Aprendizaje Director Administrativo Gestión Hábitat e Infraestructura Director Administrativo Gestión tecnológica y virtual Director Tecnologías de la información Vicerrector Académico Gestión Biblioteca Director de Biblioteca Laboratorios Vicerrector Académico Gestión De Adquisición De Bienes Y Contratación De Servicios Director Administrativo Bienes y Servicios Coordinador de compras Gestión Financiera Vicerrector Administrativo y Financiero Contabilidad Director Financiero Tesorería Director Financiero Cartera Director Financiero Marketing Director Financiero Gestión Jurídica Director Jurídico Asesorías Director Jurídico Actuaciones Administrativas Director Jurídico Gestión Documental Secretario General Programa de Gestión Documental Coordinador de Gestión Documental y Atención a la comunidad universitaria