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1. OBJETO 
 
Establecer y especificar, de forma detallada, una guía y estructura metodológica que sirva como 
parámetro para llevar a cabo la elaboración, redacción, presentación y codificación de los documentos 
que componen cada uno de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad 
Autónoma del Caribe. 
 
 
2. DEFINICIONES 
 
No aplica 
 
 
3. CONTENIDO GENERALIDADES 
El Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Autónoma del Caribe, cuenta con una base 
documental integrada por diez (10) tipos de documentos, establecidos de acuerdo a las necesidades 
de los procesos, exigencia en detalles y nivel de descripción. Estos tipos de documentos son: 
 
a. Manual de Calidad: documento que describe de forma general el Sistema de Gestión de Calidad 
de la Universidad, su funcionamiento y estructura. 
 
b. Caracterización de proceso: documento que contiene la descripción general de cada proceso, 
especificando su objetivo, responsable, proveedores, entradas, salidas y clientes. Además, hace 
una referencia a condiciones reglamentarias, de infraestructura y de recursos humanos 
necesarios para su gestión. 
 
c. Matriz de Comunicaciones: documento que complementa la caracterización de proceso 
detallando la interacción del proceso descrito con los demás procesos e instancias de la 
Universidad. 
 
d. Caracterización de Indicador de Gestión: documento que contiene la descripción de los 
indicadores de gestión que se deben utilizar en cada proceso para medir los resultados en la 
prestación del servicio y gestión del mismo. 
 
e. Especificación de Servicio: documento que contiene la descripción de los servicios identificados 
en el proceso, detallando los compromisos, responsabilidades y comportamiento de calidad del 
proceso frente a la prestación del servicio. 
 
f. Procedimiento: documento que describe el detalle paso a paso de una actividad dentro de un 
proceso. 
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g. Formato: es una forma o estándar para el comunicar de información entre procesos. 
 
h. Instructivo: documento similar al procedimiento, pero que hace referencia a pasos técnicos u 
operativos dentro de una misma actividad. 
 
i. Manual Guía: documento que describe un marco de acción para el desarrollo un tipo específico 
de actividades dentro del Sistema de Gestión de Calidad. 
 
j. Política: documento que contiene directrices y lineamientos específicos de un área o tema en 
particular, los cuales son aprobados por la alta dirección. 
 
 
4. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS 
 
Para la descripción de cada uno de estos tipos se deben considerar las siguientes reglas: 
 
• Los documentos relacionados se elaboran con letra tipo Arial tamaño 11, tamaño carta u oficio y 
con orientación vertical u horizontal, según los requerimientos o necesidades específicos de cada 
documento y descripción; la excepción de los tamaños de letra se presenta en los documentos: 
formato, caracterización de proceso, caracterización de indicadores, Matriz de comunicación y 
especificación de servicio, cuyo tamaño de letra se ajustará al documento y su visualización. 
 
• El texto debe ser redactado en idioma español de forma clara, precisa y sencilla. 
 
• Los documentos se deben redactar en tiempo presente indicativo. 
 
• Se permite el uso de abreviaturas siempre y cuando su lectura no se preste a doble interpretación 
por parte de los usuarios. 
 
• El interlineado se trabaja en espacio sencillo. 
 
• Las tablas en el contenido deben enumerarse e identificarse con un título en negrita y tamaño de 
la letra 10, en su parte superior. 
 
• Las gráficas y figuras deben enumerarse e identificarse con un título en negrita y tamaño de la 
letra 10, en su parte inferior. 
 
• Los títulos de primer y segundo nivel van en negrilla y mayúscula fija. Los títulos de niveles 
inferiores van en negrilla y con minúscula. 
 
• Se utiliza igualmente viñetas en los documentos cuando estos lo requieran. 
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4.1 ESTRUCTURAS DE LOS DOCUMENTOS 
 
4.1.1 ENCABEZADO 
 
En la parte superior de todas las hojas de cada documento, se halla definida un área para describir y 
rotular el documento. De acuerdo con el tipo de documento se definen los siguientes encabezados: 
 
Encabezado 1 
Utilizado en: Manual de calidad, Procedimientos, Manual Guía, Instructivos. 
 
Tabla 1. Tipo de encabezado  
 
E 1.1 
E 1.2 
E 1.3 
E 1.4 
E 1.5 E 1.6 E 1.7 
 
 
E 1.1: Nombre del documento                                   E 1.6: Cargo de quien revisó el documento ** 
E 1.2: Código del documento                                     E 1.7: Cargo de quien aprobó el documento 
E 1.3: Versión del documento  
E 1.4: Fecha de aprobación 
E 1.5: Cargo de quien elaboró el documento 
E 1.7: Cargo de quien aprobó el documento 
 
 
** Nota: Todos los procedimientos deben ser revisados por la Dirección de Planeación a través 
de las personas que integran el equipo de trabajo. De igual manera, deben ser revisados por las 
personas que el líder de cada proceso delegue para tal función. 
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Encabezado 2 
Utilizado en: Matriz de comunicaciones, Especificación de servicios, Caracterización de 
Indicadores, Caracterización de proceso. 
 
Tabla 2. Tipo de encabezado  
 
E 2.1 
E 2.2 
E 2.3 
E 2.4 
E 2.5 
 
E 2.1: Tipo de documento E 2.4: Versión del documento 
E 2.2: Proceso al que pertenece el documento E 2.5: Fecha de aprobación 
E 2.3: Código del documento 
 
Encabezado 3 
Utilizado en: Formatos 
 
Tabla 3. Tipo de encabezado 
 
E 2.6 
E 2.7 
E 2.8 
E 2.9 
 
E 2.6: Nombre del formato E 2.8: Versión del formato 
E 2.7: Código del Formato E 2.9: Fecha de aprobación  
 
 
4.1.2 CONTENIDO 
 
El contenido y estructura de cada documento varía de acuerdo a su tipo, por lo tanto, se cuenta con 
los siguientes contenidos: 
 
Contenido 1. Caracterización de Proceso 
 
En las Caracterizaciones de Procesos se describe debajo del Encabezado 2 una Fila con los 
siguientes campos: 
 
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Tabla 4. Contenido inicial - Caracterización de procesos 
PROVEEDOR ENTRADA TIPO ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE 
E 2.10 E 2.11 E 2.12 E 2.13 E 2.14 E 2.15 
 
En cada una de estas filas se describe información puntual del proceso, así: 
 
- En la columna E 2.10 Proveedor: se indica las entidades, procesos o instancias que proporcionan 
información, recursos, solicitudes, directrices etc. al proceso y que este utiliza como materia prima 
para el desarrollo de sus actividades. 
 
- En la columna E 2.11 Entrada: se especifican aquellas informaciones, recursos, solicitudes, 
directrices etc. que ingresan al proceso como aportes del Proveedor. 
 
- En la columna E 2.12 Tipo: se especifica el tipo de actividad a realizar, basadas en el ciclo PHVA 
(Planear, Hacer, Verificar y Actuar). 
 
- En la columna E 2.13 Actividad: se indica el conjunto de actividades englobadas dentro del 
proceso que se relacionan puntualmente con el servicio requerido. 
 
- En la columna E 2.14 Salida: se especifican los productos / servicios generados / prestados en el 
proceso. 
 
- En la columna E 2.15 Cliente: se colocan los beneficiarios o destinatarios de los productos / 
servicios generados / prestados. 
 
En la parte inferior del documento se encuentra una serie de campos que especifican los aspectos 
técnicos y normativos dentro de los cuales se enmarca el desarrollo del proceso 
 
Tabla 5. Contenido final - Caracterización de procesos 
RECURSOS 
HUMANOS FÍSICOS Y TECNÓLOGICOS AMBIENTALES 
E 2.16 E 2.17 E 2.18 
DOCUMENTACIÓN SOPORTE REQUISITOS A CUMPLIR 
INTERNA EXTERNA NORMA ISO 9001 OTROS 
E 2.19 E 2. 20 E 2.21 E 2.22 
 
E 2.16: Relación por cargos y número de personas que desarrollan el proceso. 
 
E 2.17: Relación de elementos (recursos físicos, software e implementos en general) necesarios 
para el desarrollo del proceso. 
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E 2.18: Descripción de las condiciones en la cuales se desarrolla el proceso. E 2.19: Relación de 
los documentos utilizados o generados en el proceso. 
E 2.20: Relación de documentos externos que influyen en el desarrollo del proceso. 
 
E 2.21: Relación de los numerales de la norma ISO 9001 a los que se da cumplimiento.  
E 2.22: Relación del cumplimiento de otras normas o estándares. 
 
 
Contenido 2. Matriz de comunicación 
 
En las Matrices de Comunicación se describen debajo del Encabezado 2 dos Filas con los siguientes 
campos: 
 
Tabla 6. Contenido inicial - Matriz de comunicaciones 
ENTRADAS E 2.23 
IDENTIFICACIÓN 
ENTIDAD O 
PROCESO EMISOR 
CARGO EMISOR 
CARGO 
RECEPTOR 
MEDIO O CANAL DE 
ENTRADA 
CONTROL DE 
ENTRADA 
E 2.24 E 2.25 E 2.26 E 2.27 E 2.28 E 2.29 
 
- En la columna E 2.23 se utiliza la palabra Entradas para indicar que la primera parte del 
documento hace referencia a los elementos de ingreso para la interacción del proceso con otros 
procesos y componentes del Sistema. 
 
- En la columna E 2.24 Identificación: describe los nombres de aquellos elementos que entran al 
proceso. 
 
- En la columna E 2.25 Entidad o Proceso Emisor: describe los otros componentes del Sistema que 
generan aquellos elementos de entrada. 
 
- En la columna E 2.26 Cargo Emisor: describe puntualmente los nombres de los cargos que 
generan los elementos de entrada. 
 
- En la columna E 2.27 Cargo Receptor: describe puntualmente el nombre del cargo de la persona 
que al interior del proceso caracterizado actúa como receptor del elemento de entrada. 
 
- En la columna E 2.28 Medio o Canal de Entrada: describe el medio a través del cual el elemento 
llega al proceso. 
 
- En la columna E 2.29 describe el medio por el cual se controla el ingreso de la información al 
proceso. 
 
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Tabla 7. Contenido final - Matriz de comunicaciones 
SALIDAS E 2.30 
IDENTIFICACIÓN CARGO EMISOR 
ENTIDAD O 
PROCESO 
RECEPTOR 
CARGO 
RECEPTOR 
MEDIO O CANAL DE 
SALIDA 
CONTROL DE 
SALIDA 
E 2.31 E 2.32 E 2.33 E 2.34 E 2.35 E 2.36 
 
- La columna E 2.30 se utiliza la palabra Salidas para indicar que la segunda parte del documento 
hace referencia a los elementos de salida para la interacción del proceso con otros procesos y 
componentes del Sistema. 
 
- En la columna E 2.31 Identificación: describe los nombres de aquellos elementos que salen del 
proceso. 
 
- En la columna E 2.32 Cargo Emisor: describe puntualmente los nombres de los cargos que 
generan los elementos de salida. 
 
- En la columna E 2.33 Entidad o Proceso Receptor: describe los otros componentes del Sistema 
que reciben aquellos elementos de salida. 
 
- En la columna E 2.34 Cargo Receptor: describe puntualmente el nombre del cargo de la persona 
que al interior del proceso cliente actúa como receptor del elemento de salida. 
 
- En la columna E 2.35 Medio o Canal de Salida: describe el medio a través del cual el elemento 
sale del proceso. 
 
- En la columna E 2.36 describe el medio de registro de Control de Salida por medio del cual se 
controla la salida de la información al proceso. 
 
Contenido 3. Especificación de Servicio 
 
En las especificaciones de servicios se colocan debajo del encabezado 2 el siguiente grupo de 
campos para definir roles, responsabilidades, términos yo otros aspectos de la prestación del servicio. 
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Tabla 8. Contenido - Especificación del servicio 
1. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO 
Nombre E 2.37 
Objetivo E 2.38 
Clientes 
Internos Externos 
E 2.39 E 2.40 
Modo de acceso E 2.41 
Responsabilidad del 
cliente 
E 2.42 
2. ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO 
EN CONDICIONES NORMALES 
Característica de 
Calidad 
Compromiso del 
Servicio 
Término 
Establecido 
Responsable(s) Control del Servicio 
E 2.43 E 2.44 E 2.45 E 2.46 E 2.47 
EN CONDICIONES ESPECIALES 
Situación Especial Acciones a tomar 
E 2.48 E 2.49 
3. NIVEL DE ESCALAMIENTO PARA EL USUARIO E 2.50 
 
 
E 2.37: Nombre del servicio caracterizado.  
E 2.38: Propósito del servicio caracterizado. 
E 2.39 y E 2.40: Personas o procesos que se benefician directamente de los resultados del 
servicio, se clasifican en internos o externos en razón de su relación laboral con la Universidad en 
el caso de las personas. 
 
E 2.41: Son los canales o medios a través de los cuales se canaliza el servicio. 
 
E 2.42: Son las acciones y resultados que debe aportar el cliente para que el servicio se desarrolle 
correctamente. 
 
E 2.43: Cualidades del servicio que distinguen el servicio. 
 
E 2.44: Obligaciones inherentes relacionadas con la prestación del servicio. 
 
E 2.45: Espacio de tiempo dentro del cual se deben desarrollar las actividades de prestación del 
servicio. 
 
E 2.46: Persona o personas que directamente se encargan de prestar el servicio. 
 
Docente Director de 
departamento 
 
Decano 
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E 2.47: Mecanismos para el registro y medición del servicio. 
 
E 2.48: Conjunto de factores que afectan en diferente escala la prestación del servicio.  
E 2.49: Serie de contramedidas para enfrentar la coyuntura de interrupción del servicio. 
E 2.50: Línea jerárquica que debe seguir el cliente para dar solución a sus requerimientos en caso 
de encontrar dificultades en la prestación del servicio. 
 
Contenido 4. Caracterización de Indicadores. 
 
En las Caracterizaciones de Indicadores del Gestión se coloca debajo del Encabezado 2 una Fila 
con los siguientes campos: 
Tabla 9. Contenido - Caracterización de indicadores 
No. 
Nombre 
Indicador 
Fórmula 
Tipo de 
Indicador 
Unidad de 
medida 
Periodicidad 
de medición 
Responsable 
de Medición 
Meta 
Margen de 
tolerancia 
Fuente de 
información 
Responsable 
del análisis del 
Indicador 
Análisis 
de datos 
E 2.51 E 2.52 E 2.53 E 2.54 E 2.55 E 2.56 E 2.57 E 2.58 E 2.59 E 2.60 E 2.61 E 2.62 
 
E 2.51: Número del indicador. 
 
E 2.52: Identificación general del indicador. 
 
E 2.53: Ecuación o regla para relacionar datos del seguimiento del proceso. 
 
E 2.54: Clasificación del tipo de indicador de acuerdo con el plan de desarrollo de la dependencia y/o 
proceso. 
 
E 2.55: Cantidad que se toma por medida de cumplimiento del indicador. 
 
E 2.56: Lapso de tiempo al cabo del cual se efectúa la medición general de los resultados 
considerando los registros. 
 
E 2.57: Cargo responsable por efectuar la medición de los resultados. 
 
E 2.58: Término de cumplimiento señalado para un período determinado. 
 
E 2.59: Rango de valor de un indicador aceptable. Se asume que estos valores son, de todas formas, 
inferiores a los óptimos, y por lo tanto debieran generar acciones de mejora para superarlos. 
 
E 2.60: Material o medio que sirve para recabar datos significativos acerca del desarrollo del proceso. 
 
E 2.61: Cargo responsable por efectuar el estudio, distinción y separación de los resultaos arrojados 
por la medición. 
 
E 2.62: Técnica estadística utilizada para determinar el comportamiento del proceso. 
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Contenido 5. Procedimiento 
 
Portada: es la primera hoja del documento, contiene la presentación y denominación del mismo. Ver 
anexo 1. 
 
1. OBJETO 
 
Define el propósito del procedimiento y los objetivos que se pretenden alcanzar a través de su 
desarrollo. 
 
2. ALCANCE 
 
Establece el ámbito de desarrollo del procedimiento y en qué medida se aplica procedimiento, 
identificando la actividad con la que inicia y con la que finaliza. 
 
3. RESPONSABLES 
 
Delimita las responsabilidades para cada actividad descrita en el procedimiento, así mismo identifica 
los cargos encargados por la administración, operacionalización, vigilancia y correcto desarrollo, 
respectivamente, de cada una de las actividades que integran el procedimiento. 
 
 
4. DEFINICIONES 
 
Aclara conceptos y expresiones que pudieran resultar ambiguos o de posible interpretación subjetiva 
mediante enunciados que exponen de forma clara y exacta las características y ámbitos de aplicación 
de términos dentro del desarrollo del procedimiento. 
 
5. DESARROLLO 
 
Describe de forma detallada y por orden sucesivo las actividades necesarias para cumplir con los 
objetivos del procedimiento, contesta a las preguntas: qué hacer, como hacerlo, cuando hacerlo y 
quien lo hace. 
 
5.1 DESCRIPCIÓN POR FASES 
 
Aquí se delinean una por una las diferentes actividades que integran el procedimiento. Cada actividad 
se describe colocando el nombre del cargo del funcionario(s) que desarrolla la actividad, la secuencia 
en que se desarrollan y los registros y resultados que se generan. Por ejemplo: 
 
1. Convocatoria de Reunión: El Director del departamento convoca a los PTC a una reunión 
para dar inicio al proceso de coordinación de las clases y seguimiento a las actividades 
académicas. 
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2. Asignación de Coordinadores de Área: El Director del departamento asigna a los PTC 
a la Coordinación de áreas y las actividades administrativas que le corresponden. 
 
3. Diseño de metodologías y estrategias: Los Profesores de Tiempo Completo y/o 
Coordinadores de área idealizan las actividades, metodologías y estrategias académicas, 
en las cuales envuelve sistemas de evaluación, métodos de aprendizaje, etc. con el fin de 
desarrollar una adecuada prestación del servicio. 
 
 
CONTENIDO 6. Instructivo 
 
Portada: es la primera hoja del documento, contiene la presentación y denominación del mismo. Ver 
anexo 1. 
 
1. OBJETO 
 
Define el propósito del instructivo y los objetivos que se pretenden alcanzar a través de su desarrollo. 
 
2. ALCANCE 
 
Establece el ámbito de desarrollo del instructivo y en qué medida se aplica. 
 
3. RESPOSABLES 
 
Delimita las responsabilidades para cada actividad descrita en el instructivo. 
 
4. DEFINICIONES 
 
Aclara conceptos y expresiones que pudieran resultar ambiguos o de posible doble interpretación. 
 
5. DESARROLLO 
 
Describe de forma detallada y por orden sucesivo las actividades necesarias para cumplir con los 
objetivos del instructivo. 
 
  
5.1 DESCRIPCIÓN POR FASES 
 
Aquí se delinean una por una las diferentes actividades que integran el instructivo. Cada actividad 
se describe colocando el nombre del cargo del funcionario(s) que desarrolla la actividad, la secuencia 
en que se desarrollan y los registros y resultados que se generan. Por ejemplo: 
 
1. Ingreso del artículo: El funcionario o estudiante presenta al vigilante el artículo o artículos 
que desea ingresar a la Universidad. 
 
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2. Registro: En Vigilante registra en el Formato Lista de Verificación de Entrada y Salida de 
Equipos la Descripción, Cantidad (si es más de 1), Hora de entrada, número de serie del 
equipo (en caso de que aplique) y el nombre de la persona que lo ingresó. Acto seguido a la 
firma del Formato por parte del usuario el Vigilante permite el ingreso de equipo. 
 
3. Salida del artículo: El funcionario o estudiante presenta el equipo al vigilante en turno de la 
misma puerta por donde realizó su ingreso, quien verifica que el equipo corresponda a la 
descripción y lo registra el Formato Lista de Verificación de Entrada y Salida de Equipos la 
salida del mismo. En caso de que se presente alguna anomalía lo reporta al supervisor. 
 
 
Contenido 7. Manual guía 
 
 
1. OBJETO 
 
Enuncia el propósito del documento, su aplicación y alcance. 
 
2. DEFINICIONES 
 
Aclara conceptos y expresiones que pudieran resultar ambiguos o de posible doble interpretación. 
 
 
3. CONTENIDO 
 
Describe con detalle las actividades, características u otras disposiciones acerca del desarrollo de 
determinado proceso o conjunto de actividades enmarcadas dentro de un contexto específico de 
acción al interior del sistema de gestión de calidad. 
 
 
Contenido 8. Política (aplica para modelos) 
 
Descripción detallada de la o las políticas aprobadas institucionalmente, a partir de un acto 
administrativo emitido por el órgano de gobierno competente de acuerdo al estatuto general vigente. 
 
1. MARCO NORMATIVO Y CONCEPTUAL  
Son aquellos términos que expresan la relación directa o cumplimiento de la política respecto a un 
determinado estándar o norma sea nacional, internacional, regla normativa sectorial, decreto, 
lineamiento, etc. 
 
2. OBJETIVOS  
Enuncia el propósito de la política, tanto el objetivo general como los objetivos específicos. 
 
3. ALCANCE 
Establece el ámbito de desarrollo de la política y en qué medida se aplica 
 
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Director de Planeación 
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Representante por la 
Dirección   
 
4. DECLARATORIA DE LA POLITICA 
Describe con detalle las actividades, características u otras disposiciones acerca del desarrollo de la 
política o conjunto de actividades enmarcadas dentro de un contexto específico de acción al interior 
de la institución. 
 
5. RESPONSABLES  
Delimita los responsables de lo descrito en la política. 
 
6. EVALUACIÓN DE LA POLÍTICA  
Describe con detalle cómo se va a llevar a cabo la evaluación de la política, la cual permite valorar el 
avance y los resultados de la misma. 
 
Nota: Cabe destacar que las políticas, modelos y demás reglamentación institucional deben surtir los 
pasos expresados en el procedimiento de reglamentación institucional para le creación y aprobación 
de los mismos: http://hdl.handle.net/11619/4022  
 
 
6. REFERENTES NORMATIVOS 
 
Son aquellos términos que expresan la relación directa o cumplimiento del procedimiento respecto de 
determinado estándar o norma sea nacional, internacional, regla normativa sectorial, decreto etc. 
 
 
7. REGISTROS 
 
Es una relación de los datos generados por el proceso, que constituyen una unidad de información 
en una base de datos u otros sistemas de almacenamiento. Por ejemplo: 
 
 
Código Nombre Tipo 
Nivel de 
Acceso 
Almacenamiento Responsable 
Tiempo de retención 
Archivo 
gestión 
Archivo 
central 
N.A. 
Formulario de 
inscripción 
Físico General Carpeta por estudiante 
Secretaría General/ 
Coordinador de Adm. 
y registros 
Permanente  
N.A. 
Paz y salvo 
financiero 
Físico Restringido Carpeta por estudiante Secretaría General Permanente  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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ANEXO 1. PORTADA 
 
 
 
 
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
NOMBRE DEL DOCUMENTO 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
NOMBRE DEL PROCESO 
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ANEXO 2. CODIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN 
Con el fin de organizar y clasificar la documentación de acuerdo al tipo de documento y proceso al 
que pertenece, se establece una codificación que permite identificarlo y reconocerlo como único. Para 
ello se maneja un código que consta de cinco (5) partes, que lo definen completamente: 
 
AA BB CC YY ZZ 
 
Donde: 
 
AA: son dos letras que identifican el proceso al cual pertenece el documento. Ver Anexo 3. TABLA 
DE CODIFICACIÓN DE PROCESOS. 
 
BB: son dos letras que identifican el componente al cual pertenece el documento. Ver Anexo 3. 
TABLA DE CODIFICACIÓN DE PROCESOS. 
 
CC: son dos letras que identifican el código del tipo de documento. Ver Anexo 4. TABLA DE 
CODIFICACIÓN DE TIPOS DE DOCUMENTOS. 
 
YY: son dos números que corresponden a un consecutivo del tipo de documento, en relación al 
proceso al que pertenece. 
 
ZZ: corresponde a un consecutivo para el tipo de documento formato, en relación al tipo de 
documento y proceso. Esta posición sólo se describe para el tipo de documento FORMATO. 
 
Un ejemplo real de esta descripción sería la siguiente: 
 
Código asignado a un documento: DG– PL – PR – 01 
 
Significa que es un documento del proceso Direccionamiento y Gobierno Institucional (DG), el 
componente asociado es Planeación (PL), el tipo de documento es un procedimiento (PR), y 
corresponde al primer procedimiento (01) descrito para ese proceso. 
 
En caso de que existiera la quinta posición: DG– PL – PR – 01 – 03 
 
Indica este último que el documento es el tercer formato (03), definido para el proceso de 
Direccionamiento y gobierno institucional. 
 
Nota: Para el caso de la codificación documental del centro de conciliación, incluida dentro del 
proceso de Aplicación del Conocimiento, la posición YY inicia desde el número 100 y continúa con 
las demás codificaciones de manera normal. Así mismo para la documentación referente a la gestión 
de seguridad y salud en el trabajo se inicia desde el número 100 para la posición YY en el proceso 
de Formación. 
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Para los documentos comunes del proceso como caracterizaciones, matrices, no se utiliza la 
identificación del componente BB. 
 
Ejemplo: Código asignado a un documento: FI– CP – 01 
 
Significa que es un documento del proceso Formación (FI), no tiene componente asociado y el tipo 
de documento es una Caracterización (CP), y corresponde a la primer Caracterización (01) descrito 
para ese proceso. 
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ANEXO 3. TABLA DE CODIFICACIÓN DE PROCESOS 
 
GRUPOS DE 
PROCESOS 
NOMBRE DEL PROCESO 
CODIGO 
PROCESO 
NOMBRE DE LOS 
COMPONENTES 
CODIGO 
PROCESO 
ESTRATEGICOS 
ANÁLISIS Y APRENDIZAJE 
INSTITUCIONAL 
AI 
Mejora Continua MC 
Gestión Del Riesgo GR 
Sistema De Información SI 
DIRECCIONAMIENTO Y 
GOBIERNO INSTITUCIONAL 
DG 
Planeación PL 
Sostenibilidad ST 
Prestigio Y Visibilidad Institucional PV 
SEGUIMIENTO Y CONTROL SG 
Evaluación Institucional EI 
Evaluación De Programas EP 
Auditorias AD 
MISIONALES 
FORMACIÓN FI 
Gestión del Estudiante GE 
Gestión del Capital Humano GH 
Gestión del Egresados EG 
GENERACIÓN DE 
CONOCIMIENTO 
GC 
Gestión Curricular CU 
Gestión Investigación IN 
Gestión Internacionalización GI 
APLICACIÓN DEL 
CONOCIMIENTO 
AC 
Transferencia TR 
Extensión EX 
Proyección Social PS 
DE APOYO 
AMBIENTE INNOVADORES 
PARA EL APRENDIZAJE 
AP 
Gestión Hábitat e Infraestructura HI 
Gestión tecnológica TI 
Gestión Virtual GV 
Gestión Biblioteca GB 
Laboratorios LB 
GESTIÓN DE ADQUISICIÓN 
DE BIENES Y 
CONTRATACIÓN DE 
SERVICIOS 
CS Bienes y Servicios BS 
GESTIÓN FINANCIERA GF 
Contabilidad CT 
Tesorería TS 
Cartera CC 
Marketing MK 
GESTIÓN JURÍDICA GJ 
Asesorías AS 
Actuaciones Administrativas AD 
GESTIÓN DOCUMENTAL GD Programa de Gestión Documental PD 
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ANEXO 4. TABLA DE CODIFICACIÓN DE TIPOS DE DOCUMENTOS 
 
 
 
Tipo de Documentos Código 
Manual de calidad MC 
Caracterización de proceso CP 
Matriz de comunicación de proceso MO 
Caracterización de indicadores CI 
Especificación del servicio ES 
Procedimiento PR 
Manual guía MG 
Instructivo IN 
Formato FR