ENTIDAD O PROCESO 
EMISOR
CARGO EMISOR CARGO RECEPTOR
MEDIO O CANAL DE 
ENTRADA
Partes externas interesadas, 
entes del Estado, empresa 
privada.
N.A. Rector Documento escrito
Seguimiento y Control
Coordinador de Planeación 
estratégica y mejoramiento
Rector
Comité Autoevaluación y 
Calidad/Representante por la 
Dirección
Todos los procesos
Directivos de áreas 
académicas y administrativas
Rector Comunicaciones escritas
Todos los procesos
Directivos de áreas 
académicas y administrativas
Director (a) de Planeación Documento escrito, formatos
Todos los procesos
Directivos de áreas 
académicas y administrativas
Director (a) de Planeación
Correo electrónicos
Medios magnéticos
Todos los procesos
Directivos de áreas 
académicas y administrativas
Jefe de Presupuesto
Software de planeación y 
presupuesto/Documento 
escrito
MATRIZ   DE  COMUNICACIÓN
DIRECCIONAMIENTO Y GOBERNABILIDAD INSTITUCIONAL
DG-MO-01
Versión  2
25/10/2018
ENTRADAS
IDENTIFICACIÓN CONTROL  DE ENTRADA
Normatividad del estado, 
indicadores económicos, 
propuestas de asociaciones, 
convenios, alianzas 
estratégicas, peticiones de 
carácter social, comunicaciones 
oficiales de entidades 
reguladoras del sistema 
educativo
Radicación de documento y 
registro de respuesta, si es el 
caso.
Informes del estado del sistema 
de gestión de la calidad, 
Consolidados de planes de 
acciones correctivas y 
preventivas, Resultados de 
indicadores del SGC, 
Resultados de auditorias 
internas de calidad, Resultados 
de medición de satisfacción del 
cliente
Actas de comité/reunión
Comunicación Interna
Consulta, solicitud de 
autorizaciones y otras 
comunicaciones especiales
Radicación de documento y 
registro de respuesta, si es el 
caso.
Anteproyectos
Proyectos
Revisión del documento de 
propuesta
Evidencias de la gestión del 
Plan de Desarrollo Institucional 
Acuse de recibido correo 
electrónico y registro para 
consolidación
Presupuesto o Planes 
Financieros
Aprobación en Sistema/Firma
CARGO EMISOR
ENTIDAD O PROCESO 
RECEPTOR
CARGO RECEPTOR
MEDIO O CANAL DE 
SALIDA
Órganos de gobierno Todos los procesos
Directores de áreas 
administrativas, Decanos, 
Directores de programa
Comunicaciones escritas
Rector Todos los procesos Gerentes de proceso
Acta de revisión por la 
dirección
Rector Todos los procesos Comunidad universitaria
Comunicaciones escritas
correos electrónicos
Comité de Aseguramiento de 
la calidad
Todos los procesos
Directores, Decanos, 
Directores de programa
Comunicaciones escritas
Comités
Órganos de gobierno Vicerrectoría administrativa Vicerrector administrativo
Resoluciones
Actas
Órganos de gobierno Dirección de Planeación Director (a) de Planeación
Resoluciones
Actas
Órganos de gobierno Dirección de Planeación Director (a) de Planeación
Resoluciones
Actas
Órganos de gobierno Todos los procesos
Directivos de áreas 
académicas y administrativas
Resoluciones
Actas
Vicerrector Financiero Rectoría / Consejo Directivo
Rectoría / Consejo Directivo
Sala General
Acta Sala General/Consejo 
Directivo
Vicerrector Financiero Todos los procesos
Rectoría / Consejo Directivo
Sala General
Documento escrito
SALIDAS
IDENTIFICACIÓN CONTROL  DE SALIDA
Políticas, Objetivos, Estrategias, 
Proyecto Educativo Institucional 
(PEI), Plan de Desarrollo 
Institucional
Seguimiento a la aplicación
Revisión por la dirección
Seguimiento de los 
compromisos y/o acciones 
propuestas producto de la 
revisión por la dirección
Radicación de entrega de actas 
y resoluciones.
Directrices organizacionales, 
información gerencial de  
carácter institucional
Seguimiento a las directrices y 
personal informado
Aprobación plan de mejora  
Institucional 
Seguimiento a la aplicación
Autorizaciones y aprobaciones a 
compra de bienes y servicios
Radicación de entrega de actas 
y resoluciones.
La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad.
Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA
Aprobación Presupuesto anual 
para la ejecución del Plan de 
acción institucional
Radicación de entrega de actas 
y resoluciones.
Aprobación PEI
Aprobación Plan de desarrollo 
institucional
Radicación de entrega de actas 
y resoluciones.
Aprobación proyectos
Presupuesto institucional
Aprobación del Presupuesto de 
la vigencia
Informe de estados financieros
Informe ejecución presupuestal
Informe