TIPO SALIDA SEGUIMIENTO Y CONTROL CLIENTE Director de Planeación PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO SG-CP-01 Versión 3 26/04/2023 ▫ Modelo de Evaluación Institucional ▫ Información de los lineamientos, metodologías, funcionamiento del Sistema de Gestión ▫ Programa para la realización de las auditorias internas del Sistema de Gestión de la Calidad ▫ Criterios para el seguimiento de los procesos ▫ Directrices de planeación del sistema de gestión, procedimientos, objetivos del sistema, indicadores de gestión ▫ Criterios para la toma de acciones de mejoramiento ▫ Listado de riesgos del proceso OBJETO Asegurar el diseño, ejecución y participación de los procesos de evaluación y autoevaluación de manera sistemática y permanente, de manera que contribuyan a la generación de estrategias para la mejora continua. RESONSABLE Análisis y aprendizaje institucional ▫ Plan de mejora institucional ▫ Metodología análisis de riesgos ▫ Análisis de riesgo institucional ▫ Informes consolidados de información y estadísticas institucionales ▫ Análisis de mediciones de indicadores P L A N E A R ▫ Planeación de la autoevaluación y/o acreditación ▫ Establecer criterios para el control de los documentos y registros del SGC ▫ Establecer mecanismos para la retroalimentación del cliente y para atender las quejas y sugerencias ▫ Identificar los métodos para obtener y utilizar la información concerniente a la percepción del cliente ▫ Establecer criterios para el tratamiento y control del servicio no conforme ▫ Definir la metodología para la realización de las auditorías internas del Sistema de Gestión de la Calidad ▫ Establecer criterios para el seguimiento de los procesos ▫ Análisis de riesgos del proceso ▫ Directrices de planeación del sistema de gestión, procedimientos, objetivos del sistema, indicadores de gestión Direccionamiento y Gobierno Institucional ▫ Estatutos Institucionales ▫ Lineamientos Institucionales ▫ Declaraciones y acuerdos ▫ Lineamientos y Orientaciones anuales para la Planeación y el presupuesto institucional ▫ Proyecto Educativo Institucional (PEI) ▫ Plan de Desarrollo Institucional (PDI) ▫ Resultados de la revisión por la Dirección del SGC Procesos SGC ▫ Planes de acción anual ▫ Información para la verificación y la mejora de los procesos. ▫ Necesidades de Control Documental Procesos del SGC Comunidad Universidad Entes gubernamentales y/o de control ▫ Lineamientos para la acreditación institucional y de programas. ▫ Lineamientos para la renovación de registros calificados. ▫ Normatividad aplicable SEGUIMIENTO Y CONTROL CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO SG-CP-01 Versión 3 26/04/2023 ▫ Informe de seguimiento Plan de Desarrollo Institucional Informe de seguimiento Plan de Acción Anual de las unidades organizacionales ▫ Informe de Autoevaluación institucional y de programas. ▫ Propuestas de mejora de procesos y de diseño o rediseño de procesos para mejorar resultados ▫ Informe de resultados de auditoría interna y seguimiento de auditoría externa ▫ Resultado evaluación satisfacción del cliente - tratamiento al Servicio No conforme ▫ Informe seguimiento al tratamiento de las quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones ▫ Informe seguimiento a la toma acciones de mejoramiento ▫ Resultado de indicadores por proceso ▫ Observaciones, recomendaciones de mejora procesos de evaluación ▫ Documentación actualizada ▫ Plan de Acción Anual del proceso Análisis y aprendizaje institucional ▫ Matriz de riesgos institucional ▫ Acciones de mejora institucionales ▫ Correcciones ▫ Acciones Correctivas ▫ Acciones Preventivas ▫ Acciones de Mantenimiento ▫ Acciones de perfeccionamiento Comunidad Universitaria Procesos del SGC Procesos del SGC Comunidad Universitaria Direccionamiento y Gobierno Institucional ▫ Informe de gestión rectoral/rendición de cuentas Análisis y Mejora Institucional ▫ Análisis de resultados de gestión ▫ Actividades de mejoramiento Procesos del SGC ▫ Solicitud de elaboración, modificación y eliminación de documentos ▫ Solicitud de asesoría y acompañamiento en el diseño o rediseño de procesos para su mejora o intervención ▫ Normatividad requerimientos de partes interesadas y organismos reguladores ▫ Información Plan de Acción Anual H A C E R ▫ Realizar seguimiento y control al Plan de Desarrollo institucional ▫ Realizar seguimiento y control a los Planes de Acción Anual de los Distintos procesos y Unidades Académicas Y Administrativas ▫ Realizar procesos de evaluación (autoevaluación institucional, autoevaluación de programas académicos auditorías internas y externas). ▫ Asegurar la documentación y registros del SGC ▫ Recopilar y analizar la información de la percepción del cliente ▫ Realizar seguimiento y control a la atención de las Quejas, Sugerencias y Felicitaciones ▫ Realizar seguimiento a la toma de acciones y plan de mejoramiento ▫ Realizar análisis y seguimiento al control del servicio no conforme ▫ Acompañamiento y seguimiento de los procesos ▫ Desarrollar y efectuar acompañamiento, asesoría y seguimiento a los procesos en torno al aseguramiento de la calidad (Registro calificado, autoevaluación, acreditación, SGC) ▫ Construcción y ejecución del Plan de Acción Anual del proceso. Entes gubernamentales y/o de Control ▫ Resultado Auditorías/Informes de pares externos Direccionamiento y Gobierno Institucional ▫ Lineamientos y Orientaciones anuales para la Planeación y el presupuesto institucional Análisis y Mejora Institucional ▫ Análisis de resultados de gestión ▫ Informe de salida revisión por la dirección ▫ Informe de indicadores de procesos y Megas institucionales ▫ Actividades de mejoramiento institucionales V E R IF IC A R ▫ Efectuar seguimiento al proceso ▫ Analizar cuadro de indicadores ▫ Seguimiento a la ejecución presupuestal ▫ Evaluar la eficacia de las acciones tomadas ▫ Seguimiento plan de acción anual del proceso ▫ Informe de seguimiento al comportamiento de los indicadores. ▫ Informe de seguimiento anual a la ejecución del plan de acción anual del proceso ▫ Seguimiento a la ejecución presupuestal del proceso Direccionamiento y Gobierno Institucional Análisis y Mejora Institucional A C T U A R ▫ Ajustar plan de acción (actividades de gestión y mejoramiento) ▫ Autorregulación ▫ Ajustes al sistema/proceso SEGUIMIENTO Y CONTROL CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO SG-CP-01 Versión 3 26/04/2023 OTROS RECURSOS HUMANOS FÍSICOS Y TECNOLÓGICOS AMBIENTALES Personal asignado a las unidades organizacionales de: Control Interno, Vicerrectoría Académica (Dirección de procesos académicos), Planeación Infraestructura tecnológica Internet, Intranet, computadoras, impresoras, insumos (papelería, muebles, archivadores) teléfonos. Medios y equipos audiovisuales. Aplicativo EPICA Espacios de trabajo, iluminación, computadores y muebles ergonómicamente adecuados de acuerdo a las normas de seguridad y salud en el trabajo. Registros salvaguardados en condiciones de limpieza, orden y en un ambiente seco. Normatividad interna aplicable al proceso: https://www.uac.edu.co/la- universidad/normatividad-y-reglamentos/ Procedimientos del proceso: http://gestioncalidad.uac.edu.co/estrategicos/seg uimiento-y-control/caracterizaciones Decreto 1767 de 2006 Ley 1188 de 2008 Decreto 1295 de 2010 Ley 1437 2011 Acuerdo 02 de 2012 Norma ISO 19011:2012 Acuerdo 03 de 2014 Norma ISO 9001:2015 Decreto No. 1075 del 26 de mayo de 2015 Norma ISO 21001:2018 Decreto 1330:2019 Acuerdo 02 de 2020 Lineamientos para la acreditación de programas de pregrado Normativas que actualicen o deroguen a las mencionadas anteriormente 4.3, 4.4, 5.1, 5.2, 5.3, 6.1, 6.2, 6.3, 7.1.6, 7.3, 7.5, 9.1, 9.2, 10 Factores Acreditación Institucional: F4. Mejoramiento continuo y autorregulación F5. Estructura y procesos académicos Factores Acreditación de Programas: F11. Organización, administración y financiación del programa académico DOCUMENTACIÓN SOPORTE REQUISITOS A CUMPLIR INTERNA EXTERNA NTC ISO 9001