ENTIDAD O PROCESO EMISOR CARGO EMISOR CARGO RECEPTOR MEDIO O CANAL DE ENTRADA Direccionamiento y Gobierno Institucional Rector Documento escrito, correo institucional, Web institucional Seguimiento y Control Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento Documento escrito, correo institucional, CD, charlas de capacitación Análisis y Aprendizaje Institucional Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento / Coordinador de Aseguramiento de la Calidad Documento escrito, correo institucional, CD Procesos SGC Comunidad Universitaria Partes interesadas (internas- externas) Líderes de unidades organizacionales Documento escrito, correo institucional, portal web Partes interesadas (internas-externas) Director de crédito y cartera Vicerrector Financiero Documento escrito, intranet institucional, internet Aspirantes Aspirantes Auxiliar Administrativo (Secretaría General) Formato de inscripción, documentos requeridos para la inscripción y matricula, inscripciones vía web Partes interesadas (internas-externas) N/A Líderes de unidades organizacionales Registro de control Registro de control MATRIZ DE COMUNICACIÓN FI-MO-01 Versión 3 21/05/2021 FORMACIÓN Registro de la información del aspirante en el sistema, y carpeta de estudiante. Pagos de inscripción y matricula, parámetros en fechas, financiación de matriculas, descuentos aprobados, becas otorgadas Quejas, sugerencias y calificaciones de servicios Recibido electrónico, firma y fecha de recibido del documento, actas de reunión IDENTIFICACIÓN Recibido electrónico, firma y fecha de recibido del documento Líderes de unidades organizacionales Observaciones, recomendaciones de mejora, sugerencias ENTRADAS Inscripción y documentos anexos Registro de control Políticas, Objetivos, Estrategias, Proyecto Educativo Institucional (PEI), Plan de Desarrollo Institucional Capacitación e información sobre los lineamientos, metodologías y funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad Registro de control Recibido electrónico, firma y fecha de recibido del documento, publicaciones en cartelera CONTROL DE ENTRADA Expectativas y necesidades, solicitudes de información sobre servicios. MATRIZ DE COMUNICACIÓN FI-MO-01 Versión 3 21/05/2021 FORMACIÓN Documento escrito, solicitud Formato, Correo Electrónico Partes externas interesadas N/A Secretario General Documento escrito, internet Generación de conocimiento Docentes Coordinador de Registro y control académico Sistema de Información institucional, Intranet Partes interesadas (internas-externas) N/A Verbal y por el sistema de información Estudiantes Estudiantes Solitud Firma y fecha de recibido del documento/Recibido electrónico Reportes de notas, Reporte de asistencias Solicitudes de: Cargas Adicionales, Exámenes supletorios diferidos, Exámenes Únicos, Exámenes de Validación, Estudios de congelación de semestre. Solicitud Inscripción Becas, convenios, requerimientos de informes, normatividad. Recibido electrónico Solicitud de inscripción a grupos deportivos Relación de estudiantes inscritos a los diferentes equipos deportivos Registro de control Solicitudes de Certificados de estudios y de Certificados de notas. Partes interesadas (internas-externas) Estudiantes Solicitud de consulta médica/psicológica Auxiliar Administrativo (Bienestar Universitario) Registro de pacientes consulta médica y registro de pacientes enfermería Solicitud para refrendar incapacidades Recepción y verificación de la información en los Registros de: incapacidades enfermería y pacientes consulta médica Registro de control Coordinador de Registro y control académico Solicitud de inscripción a grupos culturales Partes interesadas internas Estudiantes-docentes- administrativos Auxiliar Administrativo (Bienestar Universitario) Relación de estudiantes inscritos a los diferentes grupos culturales MATRIZ DE COMUNICACIÓN FI-MO-01 Versión 3 21/05/2021 FORMACIÓN Procesos DGC Líderes unidades organizacionales Director de Bienestar Institucional Documento escrito Partes externas interesadas Director de la entidad Coordinador de Cultura Director Bienestar Universitario Documento escrito, E-mail Estudiantes Estudiantes Coordinador de Cultura Director Institucional de Deportes Director de Bienestar Formato de permisos para estudiantes Procesos SGC Líderes unidades organizacionales Auxiliar administrativo (Talento Humano) Registro de Control Procesos SGC Líderes unidades organizacionales Coordinador de selección y desarrollo Registro Sistema de Información Procesos SGC Líderes unidades organizacionales Coordinador de selección y desarrollo Solicitud de requisición de personal EPS y Fondos de Pensiones Asesores EPS y AFP Coordinador de nómina y seguridad social Documento escrito Asistente de nómina Documento escrito Auxiliar administrativo (Talento Humano) Verbal/solicitud sistema de información Aspirante a cargo administrativo, catedrático y prestación de servicios Aspirante a cargo administrativo, docentes y prestación de servicios Auxiliar administrativo (Talento Humano) Documento hoja de vida, soportes de contratación Afiliación a EPS y AFP Docentes-Administrativos Registro en el sistema Evaluaciones de desempeño Fecha diligenciamiento en el sistema de información Solicitud de recurso humano Firma y fecha de recibido del documento Firma y fecha de recibido del documentoInvitaciones para eventos a los grupos culturales y deportivos por parte de entidades externas Solicitud de permiso por actividad cultural o deportiva Firma y fecha del formato diligenciado Novedades de personal Solicitud para eventos internos de los grupos culturales y deportivos Carpeta de hoja de vida Programación de Vacaciones Partes interesadas internas Solicitud de constancia laboral Registro de control/Sistema de información Hoja de vida, soportes para contratación MATRIZ DE COMUNICACIÓN FI-MO-01 Versión 3 21/05/2021 FORMACIÓN EPS Asesor EPS Coordinador de nómina y seguridad social Documento escrito, internet Procesos SGC Líderes unidades organizacionales Asistente de nómina/Auxiliar administrativo (Talento Humano) Registro de control CARGO EMISOR ENTIDAD O PROCESO RECEPTOR CARGO RECEPTOR MEDIO O CANAL DE SALIDA Líderes de unidades organizacionales Análisis y Aprendizaje Institucional Directores y jefes administrativos, decanos, directores de programa, PTC, catedráticos Documento escrito, E-mail Director de Programa, PTC Director de Programa, PTC Auxiliar Administrativo (Secretaría General) Partes interesadas (internas- externas) Estudiantes Documento escrito Secretario General Partes interesadas (internas- externas) Director de Programa, PTC Documento escrito Asistente de Secretaría General Partes interesadas (internas- externas) Egresado Documento escrito Registro en el sistema del documento Incapacidades liquidadas expedidas por las EPS Auxiliar Administrativo (Secretaría General) Generación de conocimiento Sistema de Información institucional, Intranet Acta de grado Planes de mejora Inscripción IDENTIFICACIÓN Análisis y medición de la gestión (indicadores) SALIDAS CONTROL DE SALIDA Resoluciones de aprobación o rechazo de exámenes supletorios, Exámenes Únicos, Exámenes de Validación, Estudios de congelación de semestre. Certificados de estudios y Certificados de notas Registro del sistema Resoluciones de personal, formatos de personal, formatos de incapacidades, memorandos de suspensiones, licencias no remuneradas, formatos de horas extras, cartas de permisos no remunerados, actas de conciliación Firma y fecha de recibido del documento Carta de respuesta de solicitudes Firma de la copia de recibido del certificado Registro del sistemaMatricula Diplomas, Menciones de honor, tarjetas de invitación, Libro de egresados. Firma y fecha de recibido del documento MATRIZ DE COMUNICACIÓN FI-MO-01 Versión 3 21/05/2021 FORMACIÓN Procesos SGC Estudiantes, Docentes, Administrativos Partes interesadas externas Director de la entidad Estudiantes, Docentes, Administrativos Estudiantes, Docentes, Administrativos Carteleras Procesos SGC Partes interesadas (internas Externas Estudiantes, Docentes, Administrativos Verbal Partes interesadas internas Estudiantes, Docentes, Administrativos Carteleras Médico Partes interesadas internas Estudiantes, Docentes, Administrativos Incapacidades refrendadas Gerente Talento Humano Procesos SGC Aspirante a cargo Documento escrito Auxiliar administrativo (Talento Humano) Gestión Financiera Jefe de Contabilidad Intranet, archivos planos, planillas y anexos físicos Asistente de nómina Gestión Financiera Vicerrector Financiero Documento escrito, sistema de información Coordinación de Seguridad, Salud en el Trabajo y Bienestar. Coordinador SST y Bienestar ARL Formato de informe para accidente laboral del empleador o contribuyente Coordinación de Seguridad, Salud en el Trabajo y Bienestar. Coordinador SST y Bienestar EPS - ARL Formato de informe para enfermedad laboral del empleador o contribuyente Radicación del documento - Documento web impreso. Reporte único de enfermedad laboral Radicación del documento Reporte único de accidente de trabajo Incapacidades refrendadas Recepción y verificación de la información en los Registros de: incapacidades enfermería y pacientes consulta médica Eventos deportivos internos Jefe de deportes Formatos Informe actividad Realización de eventos culturales Coordinador de cultura Realización del evento Grupos culturales conformados Autorización para publicación de cartelera Realización de eventos deportivos externos Grupos deportivos conformados Autorización para publicación de cartelera Informe actividad Planilla única de nómina y anexos Recibido del archivo electrónico y físico Liquidación definitiva Firma y fecha de recibido del documento/Registro del sistema Contratos laborales Copia del contrato firmada por el empleado y por el representante legal Auxiliar administrativo (Talento Humano) Partes interesadas (internas) Docente-Administrativo Documento escrito Registro de Control Constancia laboral Afiliación a la ARP y EPS MATRIZ DE COMUNICACIÓN FI-MO-01 Versión 3 21/05/2021 FORMACIÓN Todos los procesos Empleados Coordinador Seguridad, Salud en el Trabajo y Bienestar Formato de informe de condiciones inseguras. - Correo electrónico - correspondencia en física. Coordinación de Seguridad, Salud en el Trabajo y Bienestar. Coordinador SST y Bienestar Jefe inmediato - Lideres áreas responsables de intervención Correo electrónico - correspondencia en física. Coordinación de Seguridad, Salud en el Trabajo y Bienestar. Coordinador SST y Bienestar Auxiliar en seguridad y salud en el trabajo Lideres áreas responsables de intervención Informe de inspección Coordinación de Seguridad, Salud en el Trabajo y Bienestar. Coordinador SST y Bienestar Miembros del COPASST Empleados Contratistas, estudiantes en practica y catedráticos Correo electrónico - Inducción. Coordinación de Seguridad, Salud en el Trabajo y Bienestar. Coordinador SST y Bienestar Empleados Matriz y manual de funciones con responsabilidades y autoridades en SST actualizado. Coordinación de Seguridad, Salud en el Trabajo y Bienestar. Coordinador SST y Bienestar Empleados Correo electrónico - correspondencia en física. Rectoría Coordinación de Seguridad, Salud en el Trabajo y Bienestar. Rectoría Miembros del COPASST Partes interesadas Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo Coordinación de Seguridad, Salud en el Trabajo y Bienestar. Coordinador SST y Bienestar Miembros del COPASST Informe de mediciones higiénicas de iluminación con recomendaciones Convocatoria y conformación de los comités asociados al SG-SST Fecha de envío del documento. Revisión por la alta dirección Registro de acta Mediciones higiénicas (Iluminación) Soporte de remisión de resultados de estudios de iluminación a miembros del COPASST Informe de inspecciones de seguridad Registro de inspecciones Política, metas y objetivos del SG-SST Registro correo electrónico, registro inducción. Responsabilidades, funciones, y autoridad ante el SGSST Registros de entrega de manual de funciones Registros de socialización Reporte de condiciones inseguras, condiciones de salud, restricciones y recomendaciones laborales Radicación del documento Reporte de condiciones inseguras, condiciones de salud, restricciones y recomendaciones laborales Radicación del documento "La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA