ENTIDAD O PROCESO 
EMISOR
CARGO EMISOR CARGO RECEPTOR
MEDIO O CANAL DE 
ENTRADA
Direccionamiento y Gobierno 
Institucional
Rector
Documento escrito, correo 
institucional
Seguimiento y Control Líder del proceso
Documento escrito, correo 
institucional, capacitación
Seguimiento y Control Líder del proceso Aplicativo institucional
Todos los procesos Líder del proceso
Formato de calificación de 
servicio y quejas
Formación Secretario General Documento escrito
Proceso Gestión Docencia
Decanos y Directores de 
Programa
Auxiliar administrativo Registro de control
Comunidad Universitaria Comunidad Universitaria Auxiliar administrativo
Base de Datos Sistema de 
Gestión de Biblioteca
Calendario Académico,
Firma y fecha de emisión 
del documento
Líder del proceso
Solicitudes adquisición de 
material bibliográfico.
Registro de control
Solicitudes de préstamos 
de material bibliográfica y/o 
consulta especializada
Actualización Base de 
Datos Sistema de Gestión 
de Biblioteca
MATRIZ   DE  COMUNICACIÓN
AP-MO-01
Versión 2
15/11/2018
AMBIENTES INNOVADORES PARA EL APRENDIZAE
ENTRADAS
Recibido electrónico, firma 
y fecha de recibido del 
documento, actas de 
reunión 
Aplicativo institucional
Observaciones, 
recomendaciones de 
mejora, sugerencias
Políticas, Objetivos, 
Estrategias, Proyecto 
Educativo Institucional 
(PEI), Plan de Desarrollo 
Institucional
IDENTIFICACIÓN CONTROL  DE ENTRADA
Capacitación e información 
sobre  los lineamientos,  
metodologías y 
funcionamiento del Sistema 
de Gestión de la Calidad
Registro de control
Quejas, sugerencias y 
calificaciones de servicios
Registro de control
MATRIZ   DE  COMUNICACIÓN
AP-MO-01
Versión 2
15/11/2018
AMBIENTES INNOVADORES PARA EL APRENDIZAE
Comunidad Universitaria Comunidad Universitaria Monitores Correo electrónico.
Todos los procesos
Directores o Jefes de las 
Unidades Académicas o 
Administrativas
Auxiliar administrativo Aplicativo institucional
Todos los procesos
Directores o Jefes de las 
Unidades Académicas o 
Administrativas
Jefe de Seguridad
Formato de Solicitudes de 
servicios de seguridad
CARGO EMISOR
ENTIDAD O PROCESO 
RECEPTOR
CARGO RECEPTOR
MEDIO O CANAL DE 
SALIDA
Personal autorizado
Gestión de Adquisición de 
Bienes y Contratación de 
Servicios
Auxiliar Administrativo
Formato requisición de 
bienes o servicios
Líder del proceso
Análisis y aprendizaje 
Institucional
Líder del proceso
Documento escrito, 
Aplicativo
Análisis y medición de la 
gestión (indicadores-
cumplimiento PAA)
Solicitudes de servicios de 
consulta especializada 
(Capacitación e inducción a 
servicios bibliográficos)
Control de solicitud
Acciones de mejora
CONTROL  DE SALIDA
SALIDAS
IDENTIFICACIÓN
Requisición de bienes y 
servicios
Registro de control
Número de radicado
Número de radicado
Solicitudes de servicios de 
seguridad
Registro de control
Solicitudes de servicio de 
mantenimiento
Proceso Gestión de Compras e 
inventario
Líder del proceso Líder del proceso Salida de Almacén
Materiales y suministros de 
limpieza
Materiales y equipos de 
construcción, adecuación 
y/o reparación de equipos
MATRIZ   DE  COMUNICACIÓN
AP-MO-01
Versión 2
15/11/2018
AMBIENTES INNOVADORES PARA EL APRENDIZAE
Supervisor de Mantenimiento
Directores y jefes de 
unidades Académicas o 
Administrativas
Gestor de solicitudes
Jefe de Seguridad
Directores y jefes de 
unidades Académicas o 
Administrativas
Registro de control
Gerente Tecnologías de la 
Información
Directores y jefes de 
unidades Académicas o 
Administrativas
Capacitación
Gerente Tecnologías de la 
Información
Directores y jefes de 
unidades Académicas o 
Administrativas
Aplicativos Software
Director Biblioteca
Gestión de Adquisición de 
Bienes y Contratación de 
Servicios
Secretaria de Dirección 
Administrativa
Formato requisición de 
bienes o servicios
Director Biblioteca Gestión Financiera Auxiliar Administrativo Registro de control
Remisiones de 
publicaciones y canjes de 
material biblográfico
Registro de control
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Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA                                                                                                                                                                           
Reporte de Actividades de 
manteniendo y servicios 
atendidos
Capacitación en el uso de 
nuevas herramientas.
Listados de asistencia
Desarrollo Software
Recibido en el aplicativo
Todos los procesos
Solicitud de Compra de 
material Bibliográfico
Firma y fecha del formato 
diligenciado
Autorización de Salidas y 
entradas de bienes, 
elementos y equipos 
especiales
Registro de control
Regsitro de entega del 
aplicativo