TIPO ▫ Determinar criterios para la admisión, inclusión y diversidad de la comunidad universitaria ▫ Establecer las etapas para el otorgamiento de créditos ▫ Determinar criterios para la homologación, transferencias y trámites de grados ▫ Establecer lineamientos que promuevan la permanencia y graduación estudiantil con calidad ▫ Establecer y/o actualizar el Modelo de Bienestar ▫ Formular programas de estímulos e incentivos para lograr la participación activa de la comunidad académica en las actividades de Bienestar ▫ Establecer los lineamientos para la selección, vinculación y desarrollo de la planta docente y administrativa ▫ Análisis de riesgos del proceso P L A N E A R CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO FORMACIÓN FI-CP-01 Versión 3 8/11/2019 ENTRADA ACTIVIDADESPROVEEDOR Análisis y aprendizaje institucional SALIDA CLIENTE Estado Entes gubernamentales y/o de control Direccionamiento y Gobierno Institucional ▫ Estatutos Institucionales ▫ Lineamientos Institucionales ▫ Declaraciones y acuerdos ▫ Lineamientos y Orientaciones anuales para la Planeación y el presupuesto institucional ▫ Proyecto Educativo Institucional (PEI) ▫ Plan de Desarrollo Institucional (PDI) ▫ Resultados de la revisión por la Dirección del SGC ▫ Normativa aplicable ▫ Política de admisión ▫ Modelo de Bienestar Institucional ▫ Reglamento de Bienestar ▫ Programa de Becas y descuentos ▫ Reglamento de Becas, Auxilios y Descuentos Educativos ▫ Lineamientos y estrategias para el éxito y la permanencia estudiantil institucionales ▫ Estatuto Docente ▫ Política de estímulos y reconocimientos ▫ Plan de formación interna ▫ Estrategias de bienestar laboral ▫ Criterios para la selección, vinculación y evaluación del personal docente y administrativo ▫ Política y programa institucional de egresados ▫ Listado de riesgos del proceso OBJETO Diseñar y desarrollar los lineamientos institucionales que propendan por el acceso a un proceso de formación integral que asegure la permanencia y el éxito estudiantil, así como por el fortalecimiento de los proyectos de vida individuales y familiares de todos los miembros de la comunidad universitaria, respondiendo de esta manera a las expectativas y exigencias de la sociedad. RESPONSABLE Secretario General Comunidad Universitaria Procesos SGC ▫ Resultados de las evaluaciones de Planes de Desarrollo Institucional anterior. ▫ Resultados de las evaluaciones de PEI anterior. ▫ Informes de la evaluación institucional (auditorías internas y externas, autoevaluaciones de programa e institucional) ▫ Plan de mejora institucional ▫ Metodología análisis de riesgos ▫ Análisis de riesgo institucional ▫ Informes consolidados de información y estadísticas institucionales ▫ Análisis de mediciones de indicadores Seguimiento y control Procesos SGC ▫ Necesidades de capacitación del personal asignado a cada proceso. ▫ Evaluaciones de desempeño. CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO FORMACIÓN FI-CP-01 Versión 3 8/11/2019 TIPO Ambientes Innovadores para el Aprendizaje ▫ Servicios y recursos digitales, bibliográficos y de laboratorio para el aprendizaje y la investigación ▫ Plan estratégico de TICs ▫ Reglamento para el uso adecuado de las TICs ▫ Plan de manejo y gestión responsable del campus PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES Partes interesadas ▫ Solicitudes de admisión, matricula y control académico ▫ Solicitudes de Becas, descuentos y Renovación de Becas. ▫ Necesidades de servicios de Bienestar Institucional ▫ Solicitud de Convenios y contratos Generación de Conocimiento ▫ Planeación Académica ▫ Requisitos internos del programa para optar al título universitario ▫ Currículos de los programas académicos ▫. Syllabus ajustados a la política curricular ▫ Informe de seguimiento a la gestión curricular de los programas académicos ▫ Proyectos educativos de programas actualizados ▫ Lineamientos curriculares de Docencia, investigación e internacionalización ▫ Lineamientos para el fomento, la generación y la circulación del conocimiento ▫ Estatuto de Investigación ▫ Plan anual de convocatorias ▫ Planes estratégicos de grupos de investigación, ▫ Programa institucional de semilleros de investigación ▫ Reglamento de Propiedad intelectual ▫ Planes estratégicos de grupos de investigación, ▫ Programa institucional de semilleros de investigación Programa institucional de cultura científica ▫ Política de Estímulos a la Investigación ▫ Política de internacionalización ▫ Alianzas y convenios académicos nacionales e internacionales para la movilidad ▫ Oferta de oportunidades académicas que promuevan el desarrollo inter/ multicultural Generación de Conocimiento Ambientes Innovadores para el Aprendizaje Partes interesadas SALIDA CLIENTE H A C E R ▫ Inscripción, selección, admisión y matrícula en las modalidades de estudio ▫ Ejecución de mecanismos para la acceso, inclusión y diversidad ▫ Establecer las etapas para el otorgamiento de créditos a estudiantes ▫ Registro y control financiero de estudiantes ▫ Registro y control académico de estudiantes ▫ Generación de certificados académicos y financieros ▫ Realizar inducción estudiantil ▫ Prestación de servicios de Bienestar ▫ Ejecución del sistema de seguridad y salud en el trabajo ▫ Realizar seguimiento a estudiantes para determinar características en la población estudiantil incidentes en la permanencia académica con calidad y la graduación oportuna. ▫ Realizar procesos de convocatorias, selección y contratación del personal docente, administrativo y de apoyo (aprendices). ▫ Informe de acogida y acompañamiento en las actividades. ▫ Informes de participación estudiantil en áreas de Bienestar. ▫ Informe de programa de apoyo socioeconómico ▫ Reporte de asignación (auxilios, becas y descuentos) ▫ Información de egresados/graduados ▫ Reportes de permanencia académica y graduación oportuna ▫ Caracterización del estudiante ▫ Informes de participación en las estrategias y actividades ▫ Campañas de desarrollo humano CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO FORMACIÓN FI-CP-01 Versión 3 8/11/2019 TIPO H A C E R ▫ Política de Extensión ▫ Lineamientos para la promoción y fortalecimiento para la transferencia y apropiación social del conocimiento ▫ Redes, alianzas y convenios académicos nacionales e internacionales para la aplicación del conocimiento ▫ Programas de Comunicación y Cultura Científica ▫ Actividades de extensión y proyección Social ▫ Reglamento de prácticas ▫ Programa de emprendimiento ▫ Convenios de cooperación con agentes externos ▫ Portafolio de Educación Continua y educación para el Trabajo ▫ Términos de convenios ▫ Productos de transferencia de conocimiento ▫ Reglamento de Propiedad intelectual PROVEEDOR ENTRADA ▫ Realizar inducción a personal docente y administrativo ▫ Realizar la categorización y actualización de hojas de vida del personal ▫ Aplicar evaluación de desempeño administrativo y evaluación integral docente. ▫ Promover y desarrollar espacios de participación académica e institucional. ▫ Construcción y ejecución del Plan de Acción Anual del proceso. ▫ Seguimiento y registro de egresados/graduados ▫ Ejecución de caracterización de egresados/graduados ▫ Construcción y ejecución del Plan de Acción Anual del proceso. ACTIVIDADES Aplicación de Conocimiento ▫ Efectuar seguimiento al proceso ▫ Analizar cuadro de indicadores ▫ Seguimiento a la ejecución presupuestal ▫ Evaluar la eficacia de las acciones tomadas ▫ Seguimiento plan de acción anual ▫ Informe de seguimiento al comportamiento de los indicadores. ▫ Informe de seguimiento anual a la ejecución de plan de acción anual del proceso ▫ Seguimiento a la ejecución presupuestal del proceso Aplicación de Conocimiento Seguimiento y Control Análisis y Mejora Institucional ▫ Personal competente ▫ Informe del proceso de selección. ▫ Reportes de evaluación docente ▫ Informe general de evaluación de desempeño ▫ Desvinculación laboral ▫ Estudios de impacto de la formación ▫ Caracterización de egresados/graduados ▫ Plan de Acción Anual del proceso. SALIDA CLIENTE Seguimiento y control ▫ Información de los lineamientos, metodologías, funcionamiento del Sistema de Gestión ▫ Observaciones, recomendaciones de mejora procesos de evaluación ▫ Sugerencias, solicitudes, necesidades y expectativas (Comunidad Universitaria) ▫ Ajustar plan de acción (actividades de gestión y mejoramiento) ▫ Autorregulación ▫ Ajustes al sistema/proceso ▫ Correcciones ▫ Acciones Correctivas ▫ Acciones Preventivas ▫ Acciones de Mantenimiento ▫ Acciones de perfeccionamiento Seguimiento y Control Análisis y aprendizaje institucional ▫ Matriz de riesgos institucional ▫ Acciones de mejora institucionales Entes gubernamentales y/o de Control ▫ Resultado Auditorías/Informes de pares externos Entes gubernamentales y/o de Control Análisis y Mejora Institucional ▫ Análisis de resultados de gestión ▫ Informe de salida revisión por la dirección ▫ Informe de indicadores de procesos y Megas institucionales ▫ Actividades de mejoramiento institucionales Seguimiento y control ▫ Indicadores e informes del proceso ▫ Registro de Quejas, Reclamos, Felicitaciones y Sugerencias A C T U A R V E R IF IC A R CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO FORMACIÓN FI-CP-01 Versión 3 8/11/2019 Personal asignado a las unidades organizacionales de: Vicerrectoría Financiera (Marketing y Crédito y cartera), Secretaría General (Admisiones y Registro y control académico), Vicerrectoría del Medio Universitario (Bienestar Institucional, PACE y Egresados), Vicerrectoría de Docencia (Dirección de docencia, Facultades) y Vicerrectoría Administrativa (Talento Humano) RECURSOS Espacios de trabajo, iluminación, computadores y muebles ergonómicamente adecuados de acuerdo a las normas de seguridad y salud en el trabajo. Registros salvaguardados en condiciones de limpieza, orden y en un ambiente seco. Infraestructura tecnológica Internet, Intranet, computadoras, impresoras, insumos (papelería, muebles, archivadores) teléfonos. Medios y equipos audiovisuales. Aplicativo EPICA, auditorios y salas de conferencias, campos de juego, espacios libres, zonas verdes y demás espacios destinados al bienestar en general HUMANOS FÍSICOS Y TECNOLÓGICOS AMBIENTALES "La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA" DOCUMENTACIÓN SOPORTE REQUISITOS A CUMPLIR INTERNA EXTERNA NTC ISO 9001 OTROS Normatividad interna aplicable al proceso: https://www.uac.edu.co/la-universidad.html Procedimientos del proceso: http://aseguramiento.uac.edu.co/sistema-de- aseguramiento.html Ley 100 1993, Ley 1010 2006, Ley 1090 2006, Ley 1122 2007,Ley 115 de 1994, Ley 1188 de 2008, Ley 1209 de 2008,Ley 1273 de 2009, Ley 1335 de 2009, Articulo 19, Ley 1437 2011, Ley 1748 de 1995, Ley 181 1995, Ley 23 1981, Ley 30 de 1992, Ley 729 2001, Ley 793 2003, Ley 9 1979, Ley 789 de 2002., Acuerdo 03 1995, Circular 05 de 2008, Código sustantivo del Trabajo, Constitución Nacional, Decreto 052 de 2017, Decreto 0554 del 27 de Marzo de 2015, Decreto 0723 de 2013, Decreto 1001 de 2006, Decreto 1011 de 2006, Decreto 1072 de 2015, Decreto 1075 del 2015, Decreto 110 de 1994, Decreto 1295 de 2010, Decreto 1478 de 1994, Decreto 1748 de 1995, Decreto 1767 de 2006, Decreto 1781 de 2003, Decreto 2200 2005, Normatividad de Sistema de Gestión de Seguridad y salud en el trabajo vigente, Resolución 1403 2007, Resolución 1478 2006, Resolución 1618 de 2010, Resolución 1995 1999, Resolución 2003 del 2014 5.1, 5.2.2, 5.3, 6.1, 7.1.2, 7.1.4, 7.1.6, 7.2, 7.3, 7.5, 8.1, 8.2, 8.3, 8.5, 8.6, 8.7, 9.1, 10 Factores Acreditación Institucional: F2. Estudiantes F3. Profesores F7. Pertinencia e Impacto Social F10. Organización, Gestión y Administración F9. Bienestar Institucional Factores Acreditación de Programas: F1. Misión, Proyecto Institucional y de Programa F2. Estudiantes F3. Profesores F4. Procesos Académicos F7. Bienestar Institucional F8. Organización, Administración y gestión F9. Impacto de los Egresados en el Medio