TIPO
P
L
A
N
E
A
R
▫ Resultados de las evaluaciones de 
Planes de Desarrollo Institucional 
anterior.                            
▫ Resultados de las evaluaciones de PEI 
anterior.
▫ Informes de la evaluación institucional 
(auditorías internas y externas, 
autoevaluaciones de programa e 
institucional)
▫ Plan de mejora institucional
▫ Metodología análisis de riesgos
▫ Análisis de riesgo institucional
▫ Informes consolidados de información y 
estadísticas institucionales 
▫ Análisis de mediciones de indicadores
Seguimiento y control
▫ Plan de manejo y Gestión Responsable 
del Campus
▫ Plan Estratégico de TICs
▫ Plan de continuidad de
negocio
▫ Política Institucional de conciencia
ambiental
▫ Política de Seguridad
▫ Plan de manejo de residuos sólidos
▫ Plan de contingencia de tecnologías de 
información y comunicaciones
▫  Programa de gestión del riesgo en el 
uso de las tecnologías de información y 
comunicaciones
▫ Plan de inventario de equipos
▫ Plan de mantenimiento y soporte 
▫ Políticas de colecciones
▫ Listado de riesgos del proceso
▫ Establecer políticas y planes a implementar para la correcta 
gestión de las actividades del proceso.
▫ Establecer lineamientos para la construcción de los planes 
de mantenimiento preventivo y correctivo para la 
infraestructura física y tecnológica
▫ Establecer lineamientos para la planeación del servicio de 
seguridad
▫ Identificar necesidades de infraestructura física y tecnológica
▫ Identificar aspectos claves para la implementación de 
políticas de tecnologías de información y comunicaciones
▫ Elaborar Planeación tecnológica y desarrollo de software
▫ Planear sistema de seguridad de tecnologías de información 
y comunicaciones
▫ Planificación de los sistemas claves para la ejecución de y 
registro de actividades de carácter institucional
▫ Análisis de riesgos del proceso
Comunidad Universitaria
Procesos SGC
OBJETO
Asegurar la infraestructura física, tecnológica y los recursos y medios necesarios para la
prestación efectiva de los servicios ofertados, a través del desarrollo y administración de
ambientes creativos, innovadores, sostenibles y amigables con el medio ambiente que promuevan
el crecimiento intelectual, investigativo y el desarrollo de la comunidad universitaria; garantizando
la integridad y disponibilidad de la información, así como una rápida adaptación y capacidad de
respuesta a los cambios del entorno.
RESPONSABLE Vicerrector Administrativo
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
AMBIENTES INNOVADORES PARA EL APRENDIZAJE
AP-CP-01
Versión 2
15/11/2018
ENTRADA ACTIVIDADESPROVEEDOR
Análisis y aprendizaje institucional
SALIDA CLIENTE
Estado
Entes gubernamentales y/o de control
Direccionamiento y Gobierno Institucional
▫ Estatutos Institucionales
▫ Lineamientos Institucionales
▫ Declaraciones y acuerdos
▫ Lineamientos y Orientaciones anuales 
para la Planeación y el presupuesto 
institucional
▫ Proyecto Educativo Institucional (PEI)
▫ Plan de Desarrollo Institucional (PDI)
▫ Resultados de la revisión por la 
Dirección del SGC
▫ Normativa aplicable
▫ Plan de ordenamiento territorial (POT)
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
AMBIENTES INNOVADORES PARA EL APRENDIZAJE
AP-CP-01
Versión 2
15/11/2018
TIPO
H
A
C
E
R
Gestión de Adquisición de Bienes y 
Contratación de Servicios
▫Lineamientos para solicitar el suministro 
de materiales y/o servicios.  
▫Lineamientos para contratación
Comunidad Universitaria ▫Solicitudes, necesidades y expectativas.
PROVEEDOR ENTRADA
▫ Priorización y ejecución de adecuación de espacios.
▫ Formular los proyectos para la construcción/adecuación de 
espacios. 
▫ Elaborar en conjunto con el contratista el cronograma de la 
obra. 
▫ Coordinar y supervisar la ejecución de las obras.
▫ Recibir a satisfacción las obras ejecutadas por los 
contratistas.
▫Programar y coordinar la ejecución de las obras a desarrollar 
con personal interno.
▫ Ejecutar y hacer seguimiento al plan de mantenimiento y 
soporte 
▫ Ejecutar los servicios de vigilancia en las instalaciones de la 
Universidad
▫ Atender solicitudes de incidencias, problemas y/o eventos
▫ Ejecutar programa de gestión del riesgo en el uso de las 
tecnologías de información y comunicaciones
▫ Ejecutar planificación presupuestal
▫ Desarrollar soluciones según necesidades de los procesos
▫ Ejecutar inventario de equipos
▫ Planear sistema de seguridad de tecnologías de información 
y comunicaciones
▫ Realizar capacitación tecnológica en el uso de nuevas 
herramientas
▫ Gestión de cursos virtuales: creación, cierre, actualización, 
reapertura, virtualización, soporte a docentes y estudiantes
▫ Servicios de instalación de redes
▫ Administrar medios y recursos tecnológicos académicos
▫ Selección y adquisición de colecciones bibliográficas
▫ Procesamiento técnico bibliográfico
▫ Circulación y préstamos bibliográficos
▫ Préstamos interbibliotecario
▫ Construcción y ejecución del Plan de Acción Anual del 
proceso.
▫Solicitudes atendidas.
▫Seguimiento a la ejecución de obras.
▫ Obras ejecutadas y recibidas a 
satisfacción.
▫ Actualización Tecnológica
▫ Usuarios capacitados
▫ Ampliación de capacidades y/o 
servicios
▫ Licencias de Software
▫ Mantenimiento realizados
▫ Incidentes atendidos
▫ Inducción de las políticas de las salas, 
laboratorios y Biblioteca
▫ Prestación de servicios de Biblioteca y 
Medios y Recursos Tecnológicos y 
Académicos
▫ Plan de Acción Anual
Comunidad Universitaria
Procesos SGC
ACTIVIDADES SALIDA CLIENTE
Generación de Conocimiento
▫ Lineamientos Curriculares
▫ Contenidos curriculares por programa
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
AMBIENTES INNOVADORES PARA EL APRENDIZAJE
AP-CP-01
Versión 2
15/11/2018
TIPOPROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES SALIDA CLIENTE
Seguimiento y control
▫ Información de los lineamientos, 
metodologías, funcionamiento del 
Sistema de Gestión
▫ Observaciones, recomendaciones de 
mejora procesos de evaluación
▫ Sugerencias, solicitudes, necesidades y 
expectativas (Comunidad Universitaria)
V
E
R
IF
IC
A
R
Análisis y Mejora Institucional
▫ Análisis de resultados de gestión 
▫ Informe de salida revisión por la 
dirección
▫ Informe de indicadores de procesos y 
Megas institucionales
▫ Actividades de mejoramiento 
institucionales
▫ Informe de seguimiento al 
comportamiento de los indicadores.
▫ Informe de seguimiento anual a la 
ejecución de plan de  acción anual del 
proceso
▫ Seguimiento a la ejecución 
presupuestal del proceso
Seguimiento y Control
Análisis y Mejora Institucional
▫ Efectuar seguimiento al proceso
▫ Analizar cuadro de indicadores
▫ Seguimiento a la ejecución presupuestal
▫ Evaluar la eficacia de las acciones tomadas
▫ Seguimiento plan de acción anual 
Personal asignado a las unidades organizacionales de: Vicerrectoría 
Administrativa (Infraestructura y servicios generales, Seguridad), 
Tecnologías de la Información, Vicerrectoría del Medio Universitario 
(Biblioteca), Vicerrectoría de Docencia (Laboratorios)  
Entes gubernamentales y/o de Control
▫ Resultado Auditorías/Informes de pares 
externos
RECURSOS
Espacios de trabajo, iluminación, computadores y muebles ergonómicamente 
adecuados de acuerdo a las normas de seguridad y salud en el trabajo. Registros 
salvaguardados en condiciones de limpieza, orden y en un ambiente seco.
Espacio físico, infraestructura tecnológica, conectividad a Internet, equipos de 
soporte red, hardware, software (soporte y servicio), Intranet, computadoras, 
impresoras, fax, módulos académicos Web , herramientas y equipo de 
mantenimiento, insumos, papelería, muebles, archivadores y teléfono, equipos 
audiovisuales.
Análisis y aprendizaje institucional
▫ Matriz de riesgos institucional
▫ Acciones de mejora institucionales
HUMANOS FÍSICOS Y TECNOLÓGICOS AMBIENTALES
A
C
T
U
A
R ▫ Ajustar plan de acción (actividades de gestión y 
mejoramiento)
▫ Autorregulación
▫ Ajustes al sistema/proceso
▫ Correcciones
▫ Acciones Correctivas
▫ Acciones Preventivas
▫ Acciones de Mantenimiento
▫ Acciones de perfeccionamiento
Seguimiento y Control
Entes gubernamentales y/o de Control
Seguimiento y control
▫  Indicadores e informes del proceso
▫  Registro de Quejas, Reclamos, 
Felicitaciones y Sugerencias
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
AMBIENTES INNOVADORES PARA EL APRENDIZAJE
AP-CP-01
Versión 2
15/11/2018
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Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA"
DOCUMENTACIÓN SOPORTE REQUISITOS A CUMPLIR
INTERNA EXTERNA NTC ISO 9001 OTROS
Normatividad interna aplicable al proceso:
https://www.uac.edu.co/la-universidad.html
Procedimientos del proceso: 
http://aseguramiento.uac.edu.co/sistema-de-
aseguramiento.html
Constitución Política de Colombia, Artículos 69 y 339
Ley 30 de 1992, Ley 115 de 1994
Ley 1188 de 2008, Decreto 1295 de 2010
MARC 21, Sistema de Clasificación Decimal DEWEY 2.1
Decreto 490 de 1995, Decreto 2566 de 2003
Reglas de Catalogación Angloaméricana y Las RDA
Decreto 2535 de 1993, Decreto 356 de 1994.
POT (plan de ordenamiento territorial)          
Decreto No. 0212 de 2014
Normatividad técnica sísmica, urbana y arquitectónica del 
lugar de desarrollo del proyecto.                          
Resolución 1409 de 2012.
Ley 1618 del 27 de febrero de 2013
Ley 1581 de 2012
Decreto  1377 de 2013
5.1, 5.2.2, 5.3, 6.1, 7.1.3, 7.1.4, 7.1.6, 7.5, 8.3, 9.1, 10
Factores Acreditación Institucional:
F11. Recursos de Apoyo Académico e Infraestructura Física
Factores Acreditación de Programas:
F1. Misión, Proyecto Institucional y de Programa
F4. Procesos Académicos
F8. Organización, Administración y Gestión
F10. Recursos Físicos y Financieros