TIPO P L A N E A R ▫ Resultados de las evaluaciones de Planes de Desarrollo Institucional ▫ Resultados de las evaluaciones de PEI ▫ Informes de la evaluación institucional (auditorías internas y externas, autoevaluaciones de programa e institucional) ▫ Plan de mejora institucional ▫ Metodología análisis de riesgos ▫ Análisis de riesgo institucional ▫ Informes consolidados de información y estadísticas institucionales ▫ Análisis de mediciones de indicadores Seguimiento y control ▫ Política de adquisición de bienes y contratación de servicios ▫ Documentación reglamentaria del proceso ▫ Listado de riesgos del proceso ▫ Establecer los criterios para seleccionar, evaluar y reevaluar a los proveedores. ▫ Establecer la metodología para realizar la adquisición de bienes y contratación de servicios. ▫ Definir los métodos y criterios de aceptación de los bienes y productos adquiridos. ▫ Análisis de riesgos del proceso Lineamientos para la Supervisión y/o interventoría en ordenes o contratos Comunidad Universitaria Procesos SGC OBJETO Adquirir y/o contratar los bienes y servicios requeridos por las unidades académicas y administrativas como apoyo a su gestión, garantizando la calidad, entrega oportuna de los mismos y optimización de los recursos institucionales. RESPONSABLE Gerente Administrativo CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRACIÓN DE SERVICIO CS-CP-01 Versión 4 30/10/2018 ENTRADA ACTIVIDADESPROVEEDOR Análisis y aprendizaje institucional SALIDA CLIENTE Estado Entes gubernamentales y/o de control Direccionamiento y Gobierno Institucional ▫ Estatutos Institucionales ▫ Lineamientos Institucionales ▫ Declaraciones y acuerdos ▫ Lineamientos y Orientaciones anuales para la Planeación y el presupuesto institucional ▫ Proyecto Educativo Institucional (PEI) ▫ Plan de Desarrollo Institucional (PDI) ▫ Resultados de la revisión por la Dirección del SGC ▫ Normativa aplicable CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRACIÓN DE SERVICIO CS-CP-01 Versión 4 30/10/2018 TIPO Seguimiento y control ▫ Información de los lineamientos, metodologías, funcionamiento del Sistema de Gestión ▫ Observaciones, recomendaciones de mejora procesos de evaluación ▫ Sugerencias, solicitudes, necesidades y expectativas (Comunidad Universitaria) H A C E R Proveedores / Contratistas ▫ Información del proveedor / Contratista (Representación legal, RUT, referencias comerciales, referencias financieras,etc.) ▫ Cotizaciones, catálogos, propuestas, Información legal, conceptos técnicos, garantías V E R IF IC A R Análisis y Mejora Institucional ▫ Análisis de resultados de gestión ▫ Informe de salida revisión por la dirección ▫ Informe de indicadores de procesos y Megas institucionales ▫ Actividades de mejoramiento institucionales Procesos SGC ▫ Solicitudes, necesidades y expectativas. ▫ Requerimientos, especificaciones técnicas. PROVEEDOR ENTRADA ▫ Informe de seguimiento al comportamiento de los indicadores. ▫ Informe de seguimiento anual a la ejecución de plan de acción anual del proceso ▫ Seguimiento a la ejecución presupuestal del proceso Seguimiento y Control Análisis y Mejora Institucional ▫ Efectuar seguimiento al proceso ▫ Analizar cuadro de indicadores ▫ Seguimiento a la ejecución presupuestal ▫ Evaluar la eficacia de las acciones tomadas ▫ Seguimiento plan de acción anual del proceso ▫ Seleccionar a los proveedores / contratistas ▫ Negociar con los proveedores / contratistas las condiciones de compra (plazos de pago, tiempos de entrega, etc.). ▫ Evaluar las requisiciones de adquisición de bienes y contratación servicios. ▫ Cotizar los bienes y/o servicios de acuerdo con lo requerido. ▫ Recepción, entrega y baja de bienes ▫ Construcción y ejecución del Plan de Acción Anual del proceso. Procesos SGC Proveedores / Contratistas ▫ Inscripción de proveedores ▫ Condiciones de adquisiciones / contrataciones pactadas con los proveedores / contratistas. ▫ Ordenes de compra o servicio. ▫ Ingreso de bienes o productos adquiridos al almacén. ▫ Comunicación de términos contractuales de servicios ▫ Salida del almacén y entrega de bienes o productos al solicitante. ▫ Registro evaluación de proveedores. ▫ Plan de Acción Anual ACTIVIDADES SALIDA CLIENTE CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRACIÓN DE SERVICIO CS-CP-01 Versión 4 30/10/2018 "La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA" DOCUMENTACIÓN SOPORTE REQUISITOS A CUMPLIR INTERNA EXTERNA NTC ISO 9001 OTROS Normatividad interna aplicable al proceso: https://www.uac.edu.co/la-universidad.html Procedimientos del proceso: http://aseguramiento.uac.edu.co/sistema-de- aseguramiento.html Constitución Política de Colombia, Artículos 69 y 339, Ley 30 de 1992, Ley 115 de 1994 5.1, 5.2.2, 5.3, 6.1, 7.1.6, 7.5, 8.4, 9.1, 10 Factores Acreditación Institucional: F11. Recursos de Apoyo Académico e Infraestructura Física F12. Recursos Financieros Factores Acreditación de Programas: F8. Organización, Administración y Gestión F10. Recursos Físicos y Financieros Personal asignado a las unidades organizacionales de: Vicerrectoría Administrativa (Administrativa) y Jurídica Entes gubernamentales y/o de Control ▫ Resultado Auditorías/Informes de pares externos RECURSOS Espacios de trabajo, iluminación, computadores y muebles ergonómicamente adecuados de acuerdo a las normas de seguridad y salud en el trabajo. Registros salvaguardados en condiciones de limpieza, orden y en un ambiente seco. Infraestructura tecnológica Internet, Intranet, computadoras, impresoras, insumos (papelería, muebles, archivadores) teléfonos. Medios y equipos audiovisuales. Aplicativo EPICA. Análisis y aprendizaje institucional ▫ Matriz de riesgos institucional ▫ Acciones de mejora institucionales HUMANOS FÍSICOS Y TECNOLÓGICOS AMBIENTALES A C T U A R ▫ Ajustar plan de acción (actividades de gestión y mejoramiento) ▫ Autorregulación ▫ Ajustes al sistema/proceso ▫ Correcciones ▫ Acciones Correctivas ▫ Acciones Preventivas ▫ Acciones de Mantenimiento ▫ Acciones de perfeccionamiento Seguimiento y Control Entes gubernamentales y/o de Control Seguimiento y control ▫ Indicadores e informes del proceso ▫ Registro de Quejas, Reclamos, Felicitaciones y Sugerencias