FORMULACIÓN, EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DG-PL-PR-01 Versión 8 24/04/2020 Elaborado por: Profesional en Sistema de Gestión Revisado por: Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento Aprobado por: Representante por la Dirección La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE FORMULACIÓN, EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DIRECCIONAMIENTO Y GOBIERNO INSTITUCIONAL 1. OBJETO FORMULACIÓN, EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DG-PL-PR-01 Versión 8 24/04/2020 Elaborado por: Profesional en Sistema de Gestión Revisado por: Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento Aprobado por: Representante por la Dirección La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA Establecer los elementos de referencia para la formulación, ejecución, seguimiento, control y evaluación de la estrategia institucional definida en el Plan de Desarrollo Institucional (PDI) de la Universidad Autónoma del Caribe como parte del proceso de Direccionamiento Institucional. 2. ALCANCE Este procedimiento establece las etapas y variables para la formulación, ejecución, seguimiento, control al cumplimiento y evaluación de la estrategia institucional a través Plan de Desarrollo Institucional (PDI). 3. RESPONSABLES Son responsables de la ejecución del presente procedimiento: • Consejo Superior, por aprobar el Plan de Desarrollo Institucional y las modificaciones que sean necesarias realizar durante su vigencia, así como evaluarlo periódicamente teniendo en cuenta los informes de gestión que le sean presentados. • Rector, por supervisar la efectiva ejecución del presente procedimiento garantizando los recursos para tal fin, así como presentar ante el Consejo Superior las modificaciones que le sean necesarias realizar del PDI durante su vigencia y por presentar el informe de gestión del Plan de Desarrollo al Consejo Superior. • Dirección de Planeación, por la formulación, seguimiento, control y evaluación del PDI y su ejecución a través de los planes de acción anual de cada unidad administrativa y/o académica. • Vicerrector Académica, por la formulación, seguimiento, control y evaluación del PEI. • Vicerrectores y Directores de Unidades Académicas y Administrativas, son responsables por la ejecución del Plan de Desarrollo Institucional (PDI) a través del Plan de Acción Anual (PAA). • Comité de Aseguramiento de la Calidad, por dar recomendaciones al Consejo Superior referente a los lineamientos del PDI en sus diferentes etapas (formulación, ejecución, seguimiento y evaluación). 4. DEFINICIONES 4.1. COMUNIDAD UNIVERSITARIA: Está conformada por estudiantes, docentes, administrativos, egresados, directivos y padres de familia. FORMULACIÓN, EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DG-PL-PR-01 Versión 8 24/04/2020 Elaborado por: Profesional en Sistema de Gestión Revisado por: Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento Aprobado por: Representante por la Dirección La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA 4.2. DIVULGACIÓN: Es el proceso mediante el cual la comunidad universitaria conoce y asume como propios las políticas, objetivos, el contenido, logros y resultados del proceso de Planeación. 4.3. EVALUACIÓN DEL PDI: Precisión del grado de cumplimiento de los proyectos contemplados en el PDI y de su impacto en la cultura organizacional y académica. 4.4. EJECUCIÓN: Consiste en el desarrollo de las acciones estratégicas contempladas en los proyectos de los planes de desarrollo (PDI) en función del cumplimiento de los objetivos específicos y general. 4.5. FORMULACIÓN: Es la estructuración y diseño del Plan de Desarrollo Institucional a ejecutar en un periodo determinado. 4.6 FUNCIONES MISIONALES: Son los procesos esenciales de una institución de educación superior (docencia, investigación, extensión y proyección social) 4.7. INDICADOR: Herramienta para medir o comparar los resultados efectivamente obtenidos, en la ejecución de una actividad, proyecto, programa, plan. Facilita estudiar dónde estamos y hacia dónde nos dirigimos con respecto a determinados objetivos y metas. Se puede expresar en diversas formas (porcentual, cuantitativa, cualitativa, entre otros). 4.8. INSTRUMENTOS: Son las diferentes herramientas de carácter teórico-conceptual, metodológico y político-administrativo -incluyendo normas y disposiciones legales- que permiten elaborar, ejecutar, controlar, hacer el seguimiento y evaluar los planes. 4.9. LÍDER DE UNIDAD ACADÉMICA Y/O ADMINISTRATIVA: Persona con cargo de Rector, Vicerrector, Director, Jefe o Coordinador, responsable de planes de acción y unidades organizacionales de acuerdo a lo establecido en la estructura organizacional de la Institución. 4.10 LÍNEA ESTRATÉGICA: Señala el movimiento de un conjunto de operaciones, organización y procesos que se formulan con el objetivo de materializar el Proyecto Educativo Institucional en la búsqueda del logro de la visión de la Universidad. 4.11. MEGAS: Resultado que se pretende alcanzar en un plazo determinado para avanzar hacia el cumplimiento de un objetivo. Las megas expresan una situación deseable y posible de alcanzar en un período de tiempo preestablecido. Las megas deben ser medibles, realistas y requieren de esfuerzo y unos recursos para alcanzarlas. 4.12. OBJETIVO: Expresión de los logros que la Universidad quiere alcanzar en un plazo determinado. Guardan relación con la misión, la visión y las orientaciones de las políticas institucionales. 4.13. ÓRGANOS DE GOBIERNO: De acuerdo con lo establecido en el Estatuto General, la Universidad está dirigida por los siguientes órganos de gobierno: a. Consejo Superior; b. Consejo Académico c. Rectoría. FORMULACIÓN, EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DG-PL-PR-01 Versión 8 24/04/2020 Elaborado por: Profesional en Sistema de Gestión Revisado por: Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento Aprobado por: Representante por la Dirección La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA 4.14. PLAN DE ACCIÓN ANUAL (PAA): Contiene un conjunto de decisiones concertadas por los diferentes actores de cada una de las unidades académicas y administrativas, que buscan gestionar y transformar la situación actual en una situación futura deseada y posible, materializada a través de actividades, metas, indicadores, instrumentos, proyectos, cronograma y recursos, a desarrollar durante un año; todas estas relacionadas con el PDI. 4.15. PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL (PDI): Es el instrumento a través el cual se da cumplimiento a la misión institucional y se planea dar desarrollo a la visión institucional contempladas en el Proyecto Educativo Institucional (PEI). 4.16. POLÍTICAS: Son enunciados generales que guían o canalizan el pensamiento o la acción en la toma de decisiones, en este sentido son las bases, fundamentos, normas o directrices que la institución quiere promover. Es la declaración de la voluntad institucional o de un compromiso. Las políticas son de largo plazo y definen el ser de una institución. 4.17. PROYECTO: Son áreas generales en las que se deben dirigir los esfuerzos para cumplir con la misión y la visión. Materializa las líneas estratégicas, cuyas directrices deben estar orientadas a solucionar los problemas, satisfacer las necesidades y a conseguir los objetivos del plan. Se realiza y gesta en un espacio y en un período determinado. Comprende también objetivos, subproyectos, metas, estrategias, instrumentos y recursos. 4.18. PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL (PEI): Es un instrumento que orienta la planeación, la administración, la evaluación y la autorregulación de las funciones sustantivas y la manera como éstas se articulan. En él se define de manera participativa y en conjunto con los diferentes actores de la comunidad universitaria la misión, visión, principios y valores, entre otros referentes institucionales. 4.19. RECURSOS: Hacen referencia al talento humano, recursos financieros, técnicos y otros, necesarios para la adecuada ejecución de una actividad. 4.20. RESPONSABLES DEL PROCESO: Consiste en la identificación del cargo, en quien se delega la responsabilidad y la autoridad de todo lo relacionado con los procesos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad. 4.21. SEGUIMIENTO Y CONTROL: Es el mecanismo para comprobar que las actividades se realicen como fueron previstas en el plan, de acuerdo con las políticas, principios, objetivos y líneas estratégicas fijadas previamente para garantizar el cumplimiento de la misión institucional 5. DESARROLLO 5.1 DESCRIPCIÓN POR FASES 1. Preparación. Cuando el Consejo superior lo dictamine, el PEI puede ser objeto de actualización o reformulación. Para ello el Consejo nombra un responsable institucional, quién a su vez es el encargado de iniciar con la conformación de uno o varios equipos por los componentes que se FORMULACIÓN, EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DG-PL-PR-01 Versión 8 24/04/2020 Elaborado por: Profesional en Sistema de Gestión Revisado por: Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento Aprobado por: Representante por la Dirección La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA establezcan para que lideren la construcción o actualización respectiva del PEI. La Vicerrectoría Académica elabora el cronograma de actividades el cual debe ser divulgado a todos los estamentos que hacen parte de la comunidad Universitaria. 2. Sensibilización. El responsable institucional del proyecto debe construir un plan de comunicaciones en el que se garanticen los escenarios de diálogo y validación de resultados, buscando la participación de todos los actores educativos en la construcción del PEI. El principal objetivo del momento de sensibilización consiste en invitar a todos los actores de la comunidad educativa a vincularse con el proceso, a participar de las actividades y a estar atentos al avance del mismo, señalando la importancia que esto representa para la estructuración de las prácticas educativas y la vida institucional. 3. Construcción. Los equipos de trabajo deben ejecutar las acciones para recolección de información, procesamiento y análisis, así como la construcción o actualización de los respectivos componentes a cargo, respondiendo con ello por los aspectos del PEI asociados. Durante este momento se debe asegurar la inclusión de todos los estamentos de la comunidad educativa. Con el acervo de información construida, levantada de forma participativa los equipos tendrán los elementos necesarios para elaborar un documento de trabajo que hará parte del PEI final, según el Área de Gestión o componente que contenga el aspecto o aspectos a cargo. 4. Consolidación. Una vez terminado el trabajo de los equipos, se procede a tener sesiones internas de trabajo para triangular el resultado de trabajo y consolidar en un solo documento la propuesta de PEI. Una vez realizado este paso, debe ser presentado en plenaria de todos los equipos y deber ser aprobado por el 70% de los participantes, para su remisión al Consejo Superior. Cualquier diferencia debe ser dirimida entre los líderes de los equipos de trabajo y el responsable institucional del Proyecto. 5. Formalización y socialización. Una vez se ha concretado como texto el contenido construido o actualizado en relación con uno o varios aspectos del PEI, se debe presentar ante el Consejo Superior de la Universidad, haciendo uso de los actos administrativos correspondientes, con el propósito de que sea aprobado y adoptado formalmente. 6. Divulgación. La Vicerrectoría Académica lleva a cabo la divulgación del Proyecto Educativo Institucional (PEI) y su forma de implementación. 7. Actualización del PEI. El Proyecto Educativo Institucional (PEI) es sujeto de actualización, previa solicitud del Consejo Superior. La metodología de actualización es definida por la Vicerrectoría Académica, y los resultados deben ser presentados ante el Consejo Superior para su aprobación 5.2 DESCRIPCIÓN POR FASES - PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL 1. Elaboración del cronograma. La Dirección de planeación elabora el cronograma de actividades para la reformulación del Plan de Desarrollo Institucional (PDI). Este cronograma debe ser divulgado a las unidades académicas y administrativas que participan en su desarrollo. Este FORMULACIÓN, EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DG-PL-PR-01 Versión 8 24/04/2020 Elaborado por: Profesional en Sistema de Gestión Revisado por: Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento Aprobado por: Representante por la Dirección La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA proceso debe hacerse con la participación de todos los estamentos que hacen parte de la comunidad Universitaria. 2. Identificación de proyectos. Teniendo en cuenta la situación reflejada en la evaluación del PDI anterior, los lineamentos del Proyecto Educativo Institucional (PEI), la normatividad vigente en materia de Educación Superior, y el contexto general se precisan los proyectos a liderar por la alta dirección con la colaboración de todos los líderes de proceso, tanto unidades administrativas como académicas quienes coadyuvan en el desarrollo de dichos proyectos. Se precisan las áreas de trabajo definiéndose los pasos a adoptar para el desarrollo del PDI y se determinan los proyectos que le constituyen. 3. Elaboración e institucionalización de indicadores por líneas estratégicas. Tomando de referente los lineamientos definidos para los procesos de aseguramiento de la calidad y las demás normas de certificación y referentes a los que la Universidad libremente desee adherirse, la Dirección de Planeación estructura los indicadores y evalúa su comportamiento periódico con el objeto de medir el grado de desarrollo del PDI. 4. Definición de las metas, acciones estratégicas, responsables y tiempos. Las unidades académicas y administrativas plasman en sus planes de acción anual las acciones estratégicas a desarrollar, los responsables de las mismas y los tiempos de ejecución para dar viabilidad al PDI. La Dirección de Planeación verifica las acciones plasmadas en los PAA. Por otro lado los recursos financieros asignados para la ejecución de las actividades son verificados y aprobados por la Vicerrectoría Administrativa y Financiera. 5. Validación. El documento en borrador es puesto en consideración de la comunidad universitaria para su validación. 6. Presentación a los órganos de gobierno. Posterior a la validación se presenta el documento borrador al Comité Institucional de Aseguramiento de la Calidad, con la finalidad de que se presenten las observaciones a las que haya lugar. Una vez tomada en cuenta las observaciones realizadas se presenta la versión final ante el Consejo Superior, quienes evalúa su pertinencia y proponen las modificaciones que considere pertinentes. 7. Ajustes a la propuesta. En caso de ajustes o cambios, la Dirección de Planeación procede a realizar los ajustes solicitados y lo presenta nuevamente ante el Consejo Superior para la aprobación correspondiente. 8. Aprobación del PDI. El Consejo Superior es quien aprueba el Plan de Desarrollo Institucional (PDI). 9. Divulgación. La Dirección de Planeación efectúa la divulgación del Plan de Desarrollo Institucional (PDI) aprobado, ante la Comunidad Universitaria. 10. Ejecución del PDI. El PDI es ejecutado, en su parte operativa, por las unidades académicas y administrativas, a través de los planes de acción anuales (PAA). Para ello, cada unidad cuenta con FORMULACIÓN, EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DG-PL-PR-01 Versión 8 24/04/2020 Elaborado por: Profesional en Sistema de Gestión Revisado por: Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento Aprobado por: Representante por la Dirección La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA su presupuesto aprobado, de acuerdo a lo establecido en los procedimiento de presupuesto que adopte la Universidad. 11. Seguimiento del PDI. El Consejo Superior hará seguimiento anual al cumplimiento de la metas establecidas en el PDI. Así mismo se utiliza como base del análisis el cumplimiento de las actividades programadas en los planes de acción anual (PAA). La Dirección de Planeación entrega a la Rectoría los informes seguimientos anuales para su presentación ante la Consejo Superior. Nota 1: Cada líder de unidad académica y administrativa debe velar por el seguimiento al cumplimiento de las metas propuestas en el PDI. No obstante, la Dirección de Planeación realiza los controles que estime necesarios del PAA y pasa informe anual de los avances obtenidos. 12. Análisis de resultados del seguimiento del PDI. Así mismo, en el informe se presentan avances del PDI y otras actividades conexas de la institución que conlleven al cumplimiento del mismo ante el Comité Institucional de Aseguramiento de la Calidad, en el marco de la Revisión por la Dirección en la cual se consolidan y analizan las distintas variables con el fin de presentar los resultados finales al Consejo Superior para su evaluación. El Consejo Superior analiza los informes de seguimientos del PDI, tomando decisiones referentes a los resultados obtenidos. De igual forma, se realiza la rendición de cuenta ante la comunidad universitaria. Una vez concluida la vigencia del PDI se informa los resultados y las metas alcanzadas en el mismo. 13. Elaboración e Implementación de Planes de Mejoramiento y Mantenimiento. Después de desarrollar el proceso de análisis de resultados del PDI por el Consejo Superior y teniendo claro los avances obtenidos, cada unidad académica y administrativa realiza e implementa las acciones de mejoramiento para aquellos proyectos donde no haya habido cumplimiento o no sea satisfactorio el resultado. 14. Evaluación del PDI del Periodo Finalizado. Una vez culmine la vigencia del PDI, con el propósito de medir su grado de cumplimiento y el impacto logrado en términos de avances hacia el logro de la misión y visión institucional; se realiza mediante metodología definida por la Dirección de Planeación la evaluación final del PDI, teniendo en cuenta los informes de seguimiento de control anual realizados a lo largo de la vigencia del PDI; así como las brechas encontradas en la medición final frente a las metas establecidas. El Consejo superior podrá prorrogar el termino de la vigencia del Plan de Desarrollo frente a cualquier contigencia presentada, previa solicitud de la Rectoría. 6. REFERENTES NORMATIVOS  Constitución Política de Colombia Artículo 69.  Ley 30 de 1992.  Ley 115 de 1994.  Proyecto Educativo Institucional FORMULACIÓN, EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA ESTRATEGIA INSTITUCIONAL DG-PL-PR-01 Versión 8 24/04/2020 Elaborado por: Profesional en Sistema de Gestión Revisado por: Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento Aprobado por: Representante por la Dirección La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA  Estatuto General de la Universidad Autónoma del Caribe.  Lineamientos del CNA  Planes de desarrollo a nivel nacional y departamental.  Acuerdo 02 De 2017 del CESU. 7. REGISTROS Código Nombre Tipo Nivel de Acceso Almacenamiento Responsable Tiempo de retención Archivo gestión Archivo central N.A. Proyecto Educativo Institucional (PEI) Físico General Archivo de Secretaría General Secretaría General 10 años N.A. Plan de Desarrollo Institucional (PDI) Físico General Archivo de Secretaría General Secretaría General 5 años N.A. Informes de Gestión Anual Electrónico General Archivo de Planeación Director de Planeación 5 años N.A. Acuerdo de Consejo Superior Físico General Archivo de Secretaría General Secretaría General 5 años