GESTIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN ANUAL 
DG-PL-PR-02 
Versión 11 
25/08/2022 
Elaborado por: 
Profesional de 
planeación estratégica 
Revisado por: 
Profesional en Sistema de 
gestión  
Aprobado por: 
Representante por la Alta 
Dirección  
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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE 
 
 
 
 
 
 
 
GESTIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN ANUAL 
 
 
 
 
 
                  
 
DIRECCIONAMIENTO Y GOBIERNO 
INSTITUCIONAL 
 
 
 
 
 
 
  
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1.  OBJETO 
 
Establecer los elementos de gestión para la formulación, programación, divulgación, ejecución, 
seguimiento, control, y evaluación de los Planes de Acción Anual (PAA) de la Universidad Autónoma 
del Caribe como parte del Proceso de Direccionamiento Institucional  
 
2.  ALCANCE 
 
Este procedimiento se utiliza para llevar a cabo la estructuración de las actividades que contemplan 
la ejecución de las metas definidas para cada estrategia y contempla la planeación interna del 
trabajo que cada Facultad y dependencia académico-administrativa, su programación, divulgación, 
ejecución, seguimiento, control con sus responsables, de acuerdo a las metas en tiempo y en 
producto, indicadores y recursos, para aportar al cumplimiento de los resultados que aportan a su 
vez el cumplimiento de las metas de las estrategias. 
 
3.  RESPONSABLES 
 
Son responsables de la elaboración y evaluación del plan de acción anual (PAA) 
 
• Consejo Superior: Es la máxima autoridad colegiada de gobierno y dirección de la Universidad. 
Encargado de aprobar el Plan de Desarrollo Institucional y las modificaciones que sean 
necesarias realizar durante su vigencia, así como evaluarlo periódicamente teniendo en cuenta 
los informes de gestión que le sean presentados. 
 
• Rectoría: Representante legal, es la autoridad ejecutiva en lo académico, administrativo y 
financiero de la Universidad, y es responsable de asegurar la planeación anual de su Plan de 
Desarrollo. 
 
• Consejo Administrativo y Financiero: Es un órgano consultivo de la Rectoría y de la 
Vicerrectoría Administrativa y Financiera, responsable de apoyar y garantizar el desarrollo de las 
funciones misionales de la Universidad. Es la instancia en que se establecen los lineamientos de 
carácter presupuestal para la ejecución de los planes y estrategias del Plan de Desarrollo 
Institucional. 
 
• Comité Institucional de Aseguramiento de la Calidad: Tiene como función principal proponer 
a los órganos de gobierno competentes y a los diferentes programas y áreas institucionales, los 
lineamientos para la adopción y desarrollo de las políticas, estrategias y acciones que permitan 
el aseguramiento y mejoramiento de la calidad en la Universidad. Establece los lineamientos 
para la construcción y ejecución de los planes y programas inherentes al aseguramiento de la 
calidad en la institución. 
 
• Vicerrectoría Académica: Dependencia encargada de velar por el correcto direccionamiento de 
las actividades académicas para el cumplimiento del Proyecto Educativo Institucional, orientando 
las unidades de su dependencia hacia la optimización de los recursos físicos, desde el ejercicio 
de elaboración del presupuesto hasta la ejecución de este. 
  
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• Vicerrectoría Administrativa y Financiera: Dependencia encargada de establecer los 
lineamientos del ciclo presupuestal para garantizar el correcto manejo de los recursos físicos y 
financieros de la institución, con el fin de apoyar las unidades académicas y administrativas en la 
ejecución de sus actividades, garantizando las mejores prácticas en el aprovechamiento de 
recursos. 
 
• Dependencias de Planeación y Presupuesto: Son las áreas encargadas de elaborar los 
lineamientos de la planeación y presupuesto para el próximo periodo fiscal, donde se alinean los 
objetivos tanto académicos como económicos para el desarrollo de las actividades de la 
institución. Desde estas dependencias se consolidan todos los requerimientos en el Plan de 
Acción Anual a elaborar, con el fin de orientar los esfuerzos hacia el cumplimiento del Plan de 
Desarrollo Institucional y el Proyecto Educativo Institucional. 
 
• Directores de Unidades Administrativas y Académicas: Son los líderes visibles de los 
procesos tanto administrativos como académicos, el cual tiene la responsabilidad de garantizar 
que se establezcan los requerimientos de las actividades académicas y administrativas para el 
correcto desarrollo del Plan de Acción Anual. 
 
• Decanos. Es la máxima autoridad ejecutiva en cada Facultad y tiene a su cargo la dirección 
académica y administrativa de la misma, lo cual lo hace responsable por la elaboración del 
presupuesto bajo su dependencia, durante el tiempo establecido de acuerdo con los 
lineamientos establecidos en este documento. 
 
 
4.  DEFINICIONES 
 
4.1. Actividad: Son el curso de acción que deben ser llevadas a cabo para conseguir los 
entregables de la meta propuesta. Deben ser generales y abarcadores ya que su ejecución se 
desagrega en tareas que año a año serán programadas en los PAA. 
 
4.2. Actividad de gestión: se realizan para cumplir con un fin principal definido, en un tiempo 
establecido. 
 
4.3. Actividad de mejora: Actividades implementadas para mejorar el desempeño de un proceso o 
el sistema en cuanto a la prestación del servicio. Existen cuatro (4) tipos de actividades de mejora: 
 
• Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra 
situación indeseable. 
 
• Correctiva: Acción para eliminar la causa de una no conformidad y evitar que vuelva a ocurrir. 
 
• Mantenimiento: Acción que tienen como objetivo preservar un resultado o restaurarlo a un 
estado en el cual pueda llevar a cabo alguna función requerida. 
 
  
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• Perfeccionamiento: Acción para alcanzar en mayor grado la mejora y calidad de un proceso. 
 
4.4. Calidad: el horizonte del quehacer institucional, como un proceso continuo y sistemático que 
comprende la planeación, gestión por proceso, evaluación y mejora continua para el cumplimiento 
de las funciones universitarias, dentro de parámetros de eficiencia, eficacia, transparencia y la 
racionalidad del gasto, constituyéndose en factor esencial para el logro de la efectividad 
institucional. 
 
4.5. Cronograma: Esquema básico donde se distribuye, organiza y prevé la secuencia temporal de 
la ejecución de las actividades programadas para la consecución de la meta. 
 
4.6. Divulgación: Es el proceso mediante el cual se da a conocer y se asume como propios las 
políticas, objetivos, el contenido, logros y resultados del proceso de Planeación. 
 
4.7. Evaluación: Consiste en el análisis de los efectos o impactos generados por la ejecución de 
los planes de acción anuales, lo que permite verificar los logros obtenidos, presentar 
recomendaciones de acciones correctivas y retroalimentar las acciones de la Universidad. 
 
4.8. Formulación: Es la estructuración y diseño del plan de acción anual a ejecutar en un periodo 
determinado. 
 
4.9. Fuentes de verificación: Gestión documental, asociada al entregable. Permite corroborar el 
soporte de la realización de las actividades. 
 
4.10. Gestores: Responsables en las facultades y dependencias académico - administrativas que 
dan cuenta del cumplimiento de la meta propuesta, de acuerdo con la programación de la estrategia. 
 
4.11. Indicadores: expresión cualitativa o cuantitativa con la que se mide el desempeño anual de la 
meta. A su vez permite medir o comparar los resultados efectivamente obtenidos, en la ejecución de 
una actividad, proyecto, programa, plan. Facilita estudiar dónde estamos y hacia dónde nos 
dirigimos con respecto a determinados objetivos y metas.   
 
4.12. Instrumentos: Son las diferentes herramientas de carácter teórico-conceptual, metodológico y 
político-administrativo -incluyendo normas y disposiciones legales- que permiten elaborar, ejecutar, 
controlar, hacer el seguimiento y evaluar los Planes. 
 
4.13. Líneas estratégicas: Señalan el movimiento de un conjunto de operaciones, organización, 
procesos y recursos que se formulan con el objetivo de materializar el Proyecto Educativo 
Institucional y determina el esfuerzo conjunto de la comunidad universitaria para lograr la visión 
institucional y alcanzar el reconocimiento de la alta calidad. Las líneas estratégicas son la 
concreción de los objetivos de desarrollo y son la trasformación de los factores claves detectados en 
el diagnóstico. Ninguna línea estratégica tiene mayor importancia que otra, los objetivos y resultados 
a alcanzar en una de ellas tienen efectos e impactos sobre las otras. 
 
4.14. Indicadores: Mediciones KPi de carácter estratégico que responden a medir el desempeño 
global del Plan de Desarrollo Institucional. 
  
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4.15. Meta: Resultado que se pretende alcanzar en un plazo determinado para avanzar hacia el 
cumplimiento del objetivo específico. Las metas expresan una situación deseable y posible de 
alcanzar en un período de tiempo preestablecido, deben ser medibles y realistas. De acuerdo con su 
naturaleza y a los términos en que esta expresada la meta, puede ser dada en valores, porcentajes, 
productos, índices, etc. 
 
4.16. Objetivo: Enunciado claro y preciso de los propósitos, fines y logros a los cuales se aspira a 
llegar. Se formula en términos del cambio en la situación de una población. 
 
4.17. Objetivo específico: representa los pasos que se han de realizar para desarrollar el 
subproyecto, mediante la determinación de etapas o la precisión y cumplimiento de los aspectos 
necesarios para incidir directamente en los logros que se desean obtener.  
 
4.18. Planeación: proceso que evalúa tanto las oportunidades y amenazas externas como las 
fortalezas y las debilidades internas, articulando una misión, visión, metas y objetivos institucionales 
acordes con las expectativas educativas de la comunidad, para desarrollar estrategias y tácticas 
que, en el marco de un plan, se orienten a satisfacer las necesidades de los individuos y de la 
Universidad. 
 
4.19. Plan de acción anual (PAA): es el conjunto de actividades que contemplan la ejecución de las 
metas definidas para cada estrategia y contempla la planeación interna del trabajo que cada 
Facultad y dependencia académico-administrativa. Se establecen las tareas el equipo desarrollará, 
para aportar al cumplimiento de los resultados que aportan al cumplimiento de las metas de las 
estrategias. 
 
4.20. Planeación institucional: Proceso que comprende un conjunto de fases y momentos 
estrechamente interrelacionados, a través de las cuales los órganos de decisión en una 
organización analizan y procesan información de su entorno interno y externo, evaluando las 
diferentes situaciones vinculadas a la ejecutoria organizacional para prever y decidir sobre la 
direccionalidad futura. Como todo comportamiento o acción humana, ocurre en un marco cambiante 
de conocimientos y normas que hace parte de la cultura y que determina la eficiencia del proceso. 
 
4.21. Estrategias: son áreas generales a las que se dirigen los esfuerzos para cumplir con la misión 
y la visión. Materializa las líneas estratégicas, cuyas directrices deben estar orientadas a solucionar 
los problemas, satisfacer las necesidades y a conseguir la aspiración del plan. 
 
4.22. Recursos: Costos proyectados para el desarrollo del proyecto 
 
4.23. Responsables del proceso:   Consiste en la identificación del cargo, en quien se delega la 
responsabilidad y la autoridad de todo lo relacionado con el proceso.  Generalmente se establecen 
dos tipos de responsables; el responsable de la ejecución, que es la persona que debe realizar las 
actividades y tareas necesarias para que el objetivo y su meta se cumplan y el responsable del 
monitoreo, quien debe hacer el seguimiento a los objetivos y metas. 
 
4.24. Resultado: Es el resultado concreto de la(s) actividades desarrolladas. 
  
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4.25. Seguimiento y control: Es el mecanismo para comprobar que las actividades se realicen 
como fueron previstas en los planes de acción, de acuerdo con las políticas, objetivos y metas 
fijadas previamente para garantizar el cumplimiento de la misión institucional. 
 
4.26. Iniciativas/Proyectos/Programas: acciones que buscan alcanzar la realización de las 
estrategias las cuales actúan de manera interdependiente, de tal forma que se articulan entre ellas 
para lograr un objetivo común. 
 
 
5.  DESARROLLO 
 
5.1. DESCRIPCIÓN POR FASES 
 
El plan de acción anual (PAA) se realiza en un período de un (1) año. Al PAA se le da cumplimiento 
a través de tres (3) fases, así: 
 
Fase 1: Formulación del Plan de Acción Anual 
 
1. Elaboración de PAA. Las unidades académicas y administrativas plantean en el software 
dispuesto por la institución actividades que generen gran impacto institucional, con sus respectivas 
metas, indicadores, presupuestos, cronogramas y responsables.  
 
Durante esta parte del proceso, los programas y dependencias deben realizar el ejercicio de 
análisis y priorización para determinar las acciones que se van a incluir y cuáles de ellas llevan 
presupuesto, teniendo en cuenta los lineamientos generales de este documento. Los planes de 
acción se deben elaborar por cada unidad académica y administrativa teniendo en cuenta, según 
sea el caso: 
 
• Las metas e indicadores de las estrategias del Plan de Desarrollo Institucional. 
• Indicadores de gestión por proceso. 
• Procesos de aseguramiento de la calidad que aplican para la vigencia. 
• Los hallazgos de las auditorías internas y externas de calidad. 
• Identificación de riesgos por proceso. 
• Resultados de revisión por la dirección previas. 
• Evaluación y actualización de la reglamentación institucional. 
• La gestión y prioridades de cada unidad académica y administrativa 
• Los Planes de Mejoramiento vigentes en la Universidad. 
 
La programación de los Planes de Acción supone un ejercicio participativo y de concertación al 
interior de cada grupo de trabajo, por lo que sugerimos tener en cuenta las siguientes 
recomendaciones: 
 
• Convocar al equipo de trabajo de su dependencia 
  
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• Identificar las actividades claves de la gestión, la mejora y prioridades que se tienen para el 
periodo a planear. 
 
Nota 1.  
- Para el caso de los programas académicos es importante reunirse como facultad y analizar las 
necesidades de sus programas de pregrado y posgrado para poder realizar en equipo una 
economía de esfuerzos y un trabajo cooperado con acciones que desde los diferentes PAA 
aporten al desarrollo de cada programa pero que en forma transversal puedan contribuir a 
apuestas comunes de facultad. Luego de realizar dicha reflexión es prudente:   
 
I. Leer y reflexionar las iniciativas o programas para cada una de las estrategias del Plan de 
Desarrollo Institucional e identificar cuáles los hacen partícipes como gestores para ubicar sus 
aportes en la estrategia institucional. Si hay dudas al respecto, es preciso comunicarse con 
sus líderes o Planeación, para asegurar la adecuada programación de las tareas del equipo 
de trabajo. 
II. Tener en cuenta las acciones de mejora producto de los procesos de autoevaluación, en el 
marco de la renovación de registros calificados, o de acreditación o renovación de la 
acreditación de alta calidad. 
III. Establecer las tareas que desarrollará el equipo de trabajo, para alcanzar los resultados en el 
tiempo que ha sido determinado. 
IV. Ordenar cronológicamente la realización de las actividades. 
V. Asignar a cada tarea el tiempo de su duración, de acuerdo con la fecha de entrega del 
resultado, y los gestores. 
 
- Para el caso de las dependencias administrativas y financieras se debe seguir la misma lógica, 
excepto en el ítem II donde se debe tener en cuenta los resultados de autoevaluación 
institucional. 
 
- La construcción del presupuesto del Plan de Acción debe realizarse terminado el ejercicio de 
Planeación. Con las actividades definidas se debe establecer cuales requieren recursos 
financieros para apoyar su gestión. Este será construido de acuerdo con la metodología fijada por 
la Vicerrectoría Administrativa y Financiera. 
 
- Es importante tener en cuenta los lineamientos anuales para la planeación y el presupuesto, 
expedidos por la Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Planeación.   
 
- Cada unidad académica y administrativa elabora su propuesta de presupuesto, la cual pasa por 
un proceso de revisión, ajuste y aprobación por parte de la Vicerrectoría Administrativa y 
Financiera y se verá reflejada en el plan de acción anual (PAA) previa liberación del Certificado 
de Disponibilidad Presupuestal (CDP). 
 
2. Cargue a ÉPICA del plan de acción: Luego de haber realizado el ejercicio de reflexión y 
definición de las actividades de los PAA, el responsable autorizado por cada una de las 
dependencias debe ingresar a ÉPICA (epica.uac.edu.co) con su usuario y contraseña y acceder 
al Módulo Plan de acción anual y realizar el cargue, de acuerdo con el “Instructivo de Gestión del 
Plan de Acción” correspondiente, de acuerdo con los lineamientos establecidos para la vigencia. 
  
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3. Aprobación en ÉPICA del plan de acción: Una vez verificado el cumplimiento de las 
disposiciones para la programación del año y aprobado el presupuesto por los órganos de 
gobierno, se procede a aprobar los Planes de Acción en ÉPICA por parte de la Dirección de 
Planeación, para comenzar a ejecutar las actividades. 
 
Nota 2.  
La disponibilidad presupuestal está sujeta al comportamiento de los ingresos del año y su 
ejecución al flujo de caja de la Universidad. 
 
4. Entrega a responsables de los PAA con la asignación presupuestal: Se informa por parte 
de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera a los líderes sobre el presupuesto asignado para 
la vigencia del próximo año y queda registrado en ÉPICA, previa notificación por parte del área 
Financiera o los líderes del plan de acción a Planeación del presupuesto aprobado. Asignado el 
presupuesto, cada líder debe revisar sus acciones, organizarlas en el tiempo y determinar la 
solicitud de recursos para la aprobación de las disponibilidades presupuestales, de acuerdo con 
el procedimiento establecido para tal fin. 
 
5. Ajustes al PAA: Planeación se encarga de revisar los planes de acción elaborados por cada 
unidad administrativa y académica y realiza las recomendaciones pertinentes para la realización 
de los ajustes por parte de las unidades dentro del tiempo establecido en el cronograma. 
 
En el acompañamiento para el primer seguimiento al plan de acción, Planeación notifica a las 
unidades la aprobación de las actividades para la vigencia y se identifican las brechas de la 
gestión del PAA en donde se requiera alguna modificación y que deba ser reportada en el 
sistema antes de realizar el seguimiento. 
 
Para los ajustes posteriores al primer seguimiento, las unidades académico – administrativas 
deben realizar la solicitud a través del servicio de atención virtual SAV, diligenciando el formato 
del plan de acción. 
 
6. Divulgación PAA: Cada líder de las unidades académicas y administrativas es responsable de 
la divulgación de sus respectivos PAA al interior de las dependencias que lideran.  
 
Fase 2: Ejecución del plan de acción anual 
 
Las unidades académicas y administrativas son las encargadas de ejecutar los compromisos 
establecidos en los planes de acción anual.  
 
El diligenciamiento de cumplimiento de las actividades previstas en el plan de acción de la vigencia, 
se realizarán de acuerdo con lo establecido en el “Instructivo de Gestión del Plan de Acción”. 
 
La Dirección de Planeación rinde informe a la alta dirección sobre el desarrollo de los PAA de las 
diferentes Unidades. 
 
 
  
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Fase 3: Seguimiento y control del plan de acción anual 
 
1. Reporte de seguimiento: La Dirección de Planeación se encarga de realizar controles a los 
PAA a través del aplicativo establecido para esta acción, de igual manera y mediante este medio 
se revisan las evidencias de los avances alcanzados en la ejecución del PAA, las cuales son 
cargadas según los tiempos planificados en el cronograma por cada uno de los líderes de unidad 
académica-administrativa. 
 
Una vez habilitada la plataforma, se deben realizar los seguimientos de acuerdo con lo 
establecido en el “Instructivo de Gestión del Plan de Acción” 
 
Nota 3. 
- Es necesario guardar el reporte de avance con las observaciones de cumplimiento. En caso 
dado se reporte no cumplimiento de la actividad, debe especificar y evidenciar en los casos que 
aplique, si el incumplimiento se debe a: 
 
• Gestión académica: relacionado con el incumplimiento que se deriva de los procesos 
misionales, autoevaluaciones, normatividad académica, Proyecto Educativo Institucional, 
procesos pedagógicos, cronogramas de aseguramiento de la calidad, entre otros. 
• Gestión administrativa: relacionado con el incumplimiento que se deriva de los procesos de 
gestión de calidad institucional, ajustes en la estructura organizacional, relaciones externas, 
planeación, revisión por la dirección, apoyo en la ejecución por parte de las unidades soporte, 
entre otros. 
• Gestión financiera: relacionado con el incumplimiento que se deriva de la disponibilidad 
presupuestal, presupuesto aprobado, ejecución presupuestal, entre otros.  
• Gestión propia: relacionado con el incumplimiento de la dependencia por no realizar la 
ejecución de la actividad en los tiempos definidos.  
 
- Cargue de observaciones y evidencias. Las evidencias son los documentos soporte que 
permiten validar el cumplimiento de las metas propuestas.  
 
Nota 4. 
 
- Las evidencias pueden ser eliminadas y ajustadas cuantas veces sea necesario. Recuerde que 
las fechas de reporte de avance y cargue de evidencia deben cumplir con el cronograma de 
seguimiento a los planes de acción. 
 
- Las evidencias son propuestas por los programas y dependencias administrativas al momento 
de la planificación de las actividades a ejecutar en el año, motivo por el cual estas deben tener 
coherencia con los documentos adjuntos en los seguimientos al plan de acción y con los 
procedimientos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad. A continuación, se relacionan 
algunos ejemplos de las evidencias que son aceptadas en el marco de la evaluación de 
seguimiento: 
 
  
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• Políticas, lineamientos y/o procedimientos: El documento de la política, lineamiento o 
procedimiento que se encuentra en revisión. Si este debía ser cargado en el SGC - Sistema de 
Gestión de Calidad se debe anexar la solicitud de ajuste documental o el enlace del documento 
cargado en el SGC. 
 
• Capacitaciones y reuniones: Listados de asistencia, actas de reunión o informe de la 
capacitación, a la que se le pueden incluir evidencias fotográficas. 
 
• Participación en eventos, redes académicas, pasantías, etc.: informe de la participación en 
el evento a la que se le pueden incluir evidencias fotográficas, invitación por parte de la entidad 
organizadora del evento a través de correo, carta, o pieza publicitaria, permiso concedido por la 
institución para la pasantía académica, solicitud de eventos internos (formato SGC), memorias 
del evento o certificado de participación. 
 
• Adquisiciones: acta de entrega de dotaciones. 
 
• Seguimiento y/o ajuste curricular: acuerdos curriculares, informe de seguimiento y/o ajuste 
curricular, acta de aprobación de la modificación curricular. 
 
• Productos académicos: productos de investigación, productos de innovación en el aula, 
artículos y/o informe de ejecución y evaluación del PAD.  
 
Por último, las evidencias que NO son aceptadas en el marco de la evaluación de seguimiento 
son: 
 
✓ Fotografías, pantallazos o correo electrónicos sin ser contextualizados a través de un informe. 
✓ Facturas sin el correo solicitando a la Dirección Financiera el pago o con el número de 
requisición que entrega CIMA. 
✓ Pantallazos de chats o Mensajes de texto. 
 
2. Publicación resultados ejecución PAA: La Dirección de Planeación divulga los resultados 
obtenidos del seguimiento a los PAA a los líderes de unidades administrativas y académicas. 
Los cuales deben analizar los resultados y con base a esto tomar decisiones para mejorar el 
desempeño de las acciones contenidas en el plan. 
 
Nota 5 
- Los resultados y avances del plan acción anual, es de carácter permanente en el aplicativo. 
- La evaluación final hace parte integral de la revisión por la dirección. 
- Los resultados de ejecución de los PAA reportan el porcentaje de cumplimiento de los planes de 
mejoramiento, por lo que hacen parte constitutiva de la autorregulación institucional. 
 
 
 
 
  
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6.   REFERENTES NORMATIVOS 
 
 Proyecto Educativo Institucional 
 Plan de Desarrollo 
 ISO 9001:2015 
 
 
7. REGISTROS 
 
 
 
 
Código Nombre Tipo 
Nivel de 
Acceso 
Almacenamiento Responsable 
Tiempo de retención 
Archivo 
gestión 
Archivo 
central 
N/A Informe de PAA  Digital General 
Archivo de 
Planeación  
Profesional de 
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estratégica 
2 años  
DG-PL-PR-02-
01 
Formato de 
solicitud de ajuste 
al PAA 
 Digital General 
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Planeación  
Profesional de 
Planeación 
estratégica 
2 años