La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA INSCRIPCIÓN Y MATRÍCULA JARDÍN INFANTIL FI-GE-PR-37 Versión 12 09/08/2022 Elaborado por: Director Jardín Infantil Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Director de Planeación UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE INSCRIPCION Y MATRÍCULA JARDÍN INFANTIL MI PEQUEÑA UNIAUTÓNOMA FORMACIÓN La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA INSCRIPCIÓN Y MATRÍCULA JARDÍN INFANTIL FI-GE-PR-37 Versión 12 09/08/2022 Elaborado por: Director Jardín Infantil Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Director de Planeación 1. OBJETO Establecer en concordancia con la normatividad legal vigente las pautas para el ingreso de los niños y niñas al Jardín infantil Mi pequeña Uniautónoma. 2. ALCANCE Aplica a las actividades relacionadas con el ingreso de los niños y niñas al Jardín infantil Mi pequeña Uniautónoma. Este procedimiento inicia cuando el padre de familia y/o acudiente se acerca a las instalaciones del Jardín infantil o se comunica a través de un correo para averiguar todo lo concerniente a él y finaliza cuando el padre de familia y/o acudiente realiza la inscripción, matrícula y posterior oficialización de la misma en las fechas estipuladas. 3. RESPONSABLES Son responsables por el correcto desarrollo del procedimiento en cada una de sus fases: - Director de Bienestar Institucional, por velar el cumplimiento de los requerimientos para la inscripción y matrícula estipulados en el presente procedimiento. - Director(a) del Jardín Infantil, por recibir los documentos que se requieren para apartar el cupo a los aspirantes, por realizar el respectivo proceso de inscripción y matrículas (controlando, coordinando y gestionando todo el procedimiento) y por promocionar el Jardín Infantil. - Padres de familia y/o acudientes, por ser responsables del menor y realizar los respectivos trámites para su ingreso al Jardín infantil. 4. DEFINICIONES 4.1. Bienestar Institucional: Unidad administrativa en el cual se llevan a cabo un conjunto de actividades que orientan al desarrollo físico, psico- afectivo, espiritual y social de los estudiantes, egresados, docentes y personal administrativo de la Universidad Autónoma del Caribe, con la finalidad de alcanzar el más alto grado de satisfacción tanto individual como grupal, facilitando con ello el desarrollo integral de la comunidad universitaria. 4.2. Matrícula: La matrícula es un convenio bilateral entre el Jardín infantil, la Universidad y los padres de familia y/o acudiente, por medio del cual cada uno se compromete con todos los recursos a sus alcances, a darle una formación integral y de calidad a los educandos, y este a mantener un buen rendimiento y a cumplir con todas las obligaciones inherentes a su calidad de estudiante. La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA INSCRIPCIÓN Y MATRÍCULA JARDÍN INFANTIL FI-GE-PR-37 Versión 12 09/08/2022 Elaborado por: Director Jardín Infantil Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Director de Planeación 4.3. Inscripción: proceso mediante el cual un estudiante que desea iniciar un periodo académico cumple con los requisitos legales y reglamentarios para ingresar a la institución educativa. 4.4. Admisión: Proceso mediante el cual un aspirante que desea pertenecer a una institución educativa cumple con los requisitos básicos para ingresar a ella. Primera fase para empezar el proceso de ingreso a la institución. 5. DESARROLLO 5.1 GENERALIDADES El Jardín infantil Mi Pequeña Uniautónoma es el lugar donde profesores, estudiantes, empleados y egresados de la Universidad Autónoma del Caribe, así como la Comunidad en general pueden suplir las necesidades educativas de sus hijos en edad preescolar. Este Jardín infantil, único en su género, cuenta con docentes profesionales especializados en Educación Infantil, Psicología Infantil, Medicina y Enfermería. Actualmente se trabaja con el método constructivista que consiste en desarrollar al máximo las habilidades de los niños y niñas mientras adquieren conocimientos esenciales para su formación integral. Todas estas estrategias son desarrolladas en los siguientes grados: • Caminadores: niños y niñas entre el año y medio y los 2 años. • Párvulos: para niños y niñas entre los 2 y 3 años. • Prejardín: para niños y niñas entre los 3 y 4 años. • Jardín: para niños y niñas entre los 4 y 5 años. • Transición: para niños y niñas entre los 5 y 6 años. Requisitos de inscripción: Para llevar a cabo la inscripción los niños y niñas deben cumplir con la siguiente documentación: • Formato de inscripción diligenciado en su totalidad. • Cancelación del valor respectivo por este rubro. • Fotocopia del documento estudiantil, laboral o egresado donde conste el vínculo del padre/ madre (s) con la Universidad (Si aplica). Nota 1. − Para los casos que el padre/madre sean estudiante de la Universidad se requiere fotocopia del carné estudiantil y/o de la matricula financiera. − Para los casos que el padre/madre sea empleado de la Universidad se requiere fotocopia del carné laboral y/o certificado laboral − Para los casos que el padre/madre sea egresado se requiere fotocopia del carnet de egresado de la Universidad y/o acta de grado. Requisitos matricula: Los niños y niñas que aspiren a pertenecer a Mi pequeña Uniautónoma deben cumplir con los siguientes requisitos: • Registro civil de nacimiento del aspirante. • Certificado médico completo (incluyendo el visual). La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA INSCRIPCIÓN Y MATRÍCULA JARDÍN INFANTIL FI-GE-PR-37 Versión 12 09/08/2022 Elaborado por: Director Jardín Infantil Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Director de Planeación • Tres fotos tamaño documento. • Certificación afiliación a EPS. • Retiro del SIMAT (para niños y niñas de los grados de prejardín, jardín y transición) que hayan iniciado su proceso de escolarización en otra institución educativa. • Paz y salvo colegio anterior (Si aplica). • Último informe valorativo colegio anterior (Imprescindible para los casos que aplica) • Comprobante de pago de matrícula con los valores estipulados. 5.2 DESCRIPCIÓN POR FASES 1. Solicitud de información para la inscripción en el Jardín Infantil: Los padres de familia o acudiente interesando en vincular a un niño (a) al jardín infantil, solicitan información al director del Jardín Infantil, ya sea de manera presencial: acercándose a las instalaciones del Jardín o de forma virtual: enviando un correo a rocio.saavedra@uac.edu.co, donde se le indica los requisitos de inscripción y matrícula; así mismo le explica los deberes y derechos de la institución. 2. Indicaciones para cancelar el valor de la inscripción: El Director del jardín infantil le indica al padre de familia y/o acudiente interesado que deben cancelar el valor correspondiente al costo de la inscripción en los bancos indicados, en la caja de la Universidad con tarjeta débito o crédito o a través de transferencia bancaria y les indica el número de cuenta para realizar el respectivo pago. 3. Cancelación del valor de la inscripción: El padre de familia o acudiente cancela el valor respetivo según el modo de pago deseado y regresa a las instalaciones del Jardín Infantil con el comprobante de pago, a su vez el director del Jardín infantil les entrega el formato de inscripción para su diligenciamiento. Si el padre de familia requiere atención virtual, se le hace llegar, a través de correo electrónico, el respectivo formato después de haber recibido por ese mismo medio el comprobante de pago o transferencia con el pago correspondiente. 4. Entregar formato diligenciado y anexar documentos: Los padres de familia y/o acudientes posteriormente entregan el formato debidamente diligenciado anexando los documentos exigidos para oficializar el proceso de inscripción. 5. Indicar al padre de familia y/o acudiente las fechas de matrícula: El Director (a) del Jardín Infantil le indica al padre de familia y/o acudiente las fechas de matrícula y le explica que deben ser cumplidas a cabalidad; previa consulta con el departamento de Talento humano de la Universidad para verificar el salario devengado por los padres en caso de ser empleados de la misma. Si el padre desea, esta información es enviada vía correo electrónico. 6. Definir forma de pago: El padre de familia y/o acudiente define la forma de pago del valor de la matricula según su conveniencia. La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA INSCRIPCIÓN Y MATRÍCULA JARDÍN INFANTIL FI-GE-PR-37 Versión 12 09/08/2022 Elaborado por: Director Jardín Infantil Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Director de Planeación Nota 2. − El padre de familia y/o acudiente que requiera cancelar el valor correspondiente en efectivo lo debe realizar directamente en el banco establecido por la institución utilizando el comprobante de pago respectivo o si desea puede realizar el pago a través de transferencia. − El padre de familia y/o acudiente que requiera acordar descuentos de nómina, le manifiesta la necesidad al Director (a) del Jardín Infantil quien le indica que debe diligenciar el formato de Solicitud de Préstamos y anticipos a empleados. El formato en mención debe ser entregado de manera física o virtual por él o los padres a las oficinas de Talento Humano para que se dé el trámite y aprobación al descuento de nómina correspondiente − El padre de familia y/o acudiente que requiera cancelar con tarjeta débito o crédito lo puede realizar en la caja de la oficina de crédito y cartera de la Universidad. 7. Oficialización de matrícula: El Director (a) del Jardín Infantil recibe ya sea presencialmente o a través de correo electrónico, por parte del padre de familia y/o acudiente los documentos necesarios para la oficialización de la matrícula y verifica la completitud de los requisitos para proceder a llenar y firmar el respectivo formato de matrícula donde los padres de familia y/o acudientes se comprometen a cumplir a cabalidad con el manual de convivencia institucional. 8. Entrega de la lista escolar: El Director (a) del Jardín Infantil entrega la lista de útiles y textos escolares, así como los uniformes solicitados y cancelados con anterioridad para aquellos padres de familia y/o acudiente que así lo requirieron. 9. Dar información sobre horarios y grados a cursar: El Director (a) del Jardín Infantil les da la información a los padres de familia y/o acudientes sobre las fechas de ingreso a clases, horarios de entrada y salida y los grados a cursar. 10. Elaboración de informe estadístico y de gestión: El Director (a) del Jardín Infantil entrega al Director (a) de Bienestar Institucional el informe referente a las actividades de Inscripción y matriculas quien se encarga de la revisión y análisis del mismo, posteriormente el Director de Bienestar elabora el informe de gestión del campo de acción de promoción socioeconómica utilizando como insumo el informe en mención. 6. REFERENTES NORMATIVOS − Reglamento Estudiantil − Característica 31 Políticas, programas y servicios de Bienestar Universitario − Modelo de Bienestar Universitario − ISO 9001:2015 La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA INSCRIPCIÓN Y MATRÍCULA JARDÍN INFANTIL FI-GE-PR-37 Versión 12 09/08/2022 Elaborado por: Director Jardín Infantil Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Director de Planeación 7. REGISTROS Código Nombre Tipo Nivel de Acceso Almacenamiento Responsable Tiempo de retención Archivo gestión Archivo central FI-GE-PR-37-01 Inscripción Físico y digital Restringido AZ / Digital (Carpeta del año) Director Jardín Permanente FI-GE-PR-37-02 Matrícula Físico y digital Restringido En PC carpeta del año - AZ Director Jardín Permanente N.A Comprobante de pago / valor inscripción y matrícula Digital General Digital (Carpeta comprobantes de pago) Director Jardín Permanente N.A Informe de gestión del área de Promoción Socioeconómica Digital Restringido Digital Director Jardín Permanente