INTERMEDIACIÓN LABORAL FI-EG-PR-02 Versión 2 09/11/2018 Elaborado por: Profesional de Egresados Revisado por: Profesional de Sistema de Gestión Aprobado por: Vicerrector de Medio Universitario La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE INTERMEDIACIÓN LABORAL FORMACIÓN INTERMEDIACIÓN LABORAL FI-EG-PR-02 Versión 2 09/11/2018 Elaborado por: Profesional de Egresados Revisado por: Profesional de Sistema de Gestión Aprobado por: Vicerrector de Medio Universitario La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA 1. OBJETO Establecer la metodología utilizada por la Universidad Autónoma del Caribe para gestionar la intermediación laboral de los Egresados de Pregrado, Posgrado y CEP. Asimismo, brindar apoyo a los estudiantes en prácticas. 2. ALCANCE Se aplica a todas las actividades desarrolladas por la Oficina de Egresados que van encaminadas a fortalecer la capacidad competitiva de nuestros egresados y estudiantes en prácticas, fomentando el desarrollo productivo de los profesionales, a través de mayores y mejores oportunidades laborales. Este procedimiento inicia con la solicitud digital del Egresado para utilizar el servicio de intermediación laboral y finaliza con la elaboración del informe de gestión. 3. RESPONSABLES Son responsables por el correcto desarrollo del procedimiento, en cada una de sus fases: • Director de la Oficina de Egresados, por el correcto direccionamiento y supervisión del procedimiento en cada una de sus fases. Asimismo, por entregar el informe de gestión semestralmente a Vicerrectoría del Medio Universitario. • Auxiliar Administrativa, por gestar y verificar el acceso de nuevos egresados y estudiantes inscritos en el portal de empleo, administrar el funcionamiento operativo de la plataforma, emitir reportes y bases de datos. Brindar acompañamiento y soluciones inmediatas a las empresas y nuevos usuarios. • Profesional de Egresados, por verificar y garantizar la veracidad de la información emitida por el sistema de información externo. • Secretaría General, por promover y garantizar la inscripción de los próximos graduandos al portal del empleo (http://empleo.uac.edu.co). • Dirección de Comunicaciones, por verificar y controlar el tipo de publicidad interna y externa que se le haga al portal del empleo. 4. DEFINICIONES 4.1. Sistema de información: Software que consolida y emite reportes digitales de Egresados. INTERMEDIACIÓN LABORAL FI-EG-PR-02 Versión 2 09/11/2018 Elaborado por: Profesional de Egresados Revisado por: Profesional de Sistema de Gestión Aprobado por: Vicerrector de Medio Universitario La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA 4.2. Egresado: Persona que ha concluido sus estudios, y obtenido un título o graduación académica 4.3. Metodología: Criterio o característica utilizada para evaluar una etapa o proceso. 5. DESARROLLO 5.1 DESCRIPCIÓN POR FASES - METODOLOGIA PARA EGRESADOS Y ESTUDIANTES EN PRÁCTICAS 1. Visita e inscripción al portal de empleo: El egresado o estudiante ingresa al sitio web (http://empleo.uac.edu.co) con fines de buscar ofertas de empleo acorde a su perfil profesional. Posteriormente, inscribe su currículo al portal de empleo, aceptando los términos y condiciones de la plataforma. 2. Asignación de usuario y clave: Una vez el egresado o estudiante haya inscrito su currículo en el portal del empleo, el sistema le registrará un usuario y una clave automáticamente con la que podrá iniciar sesión en el sistema. 3. Postulaciones: El egresado o estudiante selecciona la oferta de su interés profesional y postula su currículo a la misma. 4. Entrega de reportes estadístico mensual a la dirección de la Oficina de Egresados: La Auxiliar Administrativa elabora mensualmente un informe con estadísticas descriptivas sobre la tasa de egresados y estudiantes inscritos en el portal del empleo y su frecuencia de postulaciones a las vacantes ofertas. Se hace entrega de este informe dentro de los 5 primeros días del mes siguiente a la Dirección de Egresados. 5. Entrega de informe ejecutivo: La dirección de egresados recibe, valida y diagnostica los informes entregados por la auxiliar administrativa. Posteriormente elabora un informe semestral de gestión del proceso de intermediación laboral, el cual es entregado a Vicerrectoría del Medio Universitario. 5.2 DESCRIPCIÓN POR FASES - METODOLOGIA PARA EMPRESAS 1. Inscripción de empresas al Portal del empleo: El Gerente/Jefe o responsable de talento humano de la empresa interesa en inscribir la empresa al portal de empleo de la Universidad ingresa al sitio web (http://empleo.uac.edu.co) y registra su empresa, aceptando los términos y condiciones de la plataforma. 2. Asignación de usuario y clave: Una vez el Gerente/Jefe o responsable de talento humano haya inscrito a la empresa en el portal del empleo, el sistema le registrará un usuario y una clave automáticamente con la que podrá iniciar sesión en el sistema. INTERMEDIACIÓN LABORAL FI-EG-PR-02 Versión 2 09/11/2018 Elaborado por: Profesional de Egresados Revisado por: Profesional de Sistema de Gestión Aprobado por: Vicerrector de Medio Universitario La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA 3. Postulación de Ofertas y Vacantes disponibles: El responsable de talento humano inicia sesión con su usuario y clave en el portal de empleo y postula el tipo de Ofertas y Vacantes que tiene disponible. Es necesario definir el perfil requerido para la vacante, el tipo de contrato, salario que se ofrece y la vigencia de la ofertas. 4. Recepción de Hojas de vida: El responsable de talento humano de la empresa comienza a recibir las hojas de vida de egresados y estudiantes en prácticas que se postularon a la oferta. 5. Selección del profesional idóneo: La empresa lleva a cabo el proceso de selección de acuerdo a los procedimientos o lineamientos internos que tenga cada organización para elegir al profesional más acorde al perfil requerido. 6. Seguimiento a las colocaciones: Una vez la vigencia de las ofertas ha caducado, la auxiliar administrativa de egresados, se pone en contacto telefónico con la empresa a fin de recibir la retroalimentación de las hojas de vidas recibidas y verificar si hubo enganche laboral. Nota: Las empresas son autónomas al elegir el talento humano que deseen. 7. Entrega de reportes estadístico mensual a la dirección de la Oficina de Egresados: La Auxiliar Administrativa elabora mensualmente un informe con estadísticas descriptivas sobre la tasa de nuevas empresas con ofertas y vacantes disponibles inscritas en el portal del empleo y la frecuencia de postulaciones y colocaciones. Se hace entrega de este informe dentro de los 5 primeros días del mes siguiente a la dirección de Egresados. 8. Entrega de informe ejecutivo: La dirección de egresados recibe, valida y diagnostica los informes entregados por la auxiliar administrativa. Posteriormente elabora un informe semestral de gestión del proceso de intermediación laboral, el cual es entregado a Vicerrectoría del Medio Universitario. 6. REFERENTES NORMATIVOS • Norma ISO 9001:2015 • Consejo Nacional de Acreditación CNA - Característica 36,37 Factor 9 de acreditación. • Decreto 1075 de 2015 – Renovación de registro calificado de programas académicos • PDI 2016-2020 7. REGISTROS Código Nombre Tipo Nivel de Acceso Almacenamiento Responsable Tiempo de retención Archivo gestión Archivo central Informes mensual Electrónico Confidencial Digital Profesional de Egresados Permanente Empleo.uac.edu.co/admin Aplicativo Confidencial Digital Programas Permanente