La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA MANUAL GUIA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GD-PD-MG-01 Versión 2 21/04/2021 Elaborado por: Coordinador de Gestión Documental Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento UNIVERSIDAD AUTÓNOMADEL CARIBE MANUAL GUÍA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN DOCUMENTAL La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA MANUAL GUIA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GD-PD-MG-01 Versión 2 21/04/2021 Elaborado por: Coordinador de Gestión Documental Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para la gestión documental en las unidades académicas y administrativas de la Universidad autónoma del caribe, para la normalización y racionalización de la producción, manejo, conservación y disposición final de los documentos institucionales. 2. DEFINICIONES • FONDOS ACUMULADOS: Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin ningún criterio archivístico de organización, sin las mínimas condiciones de conservación y con pocas posibilidades de ser fuente de información y de consulta eficiente para los usuarios. • PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo. • PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenece. Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros. • ARCHIVO DE GESTIÓN O DE OFICINA: Documentos generados por la oficina, de consulta frecuente. • ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO: Documentos transferidos de los archivos de gestión, consulta no muy frecuente. • ARCHIVO HISTÓRICO O PERMANENTE: Documentos del archivo de gestión o del central, que se conservan en forma permanente por el valor para la investigación, la ciencia y la cultura. 3. CONTENIDO 3.1 GENERALIDADES En la legislación colombiana se han establecido normas sobre deberes y derechos en materia de documentos como instrumentos de información. Por ejemplo, la Constitución Política de Colombia de 1991 consagra, en el artículo 23, el derecho de petición, que incluye el de solicitar y obtener acceso a la información sobre la acción de las autoridades. Así mismo se expidió la Ley 594 en julio 14 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivo. La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA MANUAL GUIA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GD-PD-MG-01 Versión 2 21/04/2021 Elaborado por: Coordinador de Gestión Documental Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento Además, el Código Contencioso Administrativo contempla en su artículo 17 el derecho a la información. Todas estas normas evidencian la constante preocupación por respaldar legalmente la adecuada gestión de documentos, lo cual incluye la forma de conservación, seguridad y acceso documental. Ante el desconocimiento de las normas legales y técnicas que regulan los aspectos propios de la gestión archivística, en la actualidad, se hace necesario el fortalecimiento de una cultura que permita desvirtuar el anacrónico concepto de archivo como depósito de papel sin ningún valor u organización, por un concepto moderno que contemple la gestión documental desde su producción o recepción del documento siguiendo por la organización, disposición final, conservación, recuperación y difusión de la información contenida en el documento. 3.2 ALCANCE Aplica a todas y cada una de las dependencias de la Universidad Autónoma del Caribe. Las instrucciones suministradas en este Programa de Gestión Documental, inicia desde la recepción de los documentos en la entidad, la asignación y trámite por las diferentes dependencias de la UAC a su destinatario, hasta su disposición final. Seguimiento y evaluación de la implementación de las directrices y procesos técnicos de la misma, (Ley 594 de 2000, artículos 58 y 59). 3.3 NORMATIVIDAD La normatividad legal aplicable al Sistema de Gestión documental de la Universidad Autónoma del Caribe son: • La Constitución Política de Colombia regula la gestión archivística entre otros en los Artículos 2, 8, 15, 20, 23, 27, 70, 71, 74, 95, 112, los cuales garantizan los derechos ciudadanos como son, el derecho a la intimidad (Artículo 15) el derecho a la información (Artículo 20), el de petición (Artículo 23), de acceso a los documentos públicos (Artículo 74), entre otros, los cuales requieren para la garantía de su ejercicio la obligatoria preservación y conservación de los archivos de la Administración Pública. • Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y otras disposiciones”. • Decreto 2609 de 2012 (Título V Ley 594 de 200, consideraciones generales y PGD). • Acuerdo 03 del 15/03/2013 (Comité evaluador de documentos del Archivo General de la Nación). • Acuerdo 04 del 15/03/2013 (modifica el proceso de presentación. Evaluación, aprobación e implementación de TRD / TVD) • Acuerdo 05 del 15/03/2013 (Criterios para clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas) La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA MANUAL GUIA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GD-PD-MG-01 Versión 2 21/04/2021 Elaborado por: Coordinador de Gestión Documental Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento • Ley 527 del 18 de agosto de 1999. por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. • Acuerdo No. 042 de octubre 31 de 2002, “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas; se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000”. 3.4 SITUACIÓN ACTUAL – GESTIÓN DOCUMENTAL La Universidad Autónoma del Caribe, en la actualidad no cuenta con los archivos organizados de acuerdo a la ley General de Archivos (Ley 594 de 2000). La Ley General de Archivos y las disposiciones constitucionales que establecen el carácter público de la información, y el funcionamiento eficiente de todas las entidades, establecen en conjunto la obligatoriedad de la conformación y sostenimiento de archivos que acojan todos aquellos documentos que son patrimonio cultural y de igual forma, aquellos que contienen información producida o recibida por una entidad pública en razón de sus actividades y funciones. En la actualidad no existe una matriz de riesgo capaz de identificar las posibles rutas de evacuación y/o problemáticas que se puedan presentar para el buen manejo de los archivos Institucionales. En este punto se hace especial énfasis en la No señalización de las diferentes áreas del archivo como son las de Evacuación del personal en caso de presentarse una situación de peligro, el área de realización de los diferentes procesos de Descripción, Clasificación y Consulta y las áreas restringidas y las de libre acceso para todo tipo de personal. También acentuamos el peligro al que se encuentran expuestos el personal interno y externo a la oficina, en caso de una emergencia por la poca cantidad de Extintores ubicados en el área de archivo. A pesar de ser el extintor indicado para el tipo de material que se encuentra en el depósito, se halló que se encuentran mal ubicado. En relación con el mantenimiento del depósito y el de los documentos que se custodian, se detectó que en lo referente al Archivo la frecuencia de limpieza es diaria, pero los materiales utilizados no son los adecuados para este tipo de espacios. En el caso de los documentos se concluyó que no existen fechas regulares programadas para su mantenimiento y limpieza. De tal manera que, se debe crear un cronograma de limpieza y mantenimiento documental con especialistas en el área. Se observó que el tipo de Soporte Documental con el que cuentan los Archivo son documentos impresos (PAPEL), los procesos de organización y disposición final de los documentos se realizan por fuera de los estándares Archivísticos establecidos para fuentes documentales de este tipo. La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA MANUAL GUIA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GD-PD-MG-01 Versión 2 21/04/2021 Elaborado por: Coordinador de Gestión Documental Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento Las Historias Laborales deben identificarse de manera consecutiva por los NÚMEROS DE IDENTIFICACION (Número de Cedula, Tarjeta de Identidad, Pasaporte o Cedula de Extranjería) de los empleados de la Universidad Autónoma del Caribe. Sin embargo, se encontró en su totalidad que las Historias Laborales; están organizadas por orden alfabético y a su vez por estado del empleado (pensionado, retirado, con procesos etc.); para identificarlas y de acuerdo a este concepto son organizadas, dentro del mobiliario de almacenamiento. Cabe anotar que de ninguna manera la organización del acervo documental y de historias laborales se ajusta a la normatividad de archivo; lo cual retarda la labor de organización que se realizara sobre las mismas. Las estanterías del depósito de archivo no son insuficientes para la conservación y almacenamiento de la totalidad de las Historias laborales que tiene la Universidad Autónoma del Caribe. En ellas se evidenció que el archivo de las Historias Laborales no se encontraba en las mejores condiciones archivísticas. Los hallazgos encontrados fueron: • Físicamente las Historias Laborales se encuentran ubicadas en el Área de Talento Humano en un depósito destinada solo para historias laborales en varias clases de archivadores y en el interior se organizan en orden alfabético. • No existe inventario real de la documentación que se encontró. • La mayoría de la documentación existente se encuentra en soporte de papel fax y la información no es legible ya que por el tiempo de conservación se ha borrado. • No se encontró una lista de chequeo de la información que ingresa a cada una de las Historias Laborales, y mucha de la información y documentación no se encuentra actualizada o simplemente no existe en esta serie porque nunca la solicitaron. • Las carpetas se encuentran sobre marcadas a mano y no existe estandarización en la información. • No existe foliación. • No se encuentra ninguna política documental sobre los formatos o tiempos en la conservación de la documentación. • No se encontró estandarizada la perforación y la forma de archivar dentro de cada expediente. • Los tipos de ganchos son metálicos, lo cual puede ocasionar oxidación y deterioro de la documentación. • Existe duplicidad en la información dentro los expedientes • No hay un sistema para búsqueda y recuperación de la información, lo que implica demoras en responder solicitudes para solución de requerimientos a nivel jurídico. La no aplicación de los procesos archivísticos en las historias laborales, dificultan la certeza y veracidad de ésta (Información incompleta de las historias laborales). La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA MANUAL GUIA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GD-PD-MG-01 Versión 2 21/04/2021 Elaborado por: Coordinador de Gestión Documental Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento La ausencia de los diferentes tipos de Auxiliares Descriptivos y la no aplicación de los Procesos de Transferencia Documental y los demás procesos archivísticos, dificultan la labor de los funcionarios del archivo y por consiguiente desmejora la funcionabilidad del archivo en general. Por esto se determina que el fondo documental de la Universidad Autónoma del Caribe dista por mucho de la normatividad aplicable a los archivos en Colombia. A estas instancias, se pudieron determinar distintos aspectos que vulneran el estado de los documentos y propician malos sistemas de conservación. Físicamente no existe una ubicación específica para el Archivo Central, sino que se encuentra sectorizado por cada uno de los departamentos; al finalizar el año, cada departamento guarda en cajas marcadas, sin ningún tipo de inventario ni esquema para llevar el control del mismo En la actualidad, Existen Tablas de Retención Documental que permitan un flujo establecido de las transferencias documentales que deban realizarse en cada etapa de los diferentes archivos de gestión que tenga la Universidad hacia el Archivo Central. Estas tablas de Retención Documental no han sido aprobadas por parte del Comité de Archivo De fondo, el establecimiento de un archivo dentro de la esfera estatal busca la conservación y la retención de documentos de interés público, documentos necesarios para las actividades de control y otros bienes culturales pertenecientes a todos los colombianos. 3.5 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL – PGD Es el instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Este debe ser aprobado publicado, implementado y controlado. La Universidad Aut6noma del Caribe asegura el cumplimiento de la Política de Gesti6n Documental, mediante la formulación, el diseño y la implementación de un Programa de Gestión Documental, en el que se especifique las actividades para el desarrollo del proceso al interior de la institución. El programa de gestión documental se elabora siguiendo la estructura definida en la política de gestión documental referente a: La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA MANUAL GUIA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GD-PD-MG-01 Versión 2 21/04/2021 Elaborado por: Coordinador de Gestión Documental Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento • Planeación: Hace referencia a las actividades enfocadas a establecer el cumplimiento de la normatividad, programas y proyectos de archivo a corto, mediano y largo plazo, basándose en el desarrollo de estrategias, políticas y lineamientos generales para la instituci6n, articulados mediante el PINAR con el Plan de Acción, el Sistema de Gestión de calidad y el Plan Estratégico Institucional para el correcto funcionamiento, incorporando políticas relativas a la elaboraci6n, revisión y aprobación del programa gestión documental (PGD), y los planes de mejoramiento de gestión documental, aplicando la norna NTC ISO- 9001. • Producción Documental: Hace referencia a la descripción de los diferentes tipos de documentos que produce la Universidad Autónoma del Caribe, en cumplimiento de sus funciones y los aspectos técnicos inmersos en la producción de dicha documentación aplicada por la institución. • Recepción documental. Referencia los medios y metodología implementada para la recepción y verificación de los documentos que ingresa a la institución. • Distribución e Documentos Sistema de información utilizado por la Universidad Autónoma del Caribe para la entrega y control de los documentos a sus respectivos destinatarios dentro de la Institución. • Organización Documental Teniendo la Ley 594 de 2000, se determinaron que los principios de organización de los documentos de archivo de la Universidad Autónoma del Caribe, se realiza como lo establece el articulo11. 'Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística". 3.6 SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL La Universidad Autónoma del Caribe, a través de la Secretaría General, realiza las gestiones necesarias con el propósito de llevar a cabo el mejoramiento de los archivos institucionales y así lograr que estos sirvan de instrumentos útiles para la toma de decisiones a nivel gerencial, así como para la investigación científica, histórica y cultural. La Gestión Documental dentro de la Universidad Autónoma del Caribe, se desarrolla bajo los principios de: • Confidencialidad • Oportunidad de la información • Conservación. La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA MANUAL GUIA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GD-PD-MG-01 Versión 2 21/04/2021 Elaborado por: Coordinador de Gestión Documental Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento Demostrando así, que los documentos son los instrumentos más valiosos con los que cuenta la universidad para tomar decisiones acertadas y empleándolos como fiel testimonio y memoria institucional. La Universidad Autónoma del Caribe se ha orientado hacia el establecimiento de un Programa de Gestión Documental, que genere beneficios a la comunidad universitaria (estudiantes, docentes, personal administrativo y gerencial) y a la sociedad en general; por ello la universidad se encuentra inmersa en un proceso de búsqueda del mejoramiento continuo para ofrecer servicios con calidad, en el campo de la administración y conservación de la información, coherentes con las necesidades de las organizaciones modernas. El PGD, es una estrategia organizacional que busca unificar los criterios en el Manejo de la Información, dentro de la Universidad Autónoma del Caribe. Se compone del conjunto de procesos y elementos interrelacionados intencionalmente para la generación, administración, y conservación de la documentación en la Universidad Autónoma del Caribe y para el logro de los siguientes objetivos: • Definir las políticas de Gestión Documental, para el Archivo de la Universidad Autónoma del Caribe. • Establecer los Planes y programas de trabajo y tomar decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos de la Universidad Autónoma del Caribe. • Determinar las directrices para las actualizaciones de las Tablas de Retención Documental (TRD) de la Universidad Autónoma del Caribe y su correcta aplicación. • Definir los mecanismos y/o medios tecnológicos para la Administración Documental en medio digital y/o electrónica. • Garantizar la continua mejora e implementación del Sistema de Gestión Documental de la Universidad Autónoma del Caribe 3.7 IMPORTANCIA DEL ARCHIVO El archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento. Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor, aunque la gestión y ordenación sea realizada por un profesional especializado y que el archivo sea fácil de manejar. El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo de información tenemos tres tipos de decisiones: tirarla, archivarla o actuar sobre ella. Tirar es la primera opción. Según Bárbara Hemphill “Si usted no sabe lo que tiene, o no puede encontrarlo, no vale nada para usted”. La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA MANUAL GUIA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GD-PD-MG-01 Versión 2 21/04/2021 Elaborado por: Coordinador de Gestión Documental Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento Nos es difícil tirar por los siguientes motivos: el hábito de ojear, no tener los objetivos claros y el miedo a tirar. Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y criterios y reglas básicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones: almacenar y recuperar de inmediato. En toda organización las finalidades del archivo son: • Ser el centro de la información y de la documentación. • Proporcionar los mejores servicios al menor costo. • Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios. • Asegurar la conservación de los documentos. La organización básica de un archivo es la siguiente: • Existencia de unas normas de archivo o manual. • Existencia de un índice. • Instalaciones. Las ventajas del archivo centralizado son: • Orden y control. • Asequible a todos. • Economiza duplicados. • Economiza espacio y equipo. • El procedimiento es uniforme. El ciclo de vida de un archivo tiene las siguientes etapas: • Creación y clasificación. • Orden y conservación. • Transferencia. • Eliminación 3.8 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL 3.8.1. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL La actividad de clasificación documental es realizada por cada uno de los funcionarios responsables de los documentos que en cumplimiento a sus funciones genere, maneje o tramite. La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA MANUAL GUIA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GD-PD-MG-01 Versión 2 21/04/2021 Elaborado por: Coordinador de Gestión Documental Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento Para apertura o crear una carpeta o expediente, se deben clasificar los documentos de la unidad administrativa teniendo en cuenta las Tablas de Retención Documental, definidas para cada una de las dependencias de la Universidad Autónoma del Caribe, a fin de identificar series, subseries y tipos documentales Para apertura de expedientes académicos, se entrega la información al personal de la Unidad de Gestión Documental, la documentación debidamente relacionada en formato, especificado cada uno de los documentos que compone cada expediente. Este formato se diligencia de forma individual por estudiante y debe ir anexo al mismo. Cada funcionario debe codificar las carpetas, teniendo en cuenta el código que le corresponde según de la Tabla de Retención Documental. Nota 1: Los documentos de apoyo no deben aparecer en la Tabla de Retención documental. 3.8.2. CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS OFICIALES El proceso de almacenamiento para los mensajes de archivos electrónicos oficiales se realiza según los siguientes criterios: • Toda la información generada, enviada, recibida o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, que requiera trámite o trazabilidad debe ser almacenada en el mismo medio que se genera o recepciona. Posteriormente, se debe clasificar en carpetas y subcarpetas electrónicas de acuerdo a las Tablas de Retención Documental. • Los responsables de la información deben realizar sus respectivas copias de seguridad y almacenarlos en las diferentes unidades de almacenamiento de acuerdo a las disposiciones que en esta materia establezca la Dirección de Sistema de información de la Universidad Autónoma del Caribe, a fin de garantizar su conservación. 3.8.3. ORDENACIÓN DOCUMENTAL La ordenación documental se realiza según los siguientes criterios: • La actividad de ordenación documental es realizada por el responsable de la apertura de cada expediente, legajo y/o carpeta. • Ordenación cronológica de los tipos documentales que conforman cada serie o subserie, en sus respectivas unidades de conservación (carpetas y/o legajos) y respetando la secuencia en que fueron creados, es decir, el documento más antiguo es el primero de la carpeta y el más reciente es el último documento de la carpeta. (Ver Gráfico 1) La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA MANUAL GUIA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GD-PD-MG-01 Versión 2 21/04/2021 Elaborado por: Coordinador de Gestión Documental Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento Ilustración 1.Ordenación Cronológica Nota 2. Para el caso de documentos con radicado, al momento de ordenarlos se tiene en cuenta la fecha de radicación del documento. • Los anexos forman parte de un documento u oficio, por lo tanto, al momento de ordenarlos cronológicamente dentro de un expediente, se debe tener en cuenta la fecha del oficio o documento, mas no la fecha de los anexos. • Depurar la documentación, labor que consiste en retirar documentos duplicados, folios en blanco y documentos de apoyo de cada una de las carpetas o expedientes. • Los faxes en papel térmico se deben remplazar por fotocopias del mismo documento. • Retirar de la documentación todos los objetos metálicos como grapas, ganchos legajadores y clip, etc. • Alinear los folios de cada carpeta o expediente, teniendo en cuenta el borde superior y el extremo izquierdo de cada folio. Ver grafica 2. La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA MANUAL GUIA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GD-PD-MG-01 Versión 2 21/04/2021 Elaborado por: Coordinador de Gestión Documental Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento Ilustración 2.Alineación de documentos • Perforar los folios de cada carpeta o expediente tomando como referencia una hoja tamaño oficio. Antes de perforar los documentos se debe tener en cuenta que las hojas a perforar que contengan información en forma horizontal (orientación horizontal de la hoja), se deben ubicar teniendo en cuenta que el título o encabezado quede hacia el lomo de la carpeta y debidamente alineados. Ver gráfica 3. Ilustración 3. Posición documentos con información en forma lateral • Agrupar los documentos dentro de la carpeta con un gancho legajador plástico, cerciorándose que los documentos correspondan a una serie o subserie. La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA MANUAL GUIA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GD-PD-MG-01 Versión 2 21/04/2021 Elaborado por: Coordinador de Gestión Documental Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento 3.8.4. FOLIACIÓN DOCUMENTAL La foliación consiste en numerar cada una de las hojas que conforman un expediente o carpeta. La numeración debe ser consecutiva. No se debe omitir ni repetir números, como tampoco adicionar subíndices. La foliación documental se realiza según los criterios descritos en el Procedimiento de Administración y custodia documental. 4. ETAPAS DE EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – PDG 4.1 ORGANIZACIÓN E INVENTARIO DE LOS ARCHIVOS SATÉLITE La Organización de los Archivos de la Universidad Autónoma del Caribe, contempla tanto la aplicación de los procesos archivísticos que requiere la organización documental como de los procesos de alistamiento físico según sea el nivel de organización y estado físico de los documentos o folios, de la siguiente manera: • Clasificación: Se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental, de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de Universidad Autónoma del Caribe. Esta fase incluye las siguientes actividades: - Identificación de unidades administrativas - Identificación de tipos documentales - Control en el tratamiento de la documentación - Organización de los documentos. • Ordenación: Consiste en la ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Esta fase incluye las siguientes actividades: - Relaciones entre unidades documentales, series, sub-series y tipos documentales. - Conformación y apertura de expedientes. - Determinación de los sistemas de ordenación. - Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos. - Foliación. • Descripción: Consiste en el proceso de análisis de los documentos de archivo de Universidad Autónoma del Caribe o de sus agrupaciones que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la investigación. Esta fase incluye las siguientes actividades: - Análisis de información y extracción de contenidos. La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA MANUAL GUIA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GD-PD-MG-01 Versión 2 21/04/2021 Elaborado por: Coordinador de Gestión Documental Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento - Elaboración de inventarios documentales. - Marcación y rotulación del contenido de las cajas. - Organización y entrega de transferencias documentales. • Indexación: Consiste en el registro ordenado de la información contenida en el archivo para elaborar su índice en la base de datos. 4.2 RECURSOS Para la creación del Archivo Central de la UNIVERSIDAD AUTONOMA DEL CARIBE, se utilizará los siguientes recursos: • Recurso Humano profesionales en ciencias de la información, ingeniero de sistemas, y técnicos archivistas. • Recursos Tecnológicos: Se requiere un sistema de información con los más recientes e innovadores avances que brinden soluciones eficaces a las necesidades del archivo de la Universidad Autónoma del Caribe. • Muebles y Equipos de Oficina: Requiere la habilitación de un espacio físico con el mobiliario necesario, tales como mesas, sillas y estantes para cajas de archivo, Además, se recomienda una buena ventilación, iluminación y acometidas eléctricas. Se requiere además de los siguientes espacios físicos espacio locativo para depositar las unidades de almacenamiento, antes de efectuar la entrega formal de los documentos archivados y digitalizados. 4.3 ESQUEMA DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL La institución ha definición como estructura para la operatización del programa de gestión documental la estructura presentada en la siguiente gráfica: La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA MANUAL GUIA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GD-PD-MG-01 Versión 2 21/04/2021 Elaborado por: Coordinador de Gestión Documental Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento Ilustración 4.Esquema Programa Gestión Documental En este sentido el proceso de gestión documental sigue la siguiente secuencia: • PGD: Programa de Gestión Documental Física y Electrónica. • Correspondencia: Administración y control de la correspondencia Universidad Autónoma del Caribe. • Organización Documental: Administración, control y Servicios de Archivo. • Archivos Electrónicos: Administración y Control de Archivos Electrónicos. • Medios Técnicos: Manejo y control de microfilmación / digitalización de documentos. • Disposición Final: Actividades de disposición final de los documentos 4.4 POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. 4.4.1. DEFINICIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL. Entiéndase como tal el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la Universidad Autónoma del Caribe, desde su origen hasta su disposición final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Archivos Organización Documental Medios Técnicos (Digitalización) Proceso Gestión Documental Correspondencia Dispisición Final Programa de Gestión La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA MANUAL GUIA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GD-PD-MG-01 Versión 2 21/04/2021 Elaborado por: Coordinador de Gestión Documental Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento 4.4.2. CRITERIOS DE ACTUACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA UNIVERSIDAD AUTONOMA DEL CARIBE. El Sistema de Gestión Documental de la UAC, se respalda en los siguientes criterios: • Institucional. La Universidad Autónoma del Caribe, diseña y desarrolla el Sistema de Gestión Documental, con la participación de sus diferentes dependencias, el cual integran de manera eficiente el manejo documental al interior de la Universidad. • Articulación. La gestión documental de la Universidad Autónoma del Caribe, propender por la unificación de los criterios y políticas documentales, tendentes a contribuir con la gestión de cada una de sus dependencias. • Calidad. La gestión documental institucional debe garantizar el cumplimiento de los estándares y condiciones definidos en los Sistemas de Gestión de Calidad para tales efectos. • Regionalización. La gestión documental se desarrolla bajo la premisa del trabajo articulado y en red, al considerar los lineamientos Nacional aplicables. • Confiabilidad. La gestión documental de la Universidad Autónoma del Caribe debe garantizar la veracidad, efectividad, agilidad, oportunidad y confidencialidad de la información contenida en cada uno de los documentos involucrados en la misma. 4.4.3. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL INSTITUCIONAL. Es la estrategia organizacional que busca unificar los criterios en el manejo de la información documental institucional, este se compone del conjunto de procesos y actividades interrelacionados para la generación, administración, y conservación de la documentación institucional y para el logro de los siguientes propósitos: • Definir las políticas para implementar la gestión documental institucional de la Corporación. • Establecer los planes y programas de trabajo, así como tomar las decisiones correspondientes al interior de los procesos administrativos y técnicos de la correspondencia y los archivos de la Universidad Autónoma del Caribe. • Determinar las directrices para la elaboración, aplicación y actualizaciones de las Tablas de Retención Documental de la Universidad Autónoma del Caribe. • Definir los medios informáticos y tecnológicos para la administración documental institucional. • Garantizar la continua mejora e implementación del modelo de gestión documental de la Universidad Autónoma del Caribe. 4.4.4. ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. El Sistema de Gestión Documental de la Institución está integrado por las siguientes La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA MANUAL GUIA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GD-PD-MG-01 Versión 2 21/04/2021 Elaborado por: Coordinador de Gestión Documental Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento dependencias o instancias institucionales: • Comité de Archivo • Secretaría General • Coordinación de Gestión Documental. 4.4.5. GESTIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Para el fomento, implementación, desarrollo y administración del sistema, cada uno de sus componentes deben articular sus propósitos bajo los principios, fines y objetivos misionales definidos por la Universidad Autónoma del Caribe. 4.4.6. COMITÉ DE ARCHIVO El Comité de Archivo como un organismo asesor de la alta Dirección Institucional vinculado a la Secretaría General, el cual está dedicado a la planeación, organización, y evaluación de actividades documentales dentro de la Institución, así como, al fomento, apoyo y coordinación de actividades relacionadas con la archivística y las ciencias de la documentación; este comité estará integrado por: • Rector (a), quien lo preside y convoca • Secretario (a) General, quien tiene la custodia de la documentación de la Universidad. • Director de la Oficina Jurídica o quien designe • Director de Planeación o quien designe Los miembros participan en el comité con igual voz y voto. Sesiona con la mitad más uno de sus integrantes y sus decisiones se toman por mayoría simple (mitad más uno de sus asistentes). Es potestad del Comité invitar a expertos según los temas a tratar. (se adiciona este parágrafo) Nota 3: Podrán asistir como invitados aquellos funcionarios o particulares que el Comité considere que puedan aportar elementos de juicios, necesarios, pertinentes y procedentes en las sesiones a realizar, para la toma de decisiones. 4.4.6.1FUNCIONES DEL COMITÉ DE ARCHIVO Son funciones del Comité de Archivo, las siguientes: a) Promover las políticas de fortalecimiento del Sistema de Gestión Documental, de la Universidad Autónoma del Caribe. b) Establecer los planes y programas de trabajo, así como tomar decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos de la Institución. c) Aprobar o improbar las Tablas de Retención Documental TRD y sus respectivas actualizaciones. La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA MANUAL GUIA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GD-PD-MG-01 Versión 2 21/04/2021 Elaborado por: Coordinador de Gestión Documental Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento d) Velar por la custodia y conservación de la documentación de la Universidad Autónoma del Caribe. e) Proponer ante el Consejo Directivo la reglamentación indispensable para el debido funcionamiento, trámite y organización de la correspondencia y el archivo de la Universidad Autónoma del Caribe en cada una de las etapas de su ciclo vital. f) Implementar, promover e impulsar el fortalecimiento del sistema de gestión documental de la Universidad Autónoma del Caribe, técnica y estadísticamente, a fin de lograr la conservación documental, lo anterior en aras de cumplir los principios consagrados en la Ley 594, Ley General de Archivos y demás disposiciones promulgadas por parte del Archivo General de la Nación y la Universidad Autónoma del Caribe. g) Establecer los mecanismos de difusión y promoción del patrimonio histórico y cultural del acervo documental de la Universidad Autónoma del Caribe. h) Las demás que le sean asignadas. i) Darse su propio reglamento 4.4.6.2 SESIONES DEL COMITÉ DE ARCHIVO El Comité de Archivo, se reunirá ordinariamente el primer viernes de cada tres (3) meses y extraordinariamente cuando sea convocado por quien lo preside cuando así lo estime conveniente. El acta de sesión del Comité de Archivo deberá ser elaborada y tramitada en un plazo no mayor a 15 días hábiles. (se adiciona este párrafo) 4.4.7. RED NACIONAL DE APOYO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL INSTITUCIONAL Está conformada por Secretaría General, Coordinación de Gestión Documental, el AGN. 4.4.8. SECRETARIA GENERAL La Secretaría General a través del Secretario General como líder del proceso de Gestión Documental, es responsable de la implementación del PGD y aplicación de las TRD institucionales. 4.4.9. FUNCIONES DEL ÁREA DE SECRETARIA GENERAL . 1. Administrar el Programa de Gestión Documental de la Universidad Autónoma del Caribe implementando mecanismos de organización, conservación, recuperación control y acceso a los documentos. 2. Promover la organización y el fortalecimiento de los archivos, para garantizar la eficacia de la gestión archivística y la conservación del patrimonio documental. La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA MANUAL GUIA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GD-PD-MG-01 Versión 2 21/04/2021 Elaborado por: Coordinador de Gestión Documental Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento 3. Definir los mecanismos que permitan la estructuración, administración y funcionamiento del Archivo Central para garantizar la conservación, incremento, recuperación y consulta del patrimonio documental de acuerdo con las normas archivísticas vigentes que lo rigen. 4. Implementar un sistema de servicio a la comunidad universitaria que permita brindar información ágil, oportuna y transparente a los usuarios internos y externos que lo requieran. 5. Asegurar el cumplimiento de las normas relativas al desarrollo del sistema de atención a la comunidad universitaria, así como quejas y reclamos recibidas en la Universidad autónoma del Caribe. 4.4.10. COORDINACIÓN DE GESTION DOCUMENTAL Constituir el Área de Gestión Documental el cual está vinculado a la Secretaría General y es el área responsable de implementar el Sistema de Gestión Documental, para organizar, definir, registrar, digitalizar, administrar, consultar y custodiar en línea y físicamente toda la información Documental de la Universidad Autónoma del Caribe (archivo y correspondencia) que contribuye a la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad, este centro estará a cargo del Coordinador de Gestión Documental de la Institución. 4.4.11. FUNCIONES DEL ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Son funciones del Área de Gestión Documental las siguientes: 1. Implementar y administrar el Sistema de Gestión Documental de la Universidad Autónoma del Caribe: • Radicación: Entrada y salida de documentos en medios físicos y electrónicos • Reproducción e impresión de documentos • Digitalización: Documentos de entrada y salida de documentos dela UAC • Organización documental • Distribución documentos • Establecimiento de consultas de expedientes físicos y electrónicos • Diligenciamiento de formatos • Aplicación de las Tablas de Retención Documental • levantamiento de acciones correctivas y preventivas para la Gestión Documental • Correcta administración de los archivos de gestión • Inventarios documentales La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA MANUAL GUIA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GD-PD-MG-01 Versión 2 21/04/2021 Elaborado por: Coordinador de Gestión Documental Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento Ilustración 5. Responsabilidades del Sistema de Gestión Documental Institucional 2. Implementar y administrar un sistema de archivo físico y virtual centralizado a nivel nacional e internacional. 3. Elaborar los manuales necesarios para el establecimiento y funcionamiento del Sistema de Gestión Documental de la Universidad Autónoma del Caribe, surtiendo para ellos los canales estatutarios de la misma. 4. Implementar y administrar un sistema de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de manera eficaz. 5. Elaborar e implementar y actualizar las TRD de la UAC. 6. Garantizar el servicio de consulta y préstamo de documentos de la Institución. 7. Garantizar la seguridad e integridad de la documentación física (papel) y electrónica (imágenes) de la UAC. 1. Radicación 11. Inventarios documentales 2. Reproducción e EMpresión de documentos 10. Correcta admisnitración de los archivos de gestión 3. Digitañización RESONSABILIDADES DEL SGDI 9. Levantamiento de acciones para la Gestión Documental 4. Organización 8. Aplicación de las TRD 5. Distribución 7. Diligencimaient o de formatos 6. EStablecmiento de consultas La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA MANUAL GUIA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GD-PD-MG-01 Versión 2 21/04/2021 Elaborado por: Coordinador de Gestión Documental Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento 6. LINEAMIENTOS DE RACIONALIZACIÓN DEL USO DEL PAPEL EN LA UNIVERSIDAD AUTONOMA DEL CARIBE Oficinas cero papel u oficina sin papel hace referencia a la reducción sistemática del uso del papel mediante la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, lo cual se debe ver reflejado en la creación, gestión y almacenamiento de documentos de archivo en soportes electrónicos, gracias a la utilización de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. El Cero Papel no concibe la eliminación radical de los documentos en papel, en la medida que el Estado no puede negar a los administrados la utilización de canales presenciales o en papel, tal como está contemplado en el artículo 15 de la Ley 1437 de 2011. En todo este proceso es requisito indispensable la adecuada aplicación de los principios de gestión documental que garanticen la autenticidad, fiabilidad, inalterabilidad y disponibilidad de la información bajo las condiciones y durante el tiempo que las normas vigentes sobre la materia lo requieran. La UAC, implementara un Plan Institucional de Eficiencia y Eficacia en la Gestión Administrativa - Cero papel, el cual se compone de un conjunto de acciones tendientes a reducir el consumo de papel mediante la adopción de buenas prácticas en materia de gestión documental y buen uso de las herramientas tecnológicas disponibles en la Universidad Autónoma del Caribe, la cual involucra a los funcionarios, contratistas y usuarios, con el objeto de facilitar el acceso a la información, reducir costos de funcionamiento y disminuir el impacto ambientales generado por las actividades propias de la UAC. 6.1 ESTRATEGIAS • Selección de un líder para la estrategia de cero papel • Conformación de un equipo de trabajo: ✓ La Secretaría General, quien lo preside o quien este designe. ✓ Vicerrectoría Administrativa y Financiera o quien este designe ✓ La Vicerrectoría Académica o quien este designe ✓ La Coordinación de Gestión de Documental • Campañas de sensibilización a través del área de publicidad. La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA MANUAL GUIA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GD-PD-MG-01 Versión 2 21/04/2021 Elaborado por: Coordinador de Gestión Documental Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento 6.2 REDUCCION DEL VOLUMEN DE IMPRESIONES Y FOTOCOPIAS Promover el uso racional del papel por medio de las siguientes prácticas: ✓ Fotocopias e Impresiones a doble cara: Con excepción de los casos en los que entidades externas o documentos formales requieran del uso por una sola cara. ✓ Configurar las impresoras de la entidad para que automáticamente impriman a doble cara (aquellas cuyas características técnicas lo permitan). ✓ Reducción del tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar: Reducir los espacios y el tamaño de fuente en los documentos no oficiales que sea indispensable imprimir. Con el fin de reducir la cantidad de papel. ✓ Evitar copias e impresiones innecesarias: Determinar el número de copias realmente indispensables de un mismo documento (¿para qué se requieren?) antes de imprimir o fotocopiar. ✓ Evaluar antes de imprimir o fotocopiar si pueden usarse medios electrónicos para compartir la información. ✓ Revisión y ajuste de formatos en pantalla: Revisar, corregir, ajustar y configurar correctamente los documentos antes de imprimir para asegurase de que no hay errores en el documento y que las márgenes están correctamente configuradas con el fin de evitar impresiones innecesarias. ✓ Reutilización del papel usado por una cara: Usar el papel que ha sido usado por una sola cara y desechado, para imprimir borradores de documentos, tomar notas, imprimir formatos que se diligenciarán en forma manual y otros formatos y documentos informativos que no tiene un valor significativo para el archivo. ✓ Uso correcto de impresoras y fotocopiadoras: Verificar que los equipos estén funcionando correctamente antes de imprimir. ✓ Ofrecer documentos electrónicos a los clientes internos y externos ✓ Implementar el uso de firmas digitales. ✓ Implementar proyecto de escaneo en procesos de alto valor. La versión vigente de este documento se encuentra disponible en la INTRANET de la Universidad. Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA MANUAL GUIA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GD-PD-MG-01 Versión 2 21/04/2021 Elaborado por: Coordinador de Gestión Documental Revisado por: Profesional en Sistema de Gestión Aprobado por: Coordinador de Planeación Estratégica y Mejoramiento 6.3 RECICLAJE Separación de residuos para el reciclaje: ✓ Separar el papel reutilizable de los demás residuos generados y depositarlo en las cajas ubicadas al lado de las impresoras. ✓ Separar el papel ya usado por ambas caras y sin ninguna utilidad para asegurar que pueda ser reciclado. 6.4 SUSTITUCIÓN ✓ Uso de herramientas tecnológicas para compartir información: Fomentar el uso de carpetas compartidas por dependencia, agenda de Outlook. Usar intranet o correo electrónico para compartir información importante que no requiera de soportes impresos y evitar impresiones injustificadas. ✓ Gestión de Tecnologías de Información y Gestión Documental: Automatizar Procesos y Procedimientos: Implementar el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (Trámites, procesos, procedimientos, políticas, servicios, Archivo). Evaluar los sistemas existentes para ver si se pueden complementar. ✓ Implementar el uso de firmas digitales: Implementar la firma digital en (correo institucional, Software Institucional y en documentos ofimáticos). ✓ Implementar proyectos de escaneo en procesos de alto valor: Mediante la gestión documental 6.5 SENSIBILIZACIÓN • Formalización del compromiso de la entidad con la estrategia de cero papel. • Mensajes de sensibilización en los correos electrónicos. • Difusión de las estrategias del programa desde la Dirección de Comunicaciones. • Buzón de ideas innovadoras de consumo de papel.