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GESTIÓN DOCUMENTAL 
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1. OBJETO 
 
Establecer los lineamientos, para la gestión de las comunicaciones oficiales institucionales, 
tendientes a unificar la elaboración, recepción, distribución, seguimiento, conservación y 
consulta de los documentos producidos y recibidos por la Universidad Autónoma del Caribe. 
 
 
2. DEFINICIONES 
 
2.1 ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, 
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el 
transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio 
e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes 
de la historia También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la 
gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. 
 
2.2 ARCHIVO ELECTRÓNICO. Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y 
tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, 
acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el 
transcurso de su gestión. 
 
2.3 COMUNICACIONES INSTITUCIONALES. Son todas aquellas recibidas o producidas 
en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente 
del medio utilizado. 
 
2.4 COMUNICACIONES EXTERNA ENVIADA. Es la que se produce en la Universidad de 
manera oficial, dirigida a otras entidades, particulares o a funcionarios de la misma 
localizados en otras ciudades 
 
2.5 COMUNICACIONES EXTERNA RECIBIDA. Son las comunicaciones de carácter 
institucional, recibidas por medio del servicio de mensajería o entrega personal, con destino 
a los funcionarios o dependencias de la Universidad. 
 
2.6 COMUNICACIONES INTERNA: Son las comunicaciones que competen al objeto 
misional de la Universidad, para ser tratadas entre las dependencias de la misma, es decir, 
que su confidencialidad es de carácter institucional. 
 
2.7 COMUNICACIONES PERSONAL. Son todas aquellas comunicaciones de carácter 
privado que llegan a la entidad, a título personal, citando o no el cargo del funcionario o 
empleado. No generan trámites para la Universidad Autónoma del Caribe. 
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2.8 DIGITALIZACIÓN. Información que se encuentra almacenada de manera análoga 
(papel, casette, cinta) y que es transformada en una imagen digital, en el que cada elemento 
queda codificado en un determinado número de bits y solo puede ser interpretada por un 
computador. 
 
2.9 DOCUMENTO. Proviene del griego Docere “instruir”, de él se deriva la palabra 
Documentum que significa “Con lo que alguien se instruye” hoy día “Con lo que alguien se 
informa”. Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado 
 
2.10 DOCUMENTO ELECTRÓNICO. Es un conjunto de datos producidos por una persona 
o entidad, que mediante herramientas computacionales pueden ser almacenados, 
recuperados, presentados, modificados, y que facilitan el manejo de información de una 
entidad u organización. Documento electrónico de archivo. Es el registro de información 
generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en 
estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus 
actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. 
 
2.11 DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO. Registro de la información generada, 
recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos 
medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus 
actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos 
 
2.12 DOCUMENTO ORIGINAL. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos 
y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. 
 
2.13 DOCUMENTO PÚBLICO. Es el producido o tramitado por el funcionario público en 
ejercicio de su cargo o con su intervención. 
 
2.14 GESTIÓN DOCUMENTAL. conjunto de actividades administrativas y técnicas, 
tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación 
producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objetivo 
de facilitar su consulta, conservación y utilización, aplicando principios de racionalización y 
economía. 
 
2.15 MEMORANDO. Proveniente del latín, significa “algo que hay que recordarse o tener 
en memoria”, escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes 
departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, 
indicación, instrucción, disposición, etc. 
 
2.16 RADICACIÓN DE COMUNICACIONES INSTITUCIONALES. Procedimiento por 
medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones 
recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el 
propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca 
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la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el 
documento. 
 
2.17 REGISTRO DE COMUNICACIONES INSTITUCIONALES. Es el procedimiento por 
medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de 
correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos. 
 
 
3. CONTENIDO 
 
3.1 NORMATIVIDAD 
El presente manual se ha elaborado bajo las normas vigentes, contempladas en la 
Constitución Política de Colombia, en las normas reglamentarias expedidos por el Archivo 
General de la Nación, en las normas técnicas expedidas por el ICONTEC y acorde con las 
funciones establecidas en la estructura orgánica de la Universidad Autónoma del Caribe. 
 
3.2 POLÍTICAS 
Los lineamientos bajo los cuales se ejecuta el presente manual guía en la Institución son: 
 
a) La Universidad Autónoma del Caribe dispone de personal de mensajería interna, 
adscrita a la Coordinación de Gestión documental; cuyo personal debe estar 
capacitado para desarrollar las labores de recibo y envío de las comunicaciones 
institucionales, así como tramitar y controlar el servicio de mensajería interna y 
externa, con el fin de facilitar la atención de solicitudes presentadas por los usuarios 
tanto internos como externos y las comunicaciones expedidas por la Universidad. 
 
b) La recepción física de las comunicaciones se realiza en el horario de oficina 
establecido por la Universidad Autónoma del Caribe, y acorde con sus necesidades. 
 
c) Las comunicaciones oficiales institucionales internas, deben realizarse por medio del 
sistema electrónico de correspondencia, es decir, correo electrónico institucional; no 
se permite el envío de correspondencia interna impresa o fotocopiada, salvo que se 
requiera para fines legales o de conservación documental; en tales casos, se imprime 
solo un original, el cual reposa en la oficina que lo elabora o expide. 
 
d) Todos los empleados de la Universidad deben conocer y aplicar las normas sobre 
elaboración de correspondencia. Cada dependencia designa por lo menos un 
empleado para realizar la elaboración, recepción y trámite de la correspondencia; 
así mismo, debe permanecer actualizado en normas de redacción y procesos 
archivísticos. 
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e) En caso de presentarse alguna observación o consulta sobre la correspondencia, el 
empleado encargado de la gestión documental de la dependencia debe 
comunicarse con la Coordinación de Gestión Documental para su aclaración. 
 
3.3 RESPONSABILIDADES 
 
 Secretaria General, es responsable de dirigir, coordinar y controlar las funciones del 
sistema de gestión documental y la organización de los archivos de las unidades o 
dependencias de la Universidad. 
 
 Coordinador de Gestión documental, por asegurar la gestión oportuna de la 
documentación externa e interna de la Universidad y de velar por el cumplimiento y 
actualización de este Manual. 
 
 Auxiliares de archivo y Mensajeros: por velar por la seguridad, confidencialidad, 
integridad y conservación de la información como parte del patrimonio documental de la 
Universidad Autónoma del Caribe. 
 
 Líderes de unidades administrativas y académicas, son responsables de garantizar 
el buen manejo y la integridad de los documentos, mientras permanezcan bajo su cuidado. 
Así como designar al personal responsable de realizar labores archivísticas en aquellas 
áreas que no cuenten con auxiliares de archivo o administrativos. 
 
 Todos los empleados son responsables de elaborar, recibir y gestionar la 
documentación conforme a las normas de calidad y a los parámetros establecidos por la 
Universidad Autónoma del Caribe, en el presente Manual. 
 
 
4. LA OFICINA DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE DE LA GESTIÓN 
DOCUMENTAL 
 
El Artículo Tercero del Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación, determina 
que las entidades deben establecer conforme a su estructura organizacional, la Unidad de 
Correspondencia. En este sentido la Universidad Autónoma del Caribe, dentro del proceso 
de Gestión Documental tiene las siguientes directrices: 
 
4.1 SERVICIOS 
 
La Coordinación de Gestión Documental presta los siguientes servicios: 
 
 Gestión de las comunicaciones oficiales internas de la Universidad (recepción, 
radicación y distribución). 
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 Digitalización de la documentación. 
 Capacitación y soporte permanente a los funcionarios de la Universidad en el 
manejo de las normas y procesos de gestión documental. 
 
4.2 FUNCIONES 
 
 Registrar la entrega de correspondencia externa e interna, señalando la fecha, 
hora de su recibo y firma de la persona que recibe el (los) documento(s). 
 Diseñar estrategias para salvaguardar la correspondencia y asegurar que llegue 
a su destinatario. 
 Planificar y ejecutar diariamente la distribución de la correspondencia a las 
diferentes dependencias de la Universidad. 
 Reportar a la Secretaria General las anomalías que se presenten en el 
desarrollo de las funciones. 
 Velar por el cumplimiento de sus funciones e implementar los correctivos 
necesarios. 
 Realizar evaluaciones sobre el funcionamiento de la dependencia, identificar las 
áreas críticas y elaborar el respectivo plan de mejoramiento. 
 Rendir informes periódicos al Secretario General sobre la ejecución del 
desarrollo del servicio de Correspondencia, señalando los logros y dificultades 
presentadas, según sea el caso, en los formatos que para el efecto se 
establezcan. 
 
 
5. NORMAS PARA ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES INSTITUCIONALES 
 
Las comunicaciones institucionales de la Universidad Autónoma del Caribe deben cumplir 
con las siguientes normas para su elaboración: 
 
a) Redacción con terminología clara, cortesía, concisión, precisión, sencillez y buena 
ortografía. 
b) Encabezar las circulares, memorandos, oficios, constancias, acuerdos, resoluciones, 
certificaciones, comunicaciones externas, con el logotipo de la Universidad. 
c) Verificar que todos los datos del destinatario sean correctos en cuanto a dirección, 
nombre, cargo y, empresa. 
d) Para la generación de comunicaciones institucionales externas, debe emplearse el 
nombre y cargo que desempeña el destinatario. 
e) En lo posible debe tratarse un solo tema por comunicación, un solo concepto por párrafo 
y es importante que no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales de puntuación, 
no debe tener borrones, tachones ni enmendaduras. 
f) Al usar las mayúsculas sostenidas, se debe tener en cuenta: 
 Utilizarlas para resaltar algún dato sin exagerar su uso. 
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 Hacer uso de las tildes 
 No dividir las palabras. 
g) Escribir con mayúscula inicial los nombres propios de las personas, lugares, empresas, 
nombres de cargos y dependencias. Los nombres genéricos (sustantivos comunes como 
banco etc.) no se distinguen con mayúscula. 
h) Para transcripción de un texto se deja una sangría de cuatro espacios a la izquierda y 
cuatro a la derecha. 
i) La transcripción del texto que se haga con comillas debe finalizar con comillas, se pueden 
incluir puntos suspensivos (…) dentro del texto transcrito para indicar que la existencia del 
texto en esa parte no es necesario transcribirlo. 
j) Cuando se dé respuesta o se cite un documento (oficio o mensaje), debe indicarse el 
número, serie o subserie, fecha y dependencia según corresponda. 
k) En las comunicaciones institucionales no es correcto usar abreviaturas, y por tanto deben 
escribirse las palabras completas a excepción de las que forman parte del nombre o razón 
social de una empresa que las tenga registradas, como: Cía., Ltda., etc. 
l) Se debe escribir a una interlínea o espacio entre renglones y a dos entre párrafos. 
Ll) No se deben dividir los nombres propios, las cifras, las fechas, las cantidades ni las 
palabras escritas con mayúsculas fijas. 
m) Al dividir palabras es incorrecto separar una sílaba y no poner guion o marcar doble raya 
o poner raya de subrayar debajo de la letra. 
n) Si la comunicación institucional tiene más de una hoja o página deben seguir las 
siguientes reglas: 
 
 Utilizar papel membretado solo en la primera página. 
 La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las 
hojas. 
 Deben numerarse la totalidad de las hojas y en la hoja final, donde se registran 
las firmas, debe contener como mínimo el párrafo de cierre antes de la 
despedida. 
 El encabezado de la segunda hoja o página en adelante se ubica entre 2 y 3 
centímetros del borde superior de la hoja. 
 El encabezado de la segunda hoja en adelante puede contener el nombre del 
destinatario o el número o referencia de la comunicación en el margen izquierdo 
y el número de la página en el margen derecho. 
 El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de dos (2) a cuatro (4) 
interlíneas o espacios del encabezado. 
 En caso de terminarse la hoja antes de finalizar un párrafo completo, se dejan 
mínimo dos renglones en esta y dos en la siguiente hoja. 
 
5.1 PRESENTACIÓN 
Las características que deben cumplir en la presentación la comunicación institucional de 
la UAC son: 
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a) Para la elaboración de las comunicaciones institucionales de la UAC, se debe dar 
cumplimiento a los formatos, modelos y normas establecidas en el presente Manual. 
b) Tener en cuenta las normas técnicas colombianas para elaboración de documentos 
ICONTEC NTC: 3397 para Memorando, 3393 para Carta, 3234 para Circular, 3394 para 
Acta, 3588 para Informe Administrativo, 3369 para Sobre, 4176 para Certificado y 
Constancia. 
c) Las comunicaciones institucionales deben conservar los siguientes márgenes: 
 Margen Superior 4 cm 
 Margen izquierdo 4 cm 
 Margen Inferior 3 cm 
 Margen Derecho 3 cm 
d) La distribución del espacio dentro la comunicación institucional, debe conservar la 
simetría y armonía para hacer agradable su presentación, lectura y comprensión. 
e) No usar resaltador, notas al margen, rayas, subrayados u otros escritos que afecten la 
preservación del documento. 
f) Las grapas deben colocarse en el extremo superior izquierdo, en forma diagonal para 
facilitar la lectura del documento. 
 
5.2 USOS DE LETRA, TINTA Y PAPEL 
Las características que deben cumplir la comunicación institucional referente al tipo de letra, 
tinta y papel de la UAC son: 
 
a) Se debe utilizar letra Arial, tamaño 12, con el fin de facilitar el proceso de Reconocimiento 
Óptico de Caracteres (OCR) al momento de su digitalización. 
b) La tinta debe ser de color negro, con el fin de garantizar y mantener la nitidez del 
documento. 
c) Para las firmas de los documentos solo se debe utilizar tinta negra. 
d) No usar papelería con membrete pre-impreso para memorandos, comunicaciones 
internas y copias de comunicaciones externas. 
e) Las hojas con membretes se usan solo para asuntos institucionales. 
f) Se empleará una sola cara de papel, excepto en asuntos judiciales o disciplinarios, para 
los cuales existen disposiciones especiales. 
g) Usar papel bond color blanco para el original y para las copias cuando sea necesaria su 
impresión. 
h) Los tamaños de papeles a usar son: oficio 21 x 32.5 centímetros y tamaño carta 21 x 28 
centímetros. 
i) El papel tamaño oficio se utiliza en aquellos documentos tales como acuerdos, 
resoluciones, actas y documentos que por su extensión justifiquen la utilización de esta 
clase de papel. 
j) No usar papel químico para realizar documentos de cualquier especie, con el tiempo la 
información se borra en esta clase de papel. 
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5.3 NORMAS GENERALES 
Las normas generales para las comunicaciones institucionales referentes a su firma: 
 
• Funcionarios autorizados para firmar comunicaciones institucionales (documentos, 
informes de gestión, autoevaluación, acreditación; planes de desarrollo, planes de 
mejoramiento, resoluciones, manuales de procedimientos. Estatutos, acuerdos, 
resoluciones, Decretos): 
 
Están facultados para expedir y firmar las comunicaciones institucionales: el Rector, los 
Vicerrectores, Decanos, directores, Jefes y Coordinadores de unidades administrativas de 
la Universidad Autónoma del Caribe y responsables de proyectos, los cuales hayan sido 
nombrados o se les haya designado dicha responsabilidad. 
 
Cuando por razones extraordinarias el titular del cargo se encuentre ausente, puede firmar 
otro funcionario, el cual debe ser autorizado para tal fin y en este caso antepondrá a la firma: 
 
PAT: Por Ausencia Transitoria 
POS: Por Orden Superior 
PP: El poder te es delegado para firmar 
 
Cuando la firma de quien expide un documento institucional requiera ser autenticada, 
Secretaría General dará fe de la autenticidad, tanto de la firma, como del cargo del 
funcionario que firma el documento. 
 
Al finalizar el texto del documento, se debe realizar una nota en letras mayúsculas, 
enunciando el siguiente contenido: 
 
EL SUSCRITO SECRETARIO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD 
AUTONOMA DEL CARIBE, HACE CONSTAR QUE LA FIRMA QUE 
ANTECEDE ES AUTÉNTICA, Y CORRESPONDE AL DOCTOR(A) XXXXX 
QUIEN DESEMPEÑA EL CARGO DE XXXX, EN ESTA INSTITUCIÓN. 
SE FIRMA EN BARRANQUILLA., A LOS (DÍAS EN LETRAS Y NÚMERO) 
DIAS DEL MES DE (MES EN LETRAS) DE 201X. 
NOMBRE DEL SECRETARIO GENERAL 
Secretario General 
 
 
 Copias para diferentes destinatarios con igual contenido  
 
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 Para comunicaciones externas: 
a) Imprimir el original para el destinatario y copia para la dependencia de origen, se duplican 
tantas copias como destinatarios se relacionen (impresas o en fotocopia). 
b) Cuando se generen copias para conocimiento de otras áreas de la Universidad, se debe 
enviar a través de la mensajería interna (personal designado por la Coordinación de Gestión 
Documental) y/o correo electrónico y no generar impresiones del documento. 
 
Para comunicaciones internas: 
a) No se generan impresiones ni fotocopias. 
b) Cuando se requiera para su conservación, imprimir solo un original para la oficina que 
expide el documento. 
c) Los documentos se deben dar a conocer por medio de mensajería interna (personal 
designado por la Coordinación de Gestión Documental) y/o correo electrónico. 
 
 Destinatarios de las copias informativas: 
a) Los destinatarios se relacionan a dos interlíneas del firmante o a dos interlíneas de los 
anexos, si los tiene. 
b) Para cinco o menos destinatarios, relacionar en la misma comunicación así: Copia: 
Nombre, cargo o solamente cargo. EJ: 
Copia: Señor Efraín Monsalve, Gerente Banco Uniautónoma del Caribe S.A 
Señor Gabriel Erazo, Gerente Regional, Útiles y más Útiles de Colombia S.A. 
 
c) Para comunicaciones externas se recomienda enviar las copias informativas por correo 
electrónico y relacionar los destinatarios, así: copia: nombre, correo electrónico. 
d) Cuando son más de cinco (5) destinatarios, no se relacionan en la misma comunicación; 
se elabora un listado con los destinatarios y se anexa al consecutivo de la oficina productora 
del documento, para dejar constancia a quienes se les envió. 
 
 Identificación y numeración de las comunicaciones: 
Las oficinas encargadas de controlar los actos administrativos y comunicaciones 
institucionales, que se elaboren al interior de la Universidad, atienden las consultas y 
reportes de los mismos y observan los siguientes aspectos: 
a) Los memorandos pre-impresos, certificaciones y constancias no se numeran. 
b) La numeración de acuerdos, resoluciones, directivas, circulares, memorandos y oficios 
debe ser consecutiva, no debe presentar enmendaduras ni tachones y no puede ser 
reservada para posteriores comunicados. 
c) No se deben numerar los actos administrativos que no estén debidamente firmados y que 
no cumplan con las disposiciones establecidas para su elaboración. 
d) Para identificar la oficina que expide el comunicado interno se deberá ubicar el nombre 
del área administrativa en el encabezado: parte superior del documento, al lado izquierdo 
del logotipo y solo en la primera página, en letra mayúscula, tipo Arial, tamaño 14. 
 
 
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 Los oficios y memorandos se deben numerar así: 
 
 Los primeros caracteres identifican el número consecutivo interno de cada 
oficina (será el código del centro de costo asignado por contabilidad) Ej.: 001 
 El siguiente carácter debe ser un guion (-) sirve de separación 
 Luego del guion se agregan 4 dígitos que corresponden al año en que se genera 
la comunicación, Ejemplo 2019 
 El siguiente carácter debe ser un guion (-) sirve de separación 
 Luego se agregan 4 dígitos que corresponden al consecutivo 
 
Ejemplos de numeraciones: 
001-2019-0082: Comunicación institucional de la dependencia 001, generada en el año 
2019. 
 
 Imagen Corporativa 
Para todos sus efectos se debe hacer buen uso de los símbolos institucionales aprobados 
por la Universidad, los cuales están establecidos en el manual guía de imagen corporativa; 
su utilización en los documentos institucionales es la expresa en el presente manual y no 
está permitido hacer modificaciones en sus colores, contenidos y formas. 
 
 Técnicas de impresión 
a) La tinta de impresión debe poseer estabilidad química, ser insoluble en contacto con la 
humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte. 
b) Para documentos que sean de conservación permanente no se recomienda emplear los 
sistemas de impresión de matriz de punto” (Concepto técnico Grupo Laboratorio de 
Restauración, Archivo General de la Nación, 2001). 
c) Se recomienda utilizar cartuchos originales. La tinta debe ser libre de sedimento, 
materiales en suspensión o elementos extraños; no debe presentar separación de 
componentes o coagulación. 
d) La tinta para escribir debe fluir fácil, suave y uniforme, debe secar rápidamente, no debe 
atravesar completamente el papel cuando la escritura se realiza sobre papel bond. 
e) De acuerdo con la Circular No.13 (octubre 12 de 1999) del Archivo General de la Nación, 
no se debe utilizar micropunta o bolígrafos de tinta húmeda. Estos bolígrafos por la clase 
de colorantes y solventes que contienen son solubles en agua, tienden a expandirse, 
pierden su coloración en corto tiempo; y, aún en condiciones estables de almacenamiento, 
pueden presentar pérdida de legibilidad en la información”. (Archivo General de la Nación. 
Grupo Laboratorio de Restauración Concepto Técnico, Diciembre 10 de 2004). 
 
 Frases de cortesía 
Las comunicaciones generadas por la Universidad Autónoma del Caribe, deben 
caracterizarse por, trato amable y cortés. 
 
 
 
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 Algunas de las frases que se pueden citar entre otras son: 
 
a) SALUDO 
 Respetado (a) doctor(a): 
 Apreciado doctor (a): 
 Respetado (s) señor (es): 
 Presento un cordial saludo 
 Distinguido Monseñor: 
 Respetado Rector: 
 Reciba un respetuoso saludo, 
 Presento un atento saludo, 
 
b) ACUSE DE RECIBO 
 Acuso recibo de su atenta nota…. 
 Agradezco la invitación, 
 Agradezco su gentil comunicación, 
 He recibido su comunicación… 
 Agradezco su escrito del… 
 En atención a su solicitud del…. 
 En respuesta a su comunicación del… en la que solicita… 
 En contestación a su requerimiento del (fecha del documento), me permito… 
 Agradecemos su participación en … 
 Con referencia a su escrito del día (citar fecha del documento). 
 
c) PETICION RESPUESTA 
 De manera atenta requiero … 
 Atentamente solicito de esa decanatura… 
 Requiero su colaboración en el sentido de informar … 
 Esperando oportuna respuesta, 
 Contestar en el término de tres (3) días hábiles. 
 Favor dar respuesta antes del día … 
 Responder a más tardar el … 
 Le agradecería nos conteste antes del día… 
 
d) DESPEDIDA 
 Cordialmente, 
 Atentamente, 
 Respetuosamente, 
 Agradezco su colaboración y apoyo. 
 Cordial saludo, 
 Quedo en espera de sus comentarios. 
 Muchas gracias por su atención. 
 Con consideración y aprecio…. 
 Permítame presentarle mis más sinceras felicitaciones. 
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5.4 RECEPCIÓN 
 
a) Al momento de recibir las comunicaciones se debe dejar constancia de la fecha y la hora 
de recibido, así como el nombre legible de la persona que recibe y la firma. 
b) Las comunicaciones externas de carácter institucional que lleguen a la Universidad son 
verificadas, recibidas, radicadas y distribuidas por los funcionarios encargados de la 
mensajería interna. 
c) Todas las comunicaciones institucionales recibidas externas o internas, deben ser 
registradas en el Sistema de Información de Correspondencia (si lo hay), de lo contrario se 
registra en los libros o formatos establecidos. 
d) La correspondencia externa recibida que tenga carácter confidencial se envía a la 
dependencia y/o facultad correspondiente sin ser abierta, igualmente se radica en el 
Sistema de Información de Correspondencia (si lo hay), de lo contrario se registra en los 
libros o formatos establecidos. 
e) Los documentos de carácter Jurídico, como acciones populares, tutelas, derechos de 
petición o cualquier otro proceso legal con términos de cumplimiento que cursen en contra 
de la Universidad, deben ser remitidos a la Dirección Jurídica y/o Secretaría General, según 
el caso. 
f) Las facturas y cuentas de cobro enviadas por los proveedores deben radicarse y enviarse 
a la Dirección Financiera de la Universidad. 
g) La correspondencia personal es recibida, más no radicada en el Sistema de Información 
de Correspondencia (si lo hay), se radica en los libros o formatos establecidos; su 
distribución se realiza en los horarios establecidos para los recorridos de distribución de 
correspondencia. 
h) No se reciben documentos que tengan relación directa entre estudiantes y docentes 
como: exámenes, trabajos y otro que presente la misma índole. 
i) Los documentos como periódicos, folletos, afiches, muestras de libros, tarjetas de 
invitación, boletines, catálogos, formatos y revistas, no se ingresan al Sistema de 
Información de Correspondencia (si lo hay), se registran en los libros o formatos 
establecidos, para su posterior entrega. 
 
 
5.5 TRÁMITE O DISTRIBUCIÓN 
 
a) La distribución de las comunicaciones se realiza a través de la Mensajería Interna, la 
cual cuenta con un cronograma de recogidas y entregas de comunicaciones a los 
empleados de la Universidad. 
b) Determinar la forma más eficiente para hacer entrega de las comunicaciones, en términos 
de celeridad. Para tal efecto cuenta con los medios de mensajería electrónica, mensajería 
interna y servicios de correo nacional e internacional cuando se requiera. 
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c) Los documentos externos son recibidos en el área de recepción por personal adscrito al 
proceso de gestión documental. 
d) Los documentos son entregados al mensajero interno mediante planilla, la cual debe ser 
firmada por este. 
e) El mensajero interno radica en planilla la documentación que va a distribuir en las 
diferentes áreas de la universidad. 
f) El mensajero interno lleva la documentación a las diferentes áreas de la universidad 
teniendo en cuenta el itinerario mensajero. 
g) Los documentos que, por error, sean remitidos a una oficina diferente a la destinataria, 
deben ser reportados inmediatamente a la Coordinación de gestión documental, quien lo 
tramita debidamente con el fin de no dilatar los procesos institucionales. 
h) Las unidades administrativas deben planear la entrega de comunicaciones institucionales 
tanto externas como internas, para realizar su trámite oportunamente y asegurar, para esto 
es necesario ceñirse al cronograma de entrega y recogida de documentos. 
i) La documentación será recogida por los mensajeros internos, dentro del horario 
establecido para los recorridos. Cuando en una oficina no se encuentre el responsable de 
recibir o entregar la documentación, el funcionario que efectúa el recorrido deberá dejar 
constancia de la fecha y la hora en la planilla de recorrido. 
j) La Coordinación de gestión documental, no asume las consecuencias de las diligencias 
que no se pudieran realizar oportunamente por falta de planeación o coordinación de las 
oficinas responsables de la gestión. 
 
 
5.6 SERVICIO DE CORREO 
 
a) El Usuario interno de la UAC debe diligenciar debidamente los sobres en los que se va 
a enviar la documentación, de acuerdo con las pautas establecidas en el presente Manual, 
con los datos claros, correctos, completos y buena presentación; los sobres deben 
entregarse abiertos. 
b) Especificar y comunicar la clase de envío: entrega personal, correo ordinario, correo 
certificado. 
c) Los funcionarios deben hacer uso del servicio de mensajería exclusivamente para 
asuntos institucionales. 
 
 
5.7 COMUNICACIONES VÍA CORREO ELECTRÓNICO 
 
a) Redacción del asunto: 
Se debe revisar la bandeja de entrada de correos, mirar el asunto y determinar cuáles 
correos abre, elimina o deja para verlos después; redacte el asunto específico de 
aproximadamente cinco palabras, de tal manera que suministre información clara al 
destinatario antes de abrirlo, ejemplo:  
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Podrá decir:  
“Citación reunión Comité de Compras” “Recordamos reunión 
seguimiento a metas” “Cancelación reunión de presupuesto” 
“Respuesta caso Estudiante Juan López” 
 
 
b) Un correo por temas 
 
Se debe elaborar y enviar un correo para cada tema; los correos electrónicos se 
caracterizan por ser cortos y concretos; cuando un correo es muy extenso la persona que 
lo recibe tiende a posponer su lectura. Si requiere tratar múltiples asuntos escriba un 
mensaje para cada uno. 
 
c) Estructura del mensaje 
La escritura para este tipo de correspondencia no requiere necesariamente el formato de 
espacios y presentación que usualmente tiene un comunicado impreso, por lo tanto, debe 
tener en cuenta los siguientes puntos: 
• La fecha y la hora se pueden obviar, por cuanto los correos van acompañados de esta 
información. 
• Cuando el correo va dirigido a una persona fuera de la Universidad, debe especificar su 
nombre, cargo y entidad. 
• Suprimir espacios de separación innecesarios entre párrafos. 
• Para hacer énfasis en los datos específicos, puede usarse asteriscos o comillas. 
• En las comunicaciones electrónicas (protocolos electrónicos) las MAYÚSCULAS 
SOSTENIDAS son una manera de subir el tono de la voz, por lo que debe evitarse su uso. 
• Evite usar múltiples colores y/o tipos de letra, recursos gráficos como emoticones y 
combinaciones de signos de puntuación. 
 
d) Recomendaciones generales: 
• Revisar el correo electrónico diariamente mínimo dos veces (mañana y en la tarde). 
• La información del correo y los documentos adjuntos no deben ser impresos, salvo casos 
estrictamente necesarios. 
• El correo electrónico institucional, solo se utiliza para las actividades propias de la 
Universidad Autónoma del Caribe. 
• Una forma de mantener buenas relaciones con las personas que emiten correos es 
respondiendo de inmediato o antes de 24 horas de haber recibido el mensaje, si deja para 
contestarlo después del tiempo estipulado, el remitente puede asumir que su mensaje no 
fue recibido o que está siendo ignorado. 
• No utilice lenguaje informal en los mensajes institucionales y evite tutear. Los mensajes 
por correo electrónicos deben caracterizarse por modales de respeto y cortesía. 
• Antes de enviar el correo, verifique los datos del destinatario y la dirección de correo 
electrónico; normalmente los correos que no llegan a su destino es por errores en la 
digitación del correo. 
 
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 Para facilitar la recuperación, y consulta de los correos electrónicos, se debe generar una 
carpeta electrónica de las comunicaciones enviadas y/o recibidas por este medio, 
debidamente organizado e implementado de acuerdo con las tablas de retención 
documental que defina la Universidad. 
 
Para el envío de mensajes masivos por correo electrónico, se puede solicitar la creación 
del grupo específico a la oficina de Sistemas. 
 
5.8 ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS ELECTRONICOS EN LAS OFICINAS 
 
Para asegurar la conservación de archivos electrónicos, en todos los equipos de cómputo, 
de la Universidad Autónoma del Caribe, debe crearse en el disco duro una carpeta 
preferiblemente en la unidad C:\, denominada Comunicaciones Institucionales; dentro de 
ésta, debe crearse una carpeta para cada año y en ella dos subcarpetas una para externa 
y otra para interna. 
 
 
6. COMUNICACIONES INSTITUCIONALES PARA USO DE LA UNIVERSIDAD 
 
6.1 COMUNICACIONES INTERNAS 
 
Denominamos comunicaciones institucionales internas a la documentación generada por 
las diferentes unidades académicas y administrativas de la Universidad, que facilitan la 
gestión y el desarrollo de los procesos institucionales. 
 
Las comunicaciones institucionales internas deben enviarse por el Sistema electrónico de 
Correspondencia implementado por la Universidad (correo electrónico). 
 
 ESTILO DE CARTAS. El estilo que se debe usar es Bloque Extremo, en el que todas las 
líneas del comunicado parten del margen izquierdo. 
 
 MEMBRETE. Es la inscripción que se emplea en las comunicaciones institucionales, en 
los sobres, cubiertas y carátulas de la documentación emitida por la Universidad; este 
corresponde al logo institucional ubicado a tres centímetros del borde izquierdo y a tres 
centímetros por debajo del borde superior, sus medidas respectivas son de 14 cm 
horizontalmente desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales. 
 
En los comunicados internos el membrete puede ser timbrado o impreso y solamente se 
usa en la primera hoja. La impresión del membrete debe regirse a las siguientes 
características: colores institucionales 100%, blanco y negro 100%. 
 
Nota 1: La imagen institucional es regulada por el Manual Guía de Imagen Corporativa 
vigente. 
 
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  FECHA. Los documentos administrativos deben tener constancia de la fecha en que se 
expiden, la fecha se escribe completa en el formato día, mes (en minúscula) y año sin 
separarlo con punto. 
 
No se debe abreviar la fecha porque se presta a confusión; 1/8/06, lo anterior puede 
significar 1 de agosto o enero 8 de 2006. No es de buen gusto abreviar los meses del 
año; éstos siempre se escriben con letra minúscula. Ejemplo: Barranquilla, 1 de agosto 
de 2006. 
 
 ASUNTO. Es el resumen del tema de la comunicación institucional, expresada en 
máximo cinco palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. 
 
 LÍNEAS ESPECIALES. Pueden incluirse líneas adicionales después del remitente, para 
dejar constancia de anexos, copias o identificación del transcriptor. Las normas para 
líneas especiales aplican para todas las comunicaciones, las más importantes son: visto 
bueno, anexos, copias, identificación de elaboración. 
 
 VISTO BUENO. Si se requiere que vaya un visto bueno en la comunicación, este se 
ubica contra el margen izquierdo de cuatro a seis interlíneas del firmante con la 
abreviatura Vo.Bo., seguida del nombre y cargo del funcionario que debe dar el visto 
bueno. 
 
 ANEXOS. La palabra Anexo o Anexos: se debe escribir contra el margen izquierdo, con 
mayúscula inicial seguida de dos puntos, sin negrilla y a dos interlineas de la firma del 
remitente y a dos espacios se enuncia la cantidad de anexos que lleva la comunicación, 
ejemplo: 
 
Anexo: (1) un listado de Empleados. 
Anexos: (2) un folleto y un USB. 
 
 COPIA. Esta se ubica a dos renglones o interlíneas del firmante o de la línea de anexo 
(si lo hay), se escribe la palabra Copia contra el margen izquierdo, sin abreviar y seguida 
de dos puntos (:). A dos espacios se relacionan los destinatarios a los cuales se les envía 
copia, así: tratamiento, nombre y cargo, cargo y dependencia, o dependencia. 
 
 IDENTIFICACIÓN DE ELABORACIÓN. Al final del documento, al lado izquierdo, en letra 
tipo Arial, tamaño 8, a una interlinea se escribe: 
Elaborado por: nombres y apellidos, cargo 
 
Elaborado por: Corresponde al nombre y cargo que identifica al funcionario que prepara 
elabora el documento. 
 
Ejemplo: 
Elaborado por: Saray Mercado Tovar, Secretaria Principal 
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6.1.1 Circular 
 
Comunicación de carácter informativo o normativo, con el mismo contenido, utilizada para 
dar a conocer internamente actividades de la entidad: políticas, normas, cambios, 
disposiciones, órdenes y otros asuntos. 
 
Características 
 
a) No se emplea saludo. 
b) Destinatario de una circular: siempre es un grupo. 
c) El texto debe ser redactado en tercera persona del singular. 
d) Es impresa en papel bond con membrete, preferiblemente en tamaño oficio, teniendo en 
cuenta la extensión del texto. 
e) Pueden ser firmadas por el Rector, Vicerrectores, Secretario General, Directores de 
Departamento y Decanos (para la facultad a la que este adscrito). 
 
 
Contenido y Distribución de la Circular 
 
 DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO. A partir del margen superior, de dos a tres 
interlíneas se ubica la palabra CIRCULAR, en mayúscula sostenida y centrada. 
 
 FECHA. Los datos de la ciudad de origen y la fecha de envío, se escriben de dos a tres 
interlíneas del número (referencia). 
 
 DESTINATARIO. A tres interlíneas de la fecha y contra el margen izquierdo, en 
mayúscula sostenido, se escribe el grupo destinatario de la circular. En estilo bloque. 
 
Ejemplo: PARA DECANOS Y DIRECTORES DE PROGRAMAS 
ASUNTO. A tres renglones del grupo destinatario, se escribe la palabra Asunto, con 
mayúscula inicial y seguida de dos puntos (:), 
 
Ejemplo: 
 
Asunto: Asistencia a Ceremonia de Grados 
 
 TEXTO. Se inicia de tres a cuatro interlíneas del asunto, si lo hay, si no existe el asunto, 
se iniciará a cuatro interlineas del destinatario. Se escribe a interlineación sencilla y doble 
entre párrafos. En circulares de poca extensión se puede utilizar la interlineación de uno 
y medio. Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural, ejemplo: 
 
La Secretaria General se complace en comunicarles…. 
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 DESPEDIDA. Se escribe a dos interlíneas del texto, contra el margen izquierdo tanto en 
estilo bloque como en estilo bloque extremo. Se utiliza frase de cortesía, seguida de 
coma o punto. 
 
Ejemplo: Cordialmente, 
 
 REMITENTE. Se sitúa a cuatro interlíneas después de la despedida, en mayúscula 
sostenida. El cargo de la persona que emite la circular se anota a una interlínea del 
nombre, con mayúscula inicial, contra el margen izquierdo. Se firma a mano. 
 
 
6.1.2 Memorando 
 
Comunicación escrita, breve y concisa, su uso es de carácter interno y facilita los trámites 
requeridos entre las diferentes unidades administrativas y académicas, para lograr el 
desarrollo de los procesos institucionales. 
 
El memorando es de carácter interno, para facilitar los trámites entre las unidades 
administrativas, así mismo es usado para dirigirse a los empleados de la Universidad, que 
sean del mismo o inferior nivel jerárquico; cuando se requiera enviar comunicaciones a 
niveles jerárquicos superiores, debe usarse el formato de comunicaciones internas. 
 
Contenido y Distribución del Memorando 
 
Para las comunicaciones oficiales internas, se debe incluir la imagen del logotipo de la 
Universidad, en el archivo digital; el logo se debe usar solo en la primera hoja. 
 
 DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO. A partir del margen superior, a tres interlíneas se 
ubica la palabra MEMORANDO, en mayúscula sostenida y centrada. 
 
 NÚMERO. Se escribe tres interlíneas de la palabra MEMORANDO, la numeración es 
consecutiva y debe corresponder con la nomenclatura establecida para la dependencia. 
 
 FECHA. Se escribe a dos interlíneas del número, consta del nombre de la ciudad de 
origen, separado con coma y en el mismo renglón la fecha de envío (día, mes, año). 
 
 PARA: Se ubica a tres interlíneas de la fecha, contra el margen izquierdo, en mayúscula 
sostenida, seguido de dos puntos (:). Al frente se anotan los datos del destinatario, con 
mayúscula inicial. 
 
 DE: Se ubica a dos interlíneas de la palabra PARA, en mayúscula sostenida, seguida de 
dos puntos (:). Al frente se anotan los datos del remitente, con mayúscula inicial. 
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 ASUNTO: Se ubica a dos interlíneas de la preposición DE, en mayúscula sostenida 
seguida de dos puntos (:). 
 
 TEXTO: Se inicia en la tercera interlínea del ASUNTO, contra el margen izquierdo, el 
texto, se debe justificar la totalidad de los párrafos del documento. Se deja una interlínea 
entre renglones y dos entre párrafos. 
 
Su redacción es sencilla, clara, breve, directa y cortés. Se expresa en primera persona 
del singular o del plural. 
 
Se trata sólo un tema por memorando. En los memorandos se utiliza tratamiento de 
usted. 
 
 DESPEDIDA: Se escribe a tres interlíneas del texto, contra el margen izquierdo, tanto en 
estilo bloque extremo como en estilo bloque. Puede presentarse en dos formas: una 
expresión breve seguida de coma (,) o frase de cortesía terminada en punto (.). 
 
 REMITENTE: El nombre del remitente se escribe de cuatro a seis interlíneas de la 
despedida, (depende de la extensión o cantidad de párrafos que contenga el 
documento), con mayúscula inicial. Si se utiliza el estilo bloque extremo, se ubica en el 
margen izquierdo y si es usado el estilo bloque, lo ubicaremos del centro del escrito hacia 
la derecha. 
 
6.1.3 Certificaciones 
 
Este documento acredita la autenticidad de un hecho, dato, información, firma o acto formal, 
emitido por la Universidad, con el cual se garantiza y confirma la información sobre una 
persona en particular, que tiene o tuvo relación con la Universidad. 
 
Están autorizados para emitirlos: La Secretaría General, para certificación de títulos 
otorgados, actas de grado, notas académicas y firmas de las autoridades académicas y 
administrativas de la Universidad. 
 
Se elabora en papel tamaño carta con el Logo de la Universidad. 
 
 
6.1.4 Constancia 
 
Pueden ser emitidas por el Departamento de Gestión del Talento Humano, para las 
constancias laborales y otras propias de la dependencia. 
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Decanos, Directores y Jefes de unidades académicas y administrativas, para hacer constar 
información concerniente a su área. 
 
Se elabora en papel tamaño carta con el logo de la Universidad. 
 
 
6.2 CORRESPONDENCIA EXTERNA 
 
6.2.1 Oficios 
 
Contenido y Distribución. 
Un oficio contiene tres elementos principales: encabezamiento, cuerpo y final. 
ENCABEZADO 
Es la primera parte del oficio o comunicación y está conformada por: 
 
 NÚMERO CONSECUTIVO. A cada comunicación institucional se le debe asignar un 
número consecutivo de acuerdo con lo establecido en el numeral 5.3 Normas 
Generales de este Manual, el cual se debe escribir de dos a tres interlíneas del 
margen superior. 
 
 CIUDAD Y FECHA. De dos a tres espacios, se escribe la ciudad donde se origina el 
documento, seguido de una coma se escribe o se estampa la fecha. 
 
 DATOS DEL DESTINATARIO Y LUGAR DE DESTINO. Los datos del destinatario 
se dirigen en forma personalizada, de acuerdo a la extensión de la comunicación se 
ubica de cuatro a seis interlíneas a partir del lugar y fecha. Estos datos pueden 
ocupar hasta ocho líneas en interlineación sencilla sin sobrepasar la mitad del 
escrito, se insertan de la siguiente forma: 
 
 
- Tratamiento o título académico. En la primera línea, se escribe la palabra completa 
con mayúscula inicial y sin abreviaturas: 
 
Señor, Señora, Licenciado, Ingeniera, Economista, Doctor, etc. 
 
- Nombre del destinatario. Nombres y apellidos completos de la persona a quien va 
dirigido el comunicado, escritos en mayúsculas fijas o con mayúscula inicial y sin 
negrilla. 
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- Cargo del destinatario en la tercera línea, se escribe con mayúscula inicial, si es 
muy extenso se puede repartir en la siguiente línea, evitando la partición silábica. 
Ejemplo: 
 
Director, Rector, Coordinador, Fiscal, etc. 
 
- Entidad o empresa a la que pertenece el destinatario, se escribe en la línea siguiente 
al cargo con la denominación más ampliamente conocida. En caso de nombre 
completo de la empresa se escribe con mayúscula inicial. Si el nombre de la 
empresa es una sigla, se escribe con mayúsculas fijas. 
 
Nota 2: Los oficios deben ir siempre dirigidas a una persona, pero cuando su nombre 
se desconoce, debe escribirse el tratamiento en minúscula y el nombre de la 
empresa en mayúsculas fijas. 
 
- Dirección o apartado del destinatario, en la línea siguiente a la entidad o empresa 
destinataria, solo se usa abreviatura de número y no de las palabras calle, carrera, 
avenida y demás. 
 
- Nombre de la ciudad, se escribe en la línea siguiente a la dirección. 
 
- País, si la comunicación va dirigida al exterior se escribe el nombre del país en la 
misma línea de la ciudad o en la línea siguiente dependiendo de la extensión de los 
datos. 
 
Ejemplo: 
 
Señor 
PEDRO PEREZ ARIZA 
Gerente General 
Cartas Externas S.A 
Calle 110 Transversal 105 -85 
Bogotá, Colombia 
 
 ASUNTO. Ubicado a tres interlíneas de los datos del destinatario cuando no hay 
saludo independiente y a dos cuando lo hay. En estilo bloque extremo se escribe 
contra el margen izquierdo. 
 
 SALUDO. Frase de cortesía opcional, que se escribe después del encabezamiento 
y antes del cuerpo del oficio. 
 
 
 
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 Ejemplos: 
 
Apreciado señor Rodríguez; Respetados señores; Respetado señor Rector. 
 
Después del saludo se escriben dos puntos. Se sugiere que cuando el destinatario 
es una mujer, se le trate por su nombre y cuando es un hombre, por su apellido. 
 
Ejemplo: 
 
Apreciada ingeniera Irma; Apreciado economista Cardona. 
 
En caso de usarse el saludo debe ser escrito a tres interlíneas de los datos del 
destinatario cuando no hay asunto, o a dos cuando lo hay. 
 
 CUERPO. El cuerpo o texto es la parte principal del documento en el que se expone 
completamente el asunto o el tema por tratar; está contenido, en promedio, en tres 
párrafos: el primero introduce el tema, el segundo lo desarrolla, y el tercero presenta 
información complementaria. Los párrafos deben ser cortos, claros y sencillos. 
 
El texto del documento debe iniciar a cuatro o seis interlíneas o espacios de los datos 
del destinatario cuando no hay asunto, ni saludo y a dos o tres interlíneas del asunto 
o saludo si los hay y para su elaboración se debe cumplir con todas las normas de 
contenido establecidas en el presente manual. 
 
 FINAL. El final en una comunicación institucional comprende la despedida, los datos 
del remitente y si se requiere líneas especiales para anexo, copias y transcriptores. 
 
 DESPEDIDA. Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas o espacios del 
texto, puede ser breve de una o dos palabras seguido de coma. 
 
Ejemplo: Atentamente, Cordialmente; o una frase de cortesía terminada en punto, 
como: Agradecemos su gentil colaboración., Quedamos en espera de sus 
comentarios., etc. 
 
 REMITENTE. El nombre del remitente se sitúa de cuatro a seis interlíneas o 
espacios de la despedida y se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula 
inicial. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial, sin centrar. El 
funcionario responsable debe firmar encima del nombre. 
 
 SOBRES. La oficina que elabora las comunicaciones diligencia los sobres de las 
mismas incluyendo: remitente, número de comunicación y los datos completos del 
destinatario, comprobando que se incluyan los documentos relacionados en el 
correspondiente anexo. Se debe imprimir en  letra tipo Arias, tamaño 11 o 
diligenciarlo en letra imprenta clara. 
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COMUNICACIONES 
GD-PD-MG-02 
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6.3 DISEÑO IMAGEN DE CARPETAS 
 
a) Para la gestión documental de la correspondencia oficial tramitada, se debe abrir una 
carpeta física al inicio de cada año, diferenciando la correspondencia enviada de la recibida, 
debidamente marcadas de acuerdo con las tablas de retención documental que sean 
establecidas por la Universidad. 
 
Cuando un tema específico por su importancia lo requiera, se abre una carpeta para tal fin, 
por ejemplo: 
 
 Actas Comité de Financiero 
 Actas Sala General 
 Contrato por entidad y/o persona 
 
Para la marcación de carpetas, se debe tener en cuenta los siguientes puntos: 
 Nombre de la Oficina 
 Nombre del proceso al que corresponde la documentación 
 Nombre de la carpeta 
 Año o años de la documentación que se conserva dentro de la carpeta 
 Número. Cuando se tienen varias carpetas del mismo tema se deben especificar de la 
siguiente manera: 1/3, 2/3, 3/3. 
 
En cada carpeta los documentos se deben archivar de acuerdo con los siguientes 
parámetros: 
 Correspondencia interna enviada, por el número consecutivo interno de la oficina y/o 
cronológicamente. 
 Correspondencia interna recibida, por orden consecutivo y/o cronológico 
 Correspondencia externa enviada, por el número consecutivo interno de la oficina 
 Correspondencia externa recibida, por orden cronológico 
 Si existe una carpeta y/o legajo con el tema de la correspondencia recibida, se deberá 
guardar en ésta. 
 
 
6.4 PARTES DEL SOBRE 
 
 MEMBRETE. Espacio al lado derecho superior destinado para el logotipo de la 
Universidad, preferiblemente preimpreso y espacio inferior en el que se indica la 
dirección, teléfonos y página web de la Universidad. 
 
 REMITENTE. Ubicado al lado izquierdo superior, corresponde a la identificación de la 
dependencia, funcionario y/o cargo que origina el documento. 
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 DESTINATARIO. Nombre de la persona, cargo, entidad o institución, dirección, teléfono 
y ciudad a quien va dirigido el contenido del sobre. 
 
Distribución del Sobre: 
 
Rte.: Nombre completo del remitente 
Cargo y oficina del remitente Nombre 
de la Empresa 
Dirección 
Ciudad 
 
Destinatario 
 
Tratamiento (Doctor, Ingeniera, Economista) 
NOMBRE COMPLETO 
Cargo 
Entidad 
Dirección (nomenclatura y barrio) 
Ciudad - (País si es para el exterior) 
 
 
6.5 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS 
 
Son los documentos de mayor orden jerárquico, corresponden a estos: los acuerdos, las 
resoluciones y las actas, cumplen con las siguientes características generales: 
 
 Deben numerarse una vez estén debidamente aprobados y conservar una sola 
numeración consecutiva, la cual se reinicia al comenzar un nuevo año. 
 Deben ser realizados conforme a las normas de presentación, contenido y elaboración 
establecidas en el presente Manual. 
 La impresión de los acuerdos y resoluciones deberá hacerse en letra tipo Arial, tamaño 
12 y siempre en papel con membrete preimpreso. 
 Para la impresión de los acuerdos y las resoluciones, se deben establecer las siguientes 
márgenes: 
 
Superior  5.5 cm. 
Inferior 4.5 cm. 
Izquierdo 4 cm. 
Derecho  3 cm. 
 
 
 
 
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6.5.1 Acuerdos 
 
Documento institucional inmodificable, en el que se deja constancia expresa de las 
decisiones colegiadas de carácter administrativo, concernientes a la estructura orgánica, 
asignación presupuestal, académicas de carácter reglamentario y otras que por su 
importancia o trascendencia resuelvan asuntos de fondo. 
 
La autoridad competente para su expedición es Sala Genera y Consejo Directivo de la 
Universidad. 
 
Los acuerdos administrativos son emitidos por el Consejo Directivo, para dejar constancia 
de las decisiones tratadas y aprobadas, de carácter administrativo, financiero, de 
asignación presupuestal y de modificación a la estructura orgánica. 
 
Los acuerdos administrativos deben ser firmados por el presidente y el secretario General. 
 
Contenido y Distribución de los Acuerdos 
 
 DENOMINACIÓN. Centrado, a una interlinea del organismo que emite, la palabra 
ACUERDO, en mayúscula sostenida y en negrilla, seguido del número consecutivo que 
le corresponde y en la siguiente línea la fecha de expedición, en formato día, mes en 
letras y año, ejemplo: 
 
ACUERDO No. 921-01 
15 de Octubre de 2015 
 
 ENUNCIADO. Describe el objeto por el que se expide el acuerdo, ejemplo: 
 
Por el cual se aprueba el calendario académico año 2016 
 
 ORGANISMO QUE EMITE. Se debe escribir el nombre del organismo que expide el 
acuerdo, bien sea el Consejo Directivo el Consejo Académico y en la línea siguiente la 
norma legal o reglamentaria que lo faculta, ejemplo: 
 
EL CONSEJO DRECTIVO DE LA UNIVERSIDAD AUTONOMA DEL CARIBE 
 
 FACULTAD LEGAL: Se debe escribir el nombre del organismo que emite seguido de la 
norma legal o reglamentaria que lo faculta para expedir el acuerdo, ejemplo: 
 
En uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas por el artículo 
xxx de la Ley xxx, el Decreto xxx de 2010, y CONSIDERANDO. Hace referencia a la 
justificación o las causas que motivan el acuerdo, deben relacionarse individualmente 
cada una en un párrafo y empezar por los de carácter legal. 
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 ACUERDA. A dos interlineas del último párrafo del considerando, se especifican las 
decisiones tomadas, cada párrafo debidamente enumerado, empiezan con la palabra 
Artículo en negrilla, seguido del número, punto y guion, así: Artículo 1º.-, Artículo 2º.-, 
Artículo 3º.-, En el último artículo se debe especificar la fecha en la cual comienza a regir 
las decisiones tomadas. A dos espacios del último artículo, en mayúscula sostenida la 
expresión: 
 
COMUNIQUESE Y CÚMPLASE, 
 
A dos espacios la fecha en que se expide el acuerdo, ejemplo: 
 
Artículo 5º.- El presente Acuerdo, rige a partir de la fecha de su expedición. 
 
COMUNIQUESE Y CUMPLASE, 
 
Dado en Barranquilla, a los quince (15) días del mes de octubre de 2015. 
 
 FIRMAS. A partir de la fecha de 3 a 5 interlineas, al lado izquierdo en mayúscula 
sostenía el nombre completo del Rector de la universidad y en la misma línea al lado 
derecho el nombre del Secretario General. Debajo de cada nombre y centrado, el 
cargo correspondiente, ejemplo: 
 
NOMBRE DEL RECTOR NOMBRE DEL SECRETARIO GENERAL 
Rector Secretario General 
 
 
6.5.2 Resoluciones 
 
La resolución es un acto administrativo, por medio del cual la autoridad competente deja 
constancia de las decisiones tomadas en atribución de sus funciones y responsabilidades. 
Deben ser debidamente motivadas. 
 
Está facultado para expedirlas: el Rector 
 
Contenido y Distribución 
 
 AUTORIDAD QUE EMITE: Específica el cargo de la persona que está expidiendo la 
resolución. 
 
 DENOMINACIÓN. Centrado, a una interlinea del escudo la palabra RESOLUCIÓN, en 
mayúscula sostenida y en negrilla, seguido del número consecutivo que le corresponde 
y en la línea siguiente la fecha de expedición, en formato día, mes en letras y año, 
ejemplo: 
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RESOLUCIÓN No. 001 
20 de Enero de 2019 
 
 ENUNCIADO. Describe el objeto por el que se expide la resolución, ejemplo: 
 
Por la cual se otorgan becas y medias becas para los estudiantes de la Universidad 
Autónoma del Caribe: En negrilla y centrado, el cargo de la persona que emite la 
resolución, seguido de la norma legal o reglamentaria que lo faculta para expedir la 
resolución, ejemplo: 
 
El Rector de la Universidad Autónoma del Caribe 
 
En uso de sus facultades estatutarias, conferidas en el acuerdo 16/2019 y 
CONSIDERANDO. Corresponde a la justificación, razones o causas que motivan la 
expedición de la resolución, deben relacionarse individualmente cada una en un 
párrafo y empezar por los de carácter legal. 
 
 RESUELVE. A dos interlineas del último párrafo del considerando, se especifican las 
decisiones tomadas, cada párrafo debe estar debidamente enumerado, empiezan con la 
palabra Artículo en negrilla, seguido del número, punto y guion, así: Artículo 1º, Artículo 
2º. 
 
A dos espacios del último artículo, en mayúscula sostenida la expresión: 
COMUNIQUESE Y CÚMPLASE, a dos espacios la fecha en que se expide el acuerdo, 
ejemplo: 
 
Artículo 4º.- Copia de la presente resolución reposará en el archivo de la Secretaría 
General. 
 
COMUNIQUESE Y CUMPLASE, 
 
Dado en Barranquilla, a los veinte (20) días del mes de enero de dos mil diecinueve 
(2019). 
 
 FIRMAS. A partir de la fecha de 4 a 5 interlineas, al lado izquierdo en mayúscula sostenía 
el nombre completo del Rector y en la misma línea al lado derecho el nombre del 
Secretario General. Debajo de cada nombre y centrado, el cargo correspondiente. 
 
 
 
 
 
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6.5.3 Actas 
 
Registro escrito de los temas tratados y las decisiones administrativas tomadas en una 
sesión, reunión, comité, asamblea, congreso, etc. Es de obligatoria elaboración cuando se 
lleven a cabo sesiones de los comités o consejos, establecidos por la Universidad 
Autónoma del Caribe y siempre que se quiera dejar constancia de asuntos institucionales 
que sean discutidos o expuestos y que resulta importante su registro y conservación. 
 
CARACTERÍSTICAS 
 
 Dejan constancia de los temas tratados en la reunión. 
 Cada tema tratado debe resumirse de forma clara, concisa y precisa. 
 Se redactan en tiempo pasado. 
 No se deben iniciar con gerundio, ni redactar en lenguaje telegráfico. 
 Las actas se pueden presentar impresas en papel bond tamaño carta o en libros 
debidamente numerados que se destinen para tal efecto. 
 Cuando consta de más de una hoja, se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño 
que el de la primera hoja y que no tenga impresión alguna. 
 
Contenido y Distribución 
 
 TÍTULO. El nombre de la reunión y su naturaleza, se escriben centrados, en mayúscula 
sostenida, a tres interlíneas del logo de la Universidad, toda acta debe llevar el nombre 
del grupo que se reúne y el carácter de la reunión, además se debe aclarar cuando la 
reunión es extraordinaria. Ejemplo: 
 
UNIVERSIDAD AUTONOMA DEL CARIBE 
CONSEJO DIRECTIVO 
ACTA No.850 
Abril 3 de 2019 
 
 
Acta No. Centrado, en mayúscula sostenida y con negrilla escribir 
 
 ACTA No. xx (número consecutivo que corresponda). Las actas registradas de 
sociedades mercantiles se numeran de manera consecutiva sin interrupción. 
 
ACTA No. 850 
 
 CIUDAD Y FECHA. Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas de la numeración del 
documento se escribe la ciudad, en mayúscula inicial, sin negrilla y seguida se anota la 
fecha en la cual se realizó la reunión y hora en que inició la misma, Ejemplo: 
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En Barranquilla a los tres (3) días del mes de abril de dos mil catorce (2014), siendo las 
tres (3:00) de la tarde… 
 
 LUGAR: Se coloca seguido de la hora de inicio de la reunión Universidad, Ejemplo: 
 
En Barranquilla a los tres (3) días del mes de abril de dos mil catorce (2014), siendo las 
tres (3:00) de la tarde, se reunieron en la Universidad Autónoma del Caribe, Salón 
Cayenas. 
 
 
 ASISTENTES: Contra el margen izquierdo a 2 interlíneas del lugar se escribe la palabra 
ASISTENTES, en mayúscula sostenida, sin negrilla y seguida de dos puntos (:). En la 
línea siguiente se escribe la relación de nombres con mayúscula sostenida, a 
interlineación sencilla. El cargo que desempeña cada uno en la reunión se escribe frente 
del nombre con mayúscula inicial y se sigue el orden jerárquico establecido para la 
reunión. En caso de igual jerarquía, en orden alfabético por apellidos. 
 
Ejemplo orden jerárquico 
ASISTENTES: 
Nombre de la persona que dirige la reunión. Rector, Presidente de la 
Reunión 
Nombre de la persona que actúa como Secretario.   Secretario  General,   Secretario de 
la reunión 
 
 INVITADOS: Finalizada la lista de asistentes, a 2 interlíneas del último nombre se anota 
la palabra INVITADOS: si los hay, en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos 
puntos (:) y contra el margen izquierdo. Los nombres se escriben con mayúscula inicial, 
a interlineación sencilla. 
 
 AUSENTES: contra el margen izquierdo, con mayúscula sostenida, sin negrilla y seguida 
de dos puntos (:) se anota la palabra AUSENTES (si los hay), a 2 interlíneas del último 
nombre. 
 
 ORDEN DEL DIA: contra el margen izquierdo, a dos (2) interlíneas del último nombre y 
con mayúscula sostenida se escribe la palabra ORDEN DEL DIA seguida de dos puntos 
(:), a 2 interlíneas, se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial 
identificándolos con números arábigos. 
 
Si el tema requiere de dos o más renglones, el segundo y subsiguientes se escriben 
contra el margen izquierdo a interlineación sencilla. Entre tema y tema se dejan 2 
interlíneas. 
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 DESARROLLO DE LA REUNIÓN: contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último 
tema y con mayúscula sostenida se escribe la palabra DESARROLLO DE LA REUNIÓN: 
seguida de dos puntos (:). A dos interlíneas de este enunciado y contra el margen 
izquierdo se inicia el primer tema identificándolo con número arábigo y escritura en 
negrilla si se desea resaltar. 
 
A dos interlíneas del título del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, 
escrito a interlineación sencilla entre renglones y doble entre párrafos. 
 
 DECISIONES: Contra el margen izquierdo y a dos renglones de la finalización del 
desarrollo de la reunión (temas tratados), enumere y relacione todas las decisiones y 
compromisos que sean fijados en el desarrollo de la reunión, especificando la fecha en 
que se debe dar cumplimiento y el responsable de llevarlas a cabo. Si se programa una 
nueva reunión debe incluirse dentro de los compromisos. 
 
 FIRMA. El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula 
sostenida, de cuatro a seis renglones a partir de la última línea del acta. El cargo se 
anota a interlineación sencilla del nombre, con mayúscula inicial y centrado con respecto 
del nombre. 
 
Toda acta lleva las firmas de los responsables, de las cuales mínimo dos aparecen en la 
página donde finaliza el texto. 
 
Siempre que se trate de reuniones de consejos o comités debe firmar el acta solamente 
el Rector de la UAC y el Secretario General de la UAC; cuando se requiera la firma de 
todos los asistentes, se anexa al acta el listado con sus correspondientes firmas. 
 
Cuando se elaboren actas para dejar constancia de otra clase de reuniones 
administrativas, los nombres y cargos de los firmantes autorizados se reparten de 
manera que el de mayor jerarquía quede contra el margen izquierdo y el que le sigue en 
el mismo renglón hacia la derecha. En caso de varios firmantes, sus nombres se escriben 
de cuatro a seis interlíneas uno del otro, distribuidos por pares. Si el número de firmas es 
impar, la última se centra. 
 
7. REFERENTES NORMATIVOS 
 
 Constitución política de Colombia, (Artículo 8,15,20,23 y74) 
 Ley 80 de 1989: Por la cual se crea se establece el sistema nacional de archivos y 
se dictan otras disposiciones. 
 Ley 527 de 1999: Por medio del cual se define y reglamenta el acceso y uso de los 
mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen 
las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. 
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 Ley 594 de 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se 
dictan otras disposiciones. 
 Ley 872 de 2003: Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la calidad en la Rama 
Ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras del servicio. 
 Decreto 4124 de 2004: Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, 
y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. 
 Acuerdo 060 del 2001: Por medio del cual el Archivo General de la Nación establece 
pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades 
públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. 
 Decreto Rectoral 005 de junio 5 de 2018: Por medio del cual ajusta la estructura 
orgánica de la Universidad Autónoma del Caribe. 
 Normas Técnicas Colombianas N.T.C.: Las cuales establecen reglas para la 
elaboración de documentación Comercial, algunas de ellas son: NTC 3393 para 
elaboración de cartas, 3234 para circular, 3397, 3394, entre otras. 
 
 
8. REGISTROS 
 
 
Código Nombre Tipo 
Nivel de 
Acceso 
Almacenamiento Responsable 
Tiempo de retención 
Archivo 
gestión 
Archivo 
central 
GD-PD- 
MG-02-01 
Itinerario 
mensajería Físico General 
Archivo Gestión 
Documental 
Coordinador de Gestión 
Documental Permanente  
GD-PD- 
MG-02-02 
Recibo o 
Documentos y/o 
Paquetes 
Físico General Archivo Gestión 
Documental 
Recepcionista/Coordinador de 
Gestión Documental 
Permanente  
GD-PD- 
MG-02-03 
Correspondencia 
Interna Entregada 
Física / 
Electrónico 
Restringido 
PC / Archivo 
Gestión 
Documental 
Mensajeros /Coordinador de 
Gestión Documental 
Permanente  
GD-PD- 
MG-02-04 
Inventario de 
Correspondencia 
Externa Recibida 
Electrónico General Archivo Gestión 
Documental 
Recepcionista / Coordinador 
Gestión Documental 
Permanente