Diseño de un sistema de gestión documental para el mejoramiento de la eficiencia del servicio y reducción del impacto ambiental en las notarías de la ciudad de Barranquilla /

Abstract

Las entidades han identificado sus procesos y procedimientos; la mayoría han certificado sus sistemas de gestión de calidad. Igualmente han logrado reconocidos avances en Gobierno Electrónico relacionados con los servicios que presta el Estado hacia los ciudadanos. Existen muchos procesos, procedimientos y servicios internos en las entidades que, sin embargo, son en su mayor parte manuales y se basan en el papel como soporte de las evidencias de las actividades administrativas realizadas. Esto tiene efectos negativos en la eficiencia ambiental y en las entidades: impacta sobre factores económicos y administrativos. Es por ello que el paso siguiente consiste en mejorar la eficiencia, a través de la identificación, racionalización, simplificación y automatización de los procesos, procedimientos y servicios internos, con el propósito de eliminar duplicidad de funciones y barreras que impidan la oportuna, eficiente y eficaz prestación del servicio en la gestión de las entidades. El presente proyecto intenta, por una parte, promover la implementación de oficinas sin el uso del papel como un modelo que permita combinar los esfuerzos en la mejora de la eficiencia en la Administración Pública con las buenas prácticas ambientales. Está dirigido tanto a los responsables de la toma de decisiones en las entidades, como a los servidores públicos, con el propósito de que las buenas prácticas promovidas se extiendan a la empresa privada y la sociedad civil. El proyecto alimenta una primera etapa en la implementación de la iniciativa cero papel, comenzando con los recursos, tecnología y condiciones disponibles actualmente en las entidades. La sociedad y el medio ambiente se verán beneficiados con la implementación de este proyecto, ya que se promueve la utilización de la tecnología desde los hogares como medio de comunicación u obtención de información de cada ciudadano referente a algún trámite o proceso que se lleva a cabo en determinada entidad pública de la ciudad de Barranquilla. Además, la estrategia de cero papel minimiza en grandes cantidades el manejo de papelería utilizado en la Administración Pública, de manera que se busca reemplazarlo por la tecnología y así generar un impacto positivo en nuestro entorno.